Отчет о Девятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Первую секцию первого дня «Перспективы развития ЭДО в России» открыл Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Он выступил с докладом «Законодательные нововведения в применении машиночитаемой доверенности и ЭП». Эксперт рассказал о внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации, касающиеся МЧД и электронных подписей, а также об изменении, которое делает доступным трансграничный ЭДО: «При отсутствии международного договора Российской Федерации, указанного в части 3 настоящей статьи (№ 457-ФЗ), электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, могут применяться в правоотношениях между участниками электронного взаимодействия на основании соглашения между такими участниками». В завершение спикер рассказал о сервисах ФНС России для взаимодействия хозяйствующих субъектов друг с другом и с ФНС, и представил на слайдах QR-коды со ссылками на них. Это, например, сервис выбора оператора электронного документооборота или представление бухгалтерской и налоговой отчетности в электронной форме, и многие другие полезные сервисы.

Как ЭДО меняет внутренние процессы в компании? На этот вопрос в рамках своего кейса ответил Денис Разумов, руководитель проектов Блока экономики и финансов, Первая грузовая компания. Спикер подчеркнул: «Проект ЭДО должен изменить роль документа в процессах компании на центральную». А также дал рекомендации, как по максимуму освободить бизнес от работы с документами и что можно автоматизировать на основе ЭДО. Это, например, предварительная проверка на соответствие заказу/договору, заполнение всех учетных регистров, сверки расчетов и формирование платежного поручения, массовое подписание документов и огромный ряд других преимуществ.

Анастасия Клинникова, руководитель отдела кадрового администрирования ОЦО, Газпром-Медиа Холдинг, продемонстрировала кейс «Как перевести на КЭДО 24 компании и 6 000 сотрудников» (Кейс от клиента партнера мероприятия – «Тензор» система СБИС (Saby)). Прежде всего, эксперт акцентировала внимание на выборе ИТ-системы, анализе, выборе и подготовке процессов. Далее она поделилась, как построить обучение кадровой службы при внедрении и мотивировать сотрудников использовать цифровые инструменты по кадровым вопросам. Также Анастасия рассказала, как оценить эффект внедрения КЭДО и масштабировать проект. Вот несколько важных выводов, к которым пришли в компании после реализации проекта:

Андрей Андриянов, бизнес-аналитик по направлению логистики, Гулливер Групп, рассказал, как быстро перейти на электронные транспортные накладные. Спикер описал требования законодательства в части обмена ЭТрН и объяснил, что выбрать для работы с ними: интеграцию со своей системой или инструмент подрядчика (рассмотрел плюсы и минусы каждого решения). Далее Андрей поделился практическим опытом внедрения инструмента, обучения персонала и использования ЭТрН в рамках холдинга. Спикер выделил сложности, с которыми пришлось столкнуться при переходе на ЭТрН:

Вторая секция «Актуальные вопросы использования МЧД» началась с доклада «Особенности применения МЧД при обмене документами в сегменте B2B». Про них рассказала Екатерина Шатунова, начальник управления по организации ЭДО, Сервисный центр «ФЕСКО». Спикер рассмотрела этапы внедрения машиночитаемой доверенности и подходы к реализации данного проекта в компании, представила в схемах процесс оформления МЧД. На данный момент в организации спроектировали процесс оформления доверенности, изучили технические возможности операторов ЭДО, завершили разработку внутренних систем, перевыпустили УКЭП сотрудников, спроектировали и используют «временную» схему выпуска МЧД.

В продолжение темы своим опытом перехода на МЧД для обмена с контрагентами по ЭДО поделилась Светлана Романова, менеджер сервисного центра по финансам, Северсталь-ЦЕС. В первую очередь спикер отметила основные направления применения МЧД и перечислила этапы ее внедрения на примере внешних клиентов. Затем Светлана рассказала про плюсы и минусы применения МЧД и поделилась практикой ее оформления для аутсорсинга. Также она описала дальнейшие планы по реализации проекта. И, в свою очередь, как и предыдущие спикеры, рассказала о препятствиях:

Третья секция «Развитие кадрового ЭДО» началась с доклада «Переход на ЭКДО: как провести цифровую трансформацию кадровых процессов» Натальи Сидоренко, руководителя продуктового направления, Уральский завод гражданской авиации. Она начала с ответа на вопросы, как выбрать ИТ-систему и бизнес-процессы для внедрения. Спикер отметила, что для перевода на ЭКДО надо выбирать типовые процессы, простые и понятные всем участниками, отлаженные между ними и не требующие доработок системы. Затем Наталья поделилась, с какими сложностями столкнулась компания на основных этапах перехода на ЭКДО, и рассказала, как сотрудники отнеслись к цифровой трансформации.

Ирина Писарницкая, заместитель директора по персоналу, Hoff, представила кейс «Цифровой отдел кадров». Спикер поделилась опытом внедрения ЭКДО и рассказала про уже доступные электронные сервисы в компании. Среди них: заказ документов, отсутствие на работе, социальные выплаты, обучение и карьера и многое другое. Также Ирина дала советы, как мотивировать сотрудников использовать цифровые решения, и поделилась планами внедрения новых сервисов ЭКДО: прием на работу (лендинг пребординга и онбординга), служебные записки на изменение штатного расписания, автоматизация всех видов справок и другое.

Ольга Овчинская, руководитель отдела кадров, ВкусВилл, объяснила, как оценить эффекты внедрения кадрового ЭДО и масштабировать проект на всю компанию. Она перечислила предпосылки внедрения проекта и рассказала, с чего он начинался. Запуск в регионах проходил следующим образом:

В 2023 году началось масштабирование проекта: перевод всех сотрудников на ЭКДО. Планируемый итог:

Далее Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейскими операциями, AGC Russia, поделилась опытом организации перевода ЭДО в импортонезависимую систему. Она назвала причины перехода на отечественную платформу и отметила параметры выбора платформы и партнера по внедрению. Далее спикер рассказала, как проходил анализ и реинжиниринг существующего процесса, а также как пользователи оценивают новый процесс. «Самое главное наше достижение – доверие бизнеса, который приходит к нам с вопросами: Запустите еще и такой процесс?… А когда будет... А можно нам…?», – поделилась Ирина.

В завершение первого дня форума состоялось Вручение наград победителям конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2023». Подробнее о том, как прошло награждение победителей, читайте здесь.