Елена Чаус, Avito: «Мы перевели на ЭДО 65% внутренних документов бухгалтерии»

Елена Чаус, главный бухгалтер Avito и спикер Девятнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об использовании ЭДО в компании и поделилась результатами внедрения на сегодняшний день.

Как давно в Avito внедрили внутренний ЭДО?

Внедрение внутреннего ЭДО в Avito было процессом долгим и непростым, хотя изначально фокус на это направление развития внутренних сервисов возник под лозунгом упрощений.

Курс на упрощение – одна из культурных ценностей компании, поэтому в ходе реализации проекта так важно было получить результат, ощутимый для максимального числа сотрудников. Особую актуальность проект приобрел в связи с переходом на гибридную модель с возможностью удаленной работы и необходимостью оперативного и эффективного процесса подписания документов с удаленными сотрудниками. Попутно мы решали задачи упрощения процесса документооборота в целом, сокращения ресурсов на его сопровождение.

Мы работали над проектом порядка двух лет. Полноценный результат получили с внедрением кадрового ЭДО в начале 2023 года.

В какие этапы проходило внедрение и какой из них стал самым сложным?

В рамках реализации проекта можно выделить следующие крупные этапы, некоторые из них проходили параллельно по срокам:

Сложностей было много на разных этапах. Часть из них достаточно стандартна – это вечное ограничение ресурсов участников и времени на реализацию, где-то что-то не учли при проектировании и постановке ТЗ и нужно срочно реагировать по ходу внедрения.

Однако, этот проект выделяется своей уникальностью – внутренний ЭДО мы запускали с нуля, ничего подобного в компании не было. Такого рода документы до этого оформлялись на бумаге, поэтому важно было мыслить нестандартно, при проектировании учитывать и балансировать интересы и ограничения разных участников процесса внутреннего документооборота, юридические и прочие внешние ограничения.

Достаточно специфическим был вопрос вовлечения всех сотрудников компании в кадровый ЭДО, приходилось буквально ломать стереотипы в части безопасности использования электронной цифровой подписи, вовлекать сотрудников в активное отношение к выпуску личных УКЭП, обращаться за помощью руководителей самого высокого уровня, которые личным примером, коммуникацией со своей стороны поддержали проект. Этап «раскатки» кадрового ЭДО на действующих сотрудников был одним из самых сложных.

Какими результатами внедрения внутреннего ЭДО вы можете поделиться на сегодняшний день?

На сегодня кадровый ЭДО работает полноценно, все новенькие сотрудники подписывают документы с использованием электронной подписи, подавляющее большинство текущих сотрудников имеет УКЭП, отказались от бумаги, для подписания кадровых документов пользуются мобильным приложением. Как результат – экономия времени и бумаги, и что не менее важно – снижение рисков компании по отсутствию полноценно оформленных юридически значимых кадровых документов.

Мы обновили подход к оформлению и движению документов по командировкам и авансовым отчетам сотрудников, перевели на ЭДО 65% внутренних документов бухгалтерии по учету товарно-материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, инвентаризации. Все они оформляются в электронном виде с использованием простой электронной подписи, что значительно сократило ресурсы бухгалтерии и HR, задействованные на оформление и архивирование бумажных документов. Это, в свою очередь, позволяет нам поддерживать органический рост компании и документооборота без найма новых сотрудников.

Несмотря на отличные результаты, мы не останавливаемся на достигнутом: «раскатываем» ЭДО на оставшиеся документы бухгалтерии, оптимизируем связанные процессы, постоянно улучшаем пользовательский опыт.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Avito вы сможете на Девятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 19-20 октября 2023 года.

Елизавета Гета

Комментарии