Отчет о Десятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Развитие кадрового ЭДО в России» началась с доклада Юлии Артамоновой, руководителя проектов департамента управления качеством ОЦО, Ростелеком, о реализации кадрового ЭДО с помощью государственных сервисов. Эксперт рассказала про авторизацию в Личном кабинете через Госуслуги и перечислила плюсы и минусы использования Госключа в трудовых отношениях для работника и работодателя. Также Юлия поделилась опытом подготовки к использованию МЧД. Вот несколько выдержек из выступления спикера для тех, у кого остаются сомнения, переходить ли на ЭКДО:

Тему внедрения и развития кадрового ЭДО в компании продолжила Анна Коновалова, заместитель начальника отдела кадрового администрирования, РЖД. Она отметила условия перехода на ЭКДО и организации масштабирования проекта. Также Анна рассказала, как работает экосистема ЭКДО в их компании, переход на которую был реализован в 4 этапа – с июня 2022 по март 2023, и поделилась результатами перехода: «На сегодня 30% персонала компании – участники ЭКДО».

И завершилась первая секция КРУГЛЫМ СТОЛОМ: Почему уже сейчас нужно переходить на кадровый ЭДО. Среди спикеров: Олеся Кузина, руководитель центра правовой поддержки трудовых отношений дирекции по персоналу, Магнит (модератор); Юлия Филаткина, руководитель проектов, НЛМК; Павел Козлов, директор по персоналу и организационному развитию, НПО «Критические информационные системы» (Росатом); Кирилл Скоромыкин, руководитель проектного офиса внутренней автоматизации, Avito; Юлия Артамонова, руководитель проектов департамента управления качеством ОЦО, Ростелеком. Они обсудили следующие темы:

Кадровый ЭДО удобен всем – и контрагентам, и сотрудникам компании. Конечно, нельзя не учитывать, что внедрить его сложно. Но ЭКДО, помимо всех прочих удобств (например, возможность массового подписания – свыше 1000 документов, и быстрый поиск по электронному архиву), – это отличное конкурентное преимущество компании. Молодые специалисты могут поработать в компаниях без ЭКДО, но в итоге уйдут туда, где взаимодействие с кадровым отделом цифровизировано. Однако всегда есть сотрудники, которым сложно что-то менять и переходить на новые формы взаимодействия. Для них, например, можно внедрить геймификацию перехода на ЭКДО. Также сервисами обязательно должны пользоваться руководители – если они будут, то и работники подтянутся. А чтобы люди пользовались сервисами, важно делать их удобными.

В рамках второй секции «Основные этапы внедрения кадрового ЭДО» состоялась серия мини-докладов, в которой каждый спикер за 15 минут представил кейс, где поделился одним из этапов внедрения ЭКДО. В конце секции у участников была целостная картина внедрения проекта, продемонстрированная представителями разных отраслей и компаний.

Дмитрий Болотюк, директор по ИТ, ГК «ЛогЛаб», рассказал, как выбрать отечественную ИТ-систему для внедрения кадрового ЭДО. В первую очередь эксперт отметил, что мешает запустить проект ЭКДО. Далее он перечислил плюсы от внедрения и сложности, с которыми при этом столкнулись в компании. Кроме того, Дмитрий объяснил, на что обратить внимание при выборе системы:

Ольга Ткачева, лидер проекта развития ЭКДО, Пивоваренная компания «Балтика», рассмотрела препятствия и риски перевода кадровых процессов и документов в электронный вид. Она описала, как организован ЭКДО в компании, а также перечислила основные вызовы при переходе. Кроме того, Ольга отметила внешние препятствия для внедрения ЭКДО. Одна из рекомендаций от спикера во избежание основных ошибок при внедрении электронного кадрового документооборота – оптимизировать при необходимости объем кадровых документов и маршруты их согласования и подписания. 

Опытом подготовки бизнес-процессов к внедрению кадрового ЭДО поделился Кирилл Скоромыкин, руководитель проектного офиса внутренней автоматизации, Avito. Эксперт рассказал про внутренние регламенты и обеспечение работы с ЭДО. Также он показал, какой эффект оказывает кадровый ЭДО на бизнес, и представил результаты проекта. «В случае нарушения работы ЭДО (сбой в серверной, отключили электричество и т.д.) мы не переходим обратно на бумагу, а ищем другие решения», – добавил спикер. 

Опытом запуска пилотного проекта кадрового ЭДО, выбора фокус-группы и процессов поделилась Светлана Лазариди, директор по организационному развитию и управлению проектами, Группа «Илим». Она акцентировала внимание на том, что цель внедрения ЭКДО – повышение эффективности в кадровых процессах. Спикер рассмотрела ключевые факторы для успешного внедрения ЭКДО, отметила роль коротких пилотов и поделилась тем, что в целях простоты использования личного кабинета для рабочих специальностей в офисах компании установили терминалы самообслуживания.  

Мария Александрова, руководитель направления по методологии трудовых отношений и расчетов с персоналом, TELE2, подробно рассказала об электронной подписи для сотрудников: как выбрать, оформить и использовать. Она объяснила, с чего начать выбор ЭП, и перечислила плюсы и минусы разных видов ЭП. Затем Мария описала основные этапы оформления, отметила сложности и подводные камни внедрения. Спикер дала практические советы по построению коммуникационной кампании: как объяснить сотрудникам, зачем нужна ЭП, и как привлечь их на свою сторону. В завершение своего доклада Мария поделилась результатами проекта и достигнутыми эффектами.

В рамках третьей секции «Автоматизация и роботизация кадровых процессов» Юлия Митрюшова, руководитель департамента кадрового администрирования, Самокат, выступила с докладом «ЭКДО. Как превратить мечты в реальность». Спикер поделилась опытом внедрения кадрового ЭДО в своей компании, акцентировала внимание на том, как подготовиться к внедрению ЭКДО и благодаря новой технологии сэкономить время на приеме кандидатов. «Благодаря ЭКДО в нашей компании на 50% сокращено использование пересылки кадровых документов почтой», – отметила Юлия. 

Далее Наталья Шелихова, заместитель начальника юридической службы, ГУП, «Московский метрополитен», поделилась опытом автоматизации процесса предоставления отпусков. Она рассказала, как сократить время на планирование, оформление и согласование отпусков и снизить личные обращения сотрудников в отдел кадров. Также Наталья обратила внимание на потребность пользователей в автоматизированной системе и важность организации единой точки входа документов и обращений. Кроме того, спикер наглядно описала, как выглядит работа в Личном кабинете.

Мобильное приложение как инструмент дистанционного взаимодействия с сотрудником рассмотрела Татьяна Козлова, руководитель дирекции кадрового учета и трудовых отношений, АЛЬФА-БАНК. Она рассказала, с чего в их компании начинался перевод процессов в digital, а также акцентировала внимание на приложении для сотрудников Alfa People. Затем она описала ключевой функционал приложения, полученный от него эффект и преимущества, которые оно дает, например:

И завершила конференцию Юлия Лукьянова, заместитель начальника Управления по взаимодействию с федеральными органами государственной власти, X5 Group, которая рассказала об особенностях применения машиночитаемой доверенности. Прежде всего, она поделилась грядущими изменениями с 01.09.2023, которые коснутся выпуска усиленной квалифицированной электронной подписи юридического лица. Затем Юлия подробно описала этапы перехода на МЧД: