Наталья Шелихова, ГУП «Московский метрополитен»: «Автоматизация процесса предоставления отпусков сокращает трудозатраты в 4 раза»

Наталья Шелихова, заместитель начальника юридической службы, ГУП «Московский метрополитен» и спикер Десятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia про предпосылки и этапы автоматизации процесса предоставления отпусков.

Что стало предпосылкой для автоматизации процесса предоставления отпусков?

Наверное, один из самых трудоемких кадровых процессов – это планирование и оформление отпусков работников. На их формирование и перенос тратится огромное количество ресурсов. Для больших организаций важен корректный учет количества отпускных дней, пересечения графиков, учет календарных рабочих и праздничных дней, учет отпусков, предоставляемых авансом.

В таких условиях процесс сбора, формирования, переноса, уведомления кажется бесконечным. Неудивительно, что многие задумались об автоматизации и упрощении процесса оформления отпусков.

Мы рассматривали процесс создания портала и личного кабинета работника наряду с такими процессами, как ознакомление работников с ЛНА, прием заявлений работников, планирование графиков сменности и работы, оформление кадровых процессов, использование электронной подписи. Безусловно, автоматизация оформления отпусков входила в задачу глобальной автоматизации.

Чтобы повысить эффективность работы отдела кадров, предложили схему автоматизации процесса планирования отпусков.

В какие этапы проходила автоматизация?

Первым шагом и, скорее всего, правильным шагом было то, что мы отказались от оформления приказов о направлении в очередной оплачиваемый отпуск. Мы оставили его в только в системе для удобства работы бухгалтерии.

Далее стояла задача организовать двухстороннюю передачу данных об отпусках между порталом и кадровой системой и сформировать электронную подпись.

Каждый последующий отпуск необходимо было связать со сроками, установленными Трудовым кодексом Российской Федерации: планирование и утверждение графиков отпусков за 2 недели до конца года, уведомление работника не менее чем за две недели до начала очередного отпуска, передача данных в бухгалтерию для выплаты компенсации за отпуск, своевременный учет переноса отпусков.

Каких результатов удалось достичь благодаря автоматизации?

Автоматизация взаимодействия отдел кадров-руководитель-работник-бухгалтерия, по нашим расчетам, сокращает трудозатраты в 4 раза и позволяет организации отойти от бумажного оформления большого количества документов.

Программа позволяет без дополнительного контроля распланировать все отпуска работника, отследить, как соблюдается предоставление одной из частей отпуска –не менее 14 календарных дней. Наличие постоянного доступа к информации об отпусках позволяет руководителю грамотно выстроить рабочий процесс и при необходимости заблаговременно вести диалог с подчиненным о том, чтобы отложить отпуск. Аналогичный процесс, когда работник запланировал перенос отпуска. Автоматизация дает возможности обсудить варианты переноса и контролировать пересечение отпусков с другими работниками. Передача и обработка заявлений отделом кадров позволяет руководителю и работникам в большей степени сконцентрироваться на рабочем процессе, исключив временные затраты на оформление и передачу документов.

Самое важное в автоматизации данного процесса – то, что программа сама отслеживает сроки и процедуру оформления. Кадровику главное – следовать указаниям-подсказкам программы, так как без человеческого фактора обойтись полностью невозможно.

На самом деле, наверное, именно данный кадровый процесс возможно автоматизировать практически на 80%.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте организации автоматизации вы сможете на Десятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 23 августа 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии