Мария Правда, FM Logistic: «Благодаря высокому уровню контроля реквизитов у нас не бывает ошибочных оплат или возврата оплаты от поставщиков»

Мария Правда, финансовый директор FM Logistic и спикер Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации системы контролей за платежным процессом в группе компаний.

Какие процессы в системе контроля за платежным процессом уже автоматизировали в FM Logistic?

После согласования бюджета на новый финансовый год, бизнес-подразделения создают в SAP заказы на расходы на сумму согласованного бюджета. Заказы проходят круг согласования ответственными лицами. А дальше начинается жизнь: происходит закупка расходных материалов или, например, мы получаем услуги по уборке помещений. Мы получаем первичный документ. Ответственное лицо акцептует и заносит в систему информацию о произведенных закупках в SAP заказ. Система показывает годовой бюджет на эту категорию, поэтому сотрудник сразу видит, сколько денег еще осталось. После этого документ отправляют в бухгалтерию центрального офиса либо, если это ЭДО, документ подгружается в систему. После получения документов на бумаге или в электронном виде бухгалтер сверяет статьи расходов, суммы и акцептует.

Далее платежная группа проверяет, что НДС и реквизиты указаны правильно. Раньше все это проводилось вручную: сотрудники распечатывали листы платежей и счета. Если реквизиты совпадали, то лист платежей согласовывали. В прошлом году мы внедрили систему автоматического распознавания реквизитов и счетов. Система распознает счет и выделяет необходимые данные. Затем робот их сверяет и выводит расхождения, с которыми потом разбираются сотрудники. Если реквизиты совпадают, счет акцептуется и попадает в очередь на оплату.

Если реквизиты расходятся, возможно, контрагент их поменял. Тогда мы запрашиваем письмо или дополнительное соглашение, которое подгружаем в 1С документооборот. Оно проходит валидацию и реквизиты и условия отсрочки платежа автоматически выгружаются в SAP. Также происходит, если у контрагента изменились сроки отсрочки: количество дней отсрочки выгружается в SAP. Сейчас достаточно один раз ввести данные в 1С, которые потом загружаются в систему. Это избавило нас от двойного ввода и снизило количество ошибок.

В платежный день автоматически формируется лист счетов, которые идут в оплату на текущий день. Система самостоятельно контролирует, что должно быть оплачено сегодня, а не позже. Платежи подписываются и выгружаются в банк-клиент. На следующий день после оплаты формируется выписка, которая автоматически выгружается в SAP. У нас настроен отдельный алгоритм в Google Script: поступления от клиентов средства разносятся по выставленным счетам. Этот алгоритм просчитывает, куда, на какой счет и какую сумму нужно начислить.

В компании есть платежный регламент: когда у нас платежные дни, какие сроки по оплате, когда нужно предоставлять документы об оплате, какой порядок при изменении реквизитов. Если по российским контрагентам банк сам контролирует соответствие платежных реквизитов и реквизитов контрагента, то с иностранными контрагентами такого нет. Для защиты мы создали отдельный регламент. Если зарубежный контрагент просит изменить реквизиты, мы предпринимаем целый ряд действий для проверки. Был случай, когда ящик контрагента взломали и прислали новые реквизиты. Мы оплатили, и оказалось, что деньги ушли в никуда. Пока такой контроль осуществляем в ручном режиме.

Чтобы сверять план-факт по отчету денежных средств, мы автоматизировали процесс подготовки отчета. Раньше казначеи практически вручную подбирали статьи оплат. Сейчас в каждом счете предусмотрено поле, согласно которому выгружаем отчет.

Какие у вас дальнейшие шаги по автоматизации системы контролей за платежным процессом?

Мы начинаем проект по внедрению мультибанка. Это будет интеграция с SAP и банками, чтобы все платежи проходили в режиме единого окна. Это даст защиту от ручных изменений в платежах, а также защиту того, какие поля оставлять открытыми.

Как вы оцениваете эффект от автоматизации системы контролей за платежным процессом?

Автоматизация не позволяет переводить деньги не тем лицам либо выходить за рамки бюджета. Мы достигли высокого уровня контроля реквизитов: у нас не бывает ошибочных оплат или возврата оплаты от поставщиков. Но сама часть оплаты еще требует доработки и усиления контроля, в том числе повышения эффективности работы казначейства. Сейчас команда работает не с двумя банками, как в прошлом году, а с девятью. Это накладывает дополнительную нагрузку на людей.

Задать свои вопросы Марии и узнать больше об опыте FM Logistic вы сможете на Седьмой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая состоится 24-25 августа 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии