Оксана Котова, Русатом Инфраструктурные решения: «”Умное” ПО позволяет полностью контролировать закупки»

Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» – многопрофильный холдинг, объединяющий активы в энергетике, машиностроении, строительстве. Стратегия Госкорпорации заключается в развитии низкоуглеродной генерации, включая ветроэнергетику. Госкорпорация «Росатом» – национальный лидер в производстве электроэнергии (свыше 20% от общей выработки). А также занимает первое место в мире по величине портфеля заказов на сооружение АЭС: на разной стадии реализации находятся 35 энергоблоков в 12 странах. Росатом – единственная в мире компания, у которой есть компетенции во всей технологической цепочке ядерного топливного цикла, от добычи природного урана до завершающей стадии жизненного цикла атомных объектов. В сферу ее деятельности входит также производство инновационной ядерной и неядерной продукции, проведение научных исследований, развитие Северного морского пути. А также развитие экологических проектов, включая создание экотехнопарков и государственной системы обращения с опасными промышленными отходами. Госкорпорация объединяет более 400 предприятий и организаций, в которых работают свыше 275 тысяч человек.

Госкорпорация – это глобальная высокотехнологичная организация, которая охватывает практически весь мир и присутствует почти в каждом регионе нашей большой планеты. Поэтому для Росатома очень важно иметь единую отчетность и единую систему закупок. В Госкорпорации «Росатом» очень много электронных решений, которые безоговорочно применяют все бизнесы.

Я представляю одну из структур большой семьи Росатома, – АО «Русатом Инфраструктурные решения» – дивизион Госкорпорации «Росатом», разработчик цифровых решений и отраслевой интегратор по направлениям «Умный город», «Централизация систем ресурсоснабжения», «Чистая вода». Компания управляет неатомной генерацией Госкорпорации «Росатом», реализует проекты по цифровизации муниципального и регионального управления, модернизации ресурсоснабжения, развития городской среды. В 2022 году в состав АО «РИР» вошла генерирующая компания АО «Квадра». Таким образом, деятельность АО «РИР» осуществляется от Сахалина до Смоленска.

На текущий момент я являюсь директором департаментов закупок в АО «РИР» и в АО «Квадра». И на сегодняшний день у нас ежегодно в закупках присутствует порядка 18 тысяч номенклатурных позиций. Для решения задач обеспечения такого масштаба необходима автоматизация и цифровизация закупочного процесса.

Система закупок в Росатоме

В 2010 году автоматизация закупочной деятельности началась на базе SAP CRM – ЕОС-Закупки (Единая отраслевая система закупок Госкорпорации «Росатом»), и это послужило отправной точкой развития закупочной деятельности в цифровых продуктах.

Цели и задачи системы закупок можно разделить на 4 сферы:

1. Удовлетворение потребностей внешних и внутренних заказчиков. Например, в АО «РИР» и в АО «Квадра» в этот аспект в том числе включены задачи от глав регионов присутствия. У компаний есть различные концессиионные соглашения, включающие замену тепловых труб. Это очень большой объем работы, который необходимо освоить и подтвердить каждый израсходованный рубль, чтобы получить оплату. На нас лежит серьезная ответственность за качество выполненных работ, включая гарантийный период, при этом с коротким сроком исполнения: в период с окончания отопительного сезона до его начала, – с мая по сентябрь.

2. Дебюрократизация. Мы должны не только выполнять 223 и сопутствующие федеральные законы, нормативные акты организаций и предотвращать все хищения, но и сокращать длительность процесса, избавляться от дублирующих вводов информации и согласований, минимизировать бумажный документооборот. На предыдущем месте работы мне удалось полностью избавиться от всех бумаг в процессе закупки в 2019 году. Тогда не все были в восторге, так как пришлось осваивать новые инструменты. Но с началом пандемии оценили верность такого подхода. Ни один участник процесса закупки не остался в стороне, все смогли работать удаленно, не останавливая обеспечение деятельности всей организации, в том числе в рамках международного проекта. При создании системы закупок в 2009 году в Госкорпорации было несколько программных продуктов, и было необходимо вводить данные в каждый из них по очереди. Сегодня эти продукты закольцованы, и ни в одной программе нет повторного ввода. Все информационные системы, включая сайты закупок и электронные торговые площадки, соединены с помощью интеграционных решений, и каждый специалист работает только с тем набором программных продуктов, который ему необходим. Во главе всех закупочных систем на сегодняшний день находится Единая отраслевая система Закупок 2.0 (ЕОС-Закупки 2.0), полностью импортозамещенный продукт.

3. Эффективность и результативность. Разумное использование денежных средств, приобретение продукции по оптимальным ценам с надлежащим качеством. Ведь не всегда то, что дешево – хорошо. Возьмем, к примеру, трубы. Мы стараемся брать их у производителей либо их официальных представителей. В компании существует проверенная временем система критериев отбора и оценки поставщиков, разработаны условия договоров, направленные на контроль за качеством при поставке и при последующем применении. Ведь за низкой ценой, может скрываться ненадлежащее качество либо контрафактная продукция. И данный подход позволяет получить качественную продукцию с оптимальной ценой и спустя время не получить судебные разбирательства и уголовные дела.

4. Гласность, прозрачность и развитие конкуренции. В Госкорпорации это всегда стоит на первом месте. Все закупки АО «РИР» публикуются на сайте закупок Росатома вместе со всеми документами (АО «Квадра» полностью присоединится к инструментам Госкорпорации с 2024 года). Всегда можно посмотреть, какая была закупка, кто в ней участвовал, кто победил. Для неконкурентных закупок, включая закупки у единственного поставщика, всегда размещается аналитическая записка либо справка-обоснование. Исключение составляют только закупки, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе если Постановления Правительства ограничивают открытую для всех публикацию информации.

Формирование и исполнение годовой программы закупок с помощью «умного» ПО

На сегодняшний день лучший справочник контрагентов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оборудования, работ и услуг, – это единая отраслевая система нормативно-справочной информации Госкорпорации «Росатом» (ЕОС НСИ). В ней у каждого контрагента, у каждой ТМЦ, единицы оборудования, а также при необходимости у работы и услуги есть свой глобальный идентификационный номер (ГИД). Он присваивается номенклатурной позиции или контрагенту один раз для всей отрасли и сопровождает до окончания применения позиции или работы с контрагентом.

Планирование закупок в том числе начинается с этой системы. В ней все заказчики подбирают необходимые ГИДы. Если не находят стандартных решений, вносится новая позиция. ЕОС НСИ содержит полную информацию о наших поставщиках. В ней можно найти, создать или обновить актуальные цепочки собственников и реквизиты контрагентов, которые в дальнейшем помогут при заключении договоров, расчетах с контрагентами и формировании отчетов по собственникам и бенефициарам для Правительства.

Следующая система из цифровых продуктов ГК «Росатом» – ЕОС-Закупки 2.0, которая является основным инструментом, ядром всего многообразия цифровых продуктов, сопровождающих процесс закупки. Это отечественный продукт, разработанный для замены SAP CRM после введения запрета на импортное ПО, который уже полностью функционирует. Для АО «РИР» это вдвойне актуально, потому что мы не можем предъявить в качестве затратной части нашей деятельности ни один импортный продукт, чтобы в дальнейшем использовать инструменты тарифного регулирования. И даже не все отечественное ПО можно туда включить, все нужно обосновывать. К тому же мы не внедряем программное обеспечение в сфере закупочной деятельности на всех рабочих местах, как бы этого ни хотелось. Мы стараемся минимизировать количество рабочих мест с доступами к программным продуктам, чтобы специалисты на местах могли больше заниматься профильной деятельностью. В ЕОС-Закупки 2.0 находятся все наши документы, сопровождающие закупку: техническое задание, заявка на закупку и вся прочая закупочная документация. Часть блока по закупкам – конкуренция – частично осталась еще в SAP CRM, но постепенно она перетекает в ЕОС-Закупки 2.0. Надеемся, что полный переход произойдет до завершения года. В ЕОС-Закупки 2.0 начинается формирование годовой программы закупок (ГПЗ), и именно данное «умное» ПО рассчитывает регламентные сроки этапов прохождения закупки для каждой позиции ГПЗ и позволяет зафиксировать дату старта каждой закупки.

Все документы мы разрабатываем в ЕОС-Закупки 2.0, а согласование происходит в единой отраслевой системе документооборота (ЕОСДО), куда документы передаются и откуда возвращаются с помощью интеграционных решений. Также в ЕОСДО происходит утверждение и подписание документов в рамках закупочного процесса – бумаги нет.

Единая отраслевая система базы данных цен (ЕОС БДЦ) – очень удобный инструмент для формирования начальной максимальной цены (НМЦ) закупки. ЕОС БДЦ содержит огромный массив статистической информации с привязкой к ГИДам по ценам ранее полученных технико-коммерческих предложений и заключенных договоров. В нее автоматически попадают данные при формировании контрагентами ответов на запросы ценовых предложений на ЭТП и заносятся пришедшие стандартными способами предложения. А «умное» ПО самостоятельно может рассчитать НМЦ новой закупки. Специалисты предприятий Госкорпорации обязаны работать с ЕОС БДЦ, чтобы в дальнейшем любой сотрудник отрасли, покупая аналогичный продукт, мог видеть и использовать историю закупок с ценами.

Отдельная система, но тоже закольцованная в процесс закупок, – это единая отраслевая система качества (ЕОС-Качество). В ней мы следим за исполнением договоров. Пока не всех, в основном – стоимостью от ста миллионов и выше. Но туда можно заносить любые договоры. Для поставщиков это бесплатно. В условиях договоров мы прописываем, что поставщик имеет право подключиться к системе. Если речь идет о договорах особой важности и/или сложности, это уже его обязанность.

Бухгалтерский учет, все оплаты и движение товаров на складах происходят в учетной системе 1С:ERP.

Это, конечно, не все, но самые важные инструменты «умного» ПО Госкорпорации «Росатом» для осуществления закупочной деятельности. Менее чем за 15 лет было реализовано много решений, оцифрованы и автоматизированы все процессы закупки. И Госкорпорация движется дальше.

Оперативность, анализ, точность, простота – ключ к прозрачности закупок

Уже сегодня с помощью искусственного интеллекта идет автоматический сбор данных из первичных источников, их обработка, верификация, систематизация, визуализация и составление всей необходимой отчетности в рамках закупочной деятельности. Благодаря ИИ можно сформировать нужный отчет с актуальными на момент его составления данными, не затрачивая труд специалистов. Эти инструменты позволяют оперативно следить за исполнением ГПЗ и своевременно принимать нужные решения.

У нас есть дашборды, на которых оперативно можно увидеть всю необходимую информацию. Плюс, как руководителю, мне постоянно автоматически приходят напоминания о жалобах, проблемах с договорами либо об отсутствии необходимых действий по той или иной процедуре. Это доступная информация, а значит, проведение закупки становится прозрачным для заказчика, что существенно упрощает процесс коммуникации и повышает удовлетворенность.

В 2021 году у АО «РИР» было более 1600 закупок на 18 закупщиков. В компании был создан Центр компетенций по закупкам (ЦКЗ), в котором были сконцентрированы все специалисты по закупкам, отвечающие за проведение конкурентных закупок для всех подразделений контура АО «РИР». АО «РИР» осуществляет свою закупочную деятельность по 223-ФЗ и Стандарту закупок ГК «Росатом», полностью используя программные продукты ГК «Росатом».

В 2022 году в состав АО «РИР» вошел новый актив — АО «Квадра», которая осуществляет свою закупочную деятельность по 223-ФЗ и собственному Положению о закупках и используя свои программные продукты. Передо мной поставили задачу: АО «Квадра» должна влиться в систему закупок Госкорпорации к концу 2023 года. При этом текущая закупочная деятельность должна продолжаться и быть эффективной. Для выполнения задачи пришлось поработать над Положением о закупках и максимально приблизить его к Стандарту закупок ГК «Росатом». Это позволило познакомить специалистов нового актива с основными инструментами закупочной деятельности Госкорпорации и научить их применять данные инструменты. За 2022 год у нас было более 5 500 закупок на 36 закупщиков, и они были проведены без временных и любых других потерь. В 2023 году продолжается внедрение инструментов Госкорпорации для ведения закупочной деятельности и обучение специалистов. Нам необходимо, чтобы к моменту перехода на программные продукты Росатома специалисты АО «Квадра» уже освоили данные продукты, и закупочная деятельность продолжила свою непрерывность без потери эффективности. Таким образом, АО «Квадра» сможет стать полноценным участником и пользователем всех инструментов и «умного» ПО Госкорпорации «Росатом».

Как минимизировать контроль специалиста за сроками в закупках

На сегодняшний день ПО позволяет полностью контролировать весь процесс проведения закупок. В 2010-2014 гг. приходилось собирать отчеты в ручном режиме, затрачивая большое количество времени и человеческих ресурсов. Далее эти данные анализировались и принимались решения. В 2014 году появилась возможность часть из них формировать автоматически, и мы смогли получать табличные отчеты без привлечения человеческих ресурсов. Но анализ еще был ручной. По истечении еще четырех лет и с применением инструментов искусственного интеллекта все стало формироваться в дашборды. Теперь в любой момент можно сформировать отчет и увидеть, где и что находится: сколько закупок в работе, сколько задержек, сколько на торгах, сколько уже завершилось. Также есть полная статистика по складам, жалобам, удовлетворенности заказчиков, в том числе по несоответствиям по качеству.

Электронный магазин Росатома: быстро, удобно, эффективно

Еще один закупочный инструмент Росатома – это Электронный магазин. Опубликованные компаниями-поставщиками товары отображаются в едином каталоге, разбитом на категории для удобного поиска. В нем представлены типовые товары на основе каталога продукции из 16 категорий (более 1300 классов МТР). Процедура проходит в три этапа и в среднем занимает три дня. Электронный магазин очень удобен в использовании как для наших поставщиков, так и для нас. Есть возможность приобрести товар на сумму до трех миллионов и заключить договор в электронном виде.

Результаты работы при высоком уровне цифровизации закупок и применении ИИ 

Пройдя путь длиною почти в пятнадцать лет и продвигаясь дальше, мы пришли к тому, что:

Наша Корпорация развивается и трансформируется, включая АО «РИР» и АО «Квадра».

Оксана Котова, директор департамента закупок, Русатом Инфраструктурные решения

Комментарии