Елена Махина, «Гринатом»: Как создать экосреду ЭКДО в компании

«Гринатом» – ИТ-интегратор Госкорпорации «Росатом». Компания ведет собственную разработку ПО, осуществляет поддержку и развитие корпоративных ИТ-систем, разрабатывает программных роботов, занимается проектным управлением, импортозамещением, применяет искусственный интеллект и машинное обучение. Сегодня «Гринатом» создает самые современные решения для цифровизации Росатома и является одной из самых динамично развивающихся ИТ-компаний России.

Центр обслуживания по управлению персоналом компании обслуживает более 200 тыс. работников из более 150 предприятий атомной отрасли. Об оптимизации процесса документооборота мы задумывались еще до появления законодательных актов в части регулирования ЭДО в сфере трудовых отношений, поскольку у нас возникают сложности подписания документов при их оформлении на бумаге. Особенно важно было оптимизировать подписание документов на производственных площадках, на которых отдел кадров/служба управления персоналом и производственные площадки находятся в отдалении друг от друга.

В 2021 году появился федеральный закон, который разрешил ряд документов оформлять в электронном виде, и у нас появилась возможность перевести некоторые кадровые процессы в электронный документооборот. Однако нельзя сказать, что на сегодняшний день мы можем оформлять абсолютно все документы и мероприятия по кадровому делопроизводству в электронном виде. Остался перечень мероприятий и документов, которые мы пока что обязаны оформлять на бумаге. Во-первых, это приказ об увольнении. Увольнение – достаточно рисковая зона для HR. На сегодняшний день судебная практика развернута больше в сторону работника. Работодатель находится в рисковой зоне, даже если сотрудник пишет заявление об увольнении по собственному желанию. На недавней конференции в Росатоме наши методологи трудового законодательства рассказали, что, если сотрудник написал заявление об увольнении по собственному желанию, то он сможет пойти в суд и восстановить свои права. Суд может признать действия работодателя незаконными, поскольку компания не предупредила сотрудника, что в течении двух недель он имеет право отозвать заявление. Поэтому сейчас в заявлении работник должен собственноручно написать, что ему разъяснили его права по отзыву заявления в течении двух недель.

Во-вторых, это акт о несчастном случае. В случае чрезвычайного происшествия на предприятии создается комиссия, которая обязана собственноручно подписать все необходимые документы, которые подтверждают или не подтверждают ошибку работодателя. В-третьих, это подтверждение инструктажа на рабочем месте. Это ключевой документ при расследовании несчастного случая на производстве. Профсоюзы настояли, чтобы он был на бумаге.

Порядок введения ЭКДО

Прежде чем ввести электронный документооборот на предприятии, необходимо выполнить ряд мероприятий. Первый шаг – ЛНА (локально-нормативные акты организации) о введении ЭКДО. В них мы должны прописать основные шаги, которые необходимо выполнить, прежде чем ввести ЭКДО: 1. Сведения об информационной системе ЭКДО. Должны быть указаны абсолютно все системы, в которых планируется проведение документов в электронном виде; 2. Порядок доступа к информационным системам. Т.е. мы обязаны прописать, каким образом работники будут попадать в эту информационную систему, и как будем осуществлять взаимодействие, регистрацию и подписание документов; 3. Перечень электронных документов и категорий работников. Невозможно просто ссылаться на законодательство, говоря, что вышел закон, и мы будем организовывать свою работу в его рамках. Обязательно нужно прописывать все процессы, которые важно перевести в ЭКДО. Что касается категорий работников, на производственном предприятии не у всех сотрудников есть доступ к информационным системам в электронном виде. Поэтому необходимо установить терминал для доступа к информационным системам, или предоставить сотруднику телефон, который поддерживает определенные функции; 4. Срок уведомления сотрудников о переходе на ЭКДО. Это также нас обезопасит в спорных ситуациях и, в первую очередь, это требование законодательства; 5. Дата ввода ЭКДО.

Второй шаг – ЛНА о порядке осуществления ЭКДО: 1. Срок ознакомления и подписания работником электронных документов. Раньше у нас не было ограничений по времени для подписания документов, и сотрудники могли затягивать подписание на несколько дней или недель; 2. Порядок направления работодателем уведомлений (каким образом мы будем уведомлять наших сотрудников). Государство дает нам несколько способов уведомления. Необязательно уведомлять на бумаге, на которой сотрудник должен поставить подпись. Существуют другие способы уведомления, например, на электронную почту или смс-оповещение, если ранее сотрудник давал согласие; 3. Порядок взаимодействия между работником и работодателем по вопросам электронного документооборота. Т.е. работодатель обязан прописать алгоритм действий, кто и что делает, чтобы каждый знал свои права, возможности и ограничения; 4. Обязательно должны быть прописаны документы, которые остаются на бумаге. Поскольку мы будем ограничивать процессы, нужно обязательно прописать и исключения, чтобы обезопасить себя в случае спорных ситуаций.

Третий шаг – уведомление работников. Работодатель уведомляет в срок, установленный ЛНА, о переходе на взаимодействие посредством ЭКДО и о праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Существуют также особенности уведомления для кандидатов. Кандидаты, которые приходят устраиваться на работу и у которых на 31 декабря 2021 года нет трудового стажа, автоматически переводятся на ЭКДО. От сотрудников, которые у нас уже работали или приходят трудоустраиваться и при этом имеют трудовой стаж, мы обязаны получить согласие на электронный кадровый документооборот.

Четвертый шаг – действия работников. К ним относятся согласие или отказ от ЭКДО. Компаниям важно помнить, что отказавшийся от ЭКДО сможет перейти на него в любой момент, однако вернуться на бумагу у данного работодателя уже не сможет. Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, через информационную систему работодателя, считаются полученными на следующий рабочий день после их направления. Если работник не предоставит заявление о согласии или отказе от перехода на ЭКДО, работодатель должен расценивать это как несогласие работника.

ИТ-ландшафт ЭКДО в «Росатоме»

Мы используем несколько информационных систем. Основная учетная система – SAP ERP HCM (ИАСУП). Параллельно идет разработка импортонезависимой учетной системы «Атомкор». На сегодняшний день она работает в пилотном режиме. В планах у компании перевести на эту платформу всю атомную отрасль. На базе ИАСУП (интегрированной автоматизированной системы управления предприятием) создан личный кабинет, мобильный личный кабинет сотрудника, цифровой ассистент МАРК. Также у нас разработана система оценки эффективности и обучения РЕКОРД.

Среди инструментов эффективности я могу выделить использование роботов, а также отказ от ряда бумажных документов. Мы, например, отказались от карточки Т2, а также от подписания ряда приказов (на командировку, отпуск).

На сегодняшний день все электронные документы мы храним в SAP, но понимаем, что это хранилище не безгранично. Поэтому мы разрабатываем Единую Отраслевую Систему Централизованный Электронный Архив (ЕОС ЦЭА).

Экосреда HR-продуктов для сотрудников

Первые шаги в направлении ЭКДО мы начали делать в 2019 году. На сегодняшний день у нас не просто внедрен электронный кадровый документооборот, а разработана цифровая экосреда для сотрудников, в которую входит ряд платформ.

Одна из важнейших и самых удобных платформ – это личный кабинет сотрудника, с помощью которого он может оформлять различные виды мероприятий. Платформа предназначена для использования как сотрудниками, так и руководителями. В конце прошлого года мы также запустили мобильный личный кабинет. В личном кабинете находятся 11 видов кадровых мероприятий (перевод, изменение условий трудового договора, отпуска и компенсация за отпуск, командировки, доплаты, ознакомление с ЛНА, учет выходов и отсутствий, заказ справок и копий кадровых документов и т.д.). Кроме того, на данный момент на этапе тестирования находятся еще 4 мероприятия.

92% мероприятий мы уже проводим только через личный кабинет. И те мероприятия, которые у нас проходят в личном кабинете, не имеют права проводиться на бумаге. Практически 70% от всего объема предприятий уже переведены на личный кабинет.

На этапе пилота сейчас находится мобильный личный кабинет сотрудника. Он позволяет мобильно управлять личным кабинетом при отсутствии рабочего ПК или в командировке, дороге, отпуске, на больничном, своевременно осведомлять об изменениях в кадровых документах с мобильного телефона, получать обратную связь от пользователей. Кроме того, среди преимуществ этого решения можно выделить использование лучших технологий при разработке интерфейса с учетом единого HR-бренда, а также единой технологии SMARTAPP для кросс-сервисных программ и приложений без повторной регистрации пользователя.

Для рабочих мы создаем мобильные рабочие места. Некоторые предприятия отрасли запрещают сотрудникам проносить мобильные телефоны на производственные площадки. Вместе с тем, отдел кадров и производственные площадки могут находиться достаточно далеко друг от друга. Поэтому мы создаем специальные киоски на территории завода, в которые работники могут зайти и оформить необходимые документы.

Цифровой ассистент МАРК – это урезанная копия мобильного личного кабинета (мобильный личный кабинет мы запустили позже). Через цифрового ассистента я, как руководитель, могу выполнять задачи, доступные в мобильном личном кабинете: согласовывать командировки, отпуска. Сотрудники могут через ассистента запросить справку о зарплате, копию трудовой книжки. Поскольку мы большое внимание уделяем защите персональных данных, при наличии персональных данных, ответ придет на корпоративную электронную почту работника.

Кроме того, мы автоматизировали процесс приема на работу. Известно, что самый трудозатратный этап – внесение данных трудовой книжки в информационную систему. Сейчас мы реализовали проект «Цифровой подбор», в рамках которого сотрудники оформляются полностью в цифровом виде. При приеме на работу все сотрудники обязаны заполнять анкету для службы безопасности. Раньше ее обязательно нужно было заполнять на бумаге, но сейчас служба безопасности согласовала заполнение анкеты в электронном формате. Работники получают доступ к специальной системе, в которой они заполняют данную анкету, прописывая все места работы со всеми переводами. После этого робот вносит все указанные места работы. Раньше мы тратили полтора часа на прием, чтобы внести все данные в систему, а сейчас это делает робот в фоновом режиме в течение 10 мин.

Также, ГА разрабатывает электронный архив. В настоящее время мы продумываем, на какой платформе он будет создаваться. Поскольку мы государственная корпорация, обязательное условие – импортозамещенная платформа. И к 2025 году у нас будет функционировать собственный электронный архив, где мы будем хранить все наши электронные документы.

Преимущества внедрения ЭКДО

За счет внедрения кадрового электронного документооборота можно оптимизировать внутренний документооборот в организации, улучшить условия работы с документацией: сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать в один клик, отслеживать их статус и, что очень важно, не тратить время на хождение по кабинетам для согласования и подписания.

Елена Махина, руководитель Центра обслуживания по управлению персоналом, «Гринатом»

Комментарии