Отчет о Девятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Законодательные изменения и тенденции в сфере ЭДО» началась с доклада Елены Махиной, руководителя Центра обслуживания по управлению персоналом, Гринатом. Она поделилась опытом оптимизации кадровых процессов и внедрения ЭКДО. Эксперт рассмотрела законодательные нормы ЭКДО и порядок их внедрения на предприятии. Затем Елена рассказала про цифровую среду для сотрудников, оптимизацию процессов при внедрении цифровых сервисов, а также электронные архивы кадровых документов. «За счет внедрения ЭКДО можно оптимизировать внутренний документооборот в организации, улучшить условия работы сотрудников с документацией: они смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать их в один клик и отслеживать их статус», – подчеркнула спикер. 

Далее с докладом «Использование ЭДО при рассмотрении трудовых споров в суде» выступила Олеся Кузина, руководитель центра правовой поддержки трудовых отношений дирекции по персоналу, Магнит. Сперва спикер рассказала про ЭКДО в Магните, перечислила документы, которые необходимы для перехода на ЭКДО, и рассказала, что в компании осталось в бумажном виде. Это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников; акт о несчастном случае на производстве по установленной форме; приказ (распоряжение) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Далее эксперт объяснила, что запросят в суде, если у вас ЭКДО, а также поделилась советами, как подготовиться к суду, что в суде должно быть бумажным, а что может быть в электронном виде. В завершение выступления спикер представила несколько судебных кейсов. «В части перевода на ЭКДО работники не судятся. Если они перешли, значит, им удобно», – пояснила спикер один из моментов, который обычно вызывает вопросы. 

Виктория Шуваева, руководитель проектного отдела дирекции по персоналу, ОК РУСАЛ, выступила с кейсом «Кадровый ЭДО: унификация и оптимизация форм кадровых документов в группе компаний». Эксперт поделилась опытом подготовки проекта ЭКДО и рассказала, как выбрать кадровые документы и процессы для перевода. Также Виктория представила шаги унификации и чек-лист готовности документа. Вот как переходили на ЭКДО в РУСАЛе:

Во второй секции «Цифровая трансформация кадровых процессов» первой выступила Юлия Филаткина, руководитель ИТ-проекта, НЛМК. Она представила доклад «Электронная подпись для более 60000 сотрудников группы: организация, работа с сопротивлением, сложности и уроки внедрения». Прежде всего, спикер описала объем проекта и отметила массовые и индивидуальные каналы коммуникации с работниками: от рекламы на ТВ, остановках и автобусах до обзвона сотрудников. «До внедрения ЭКДО у нас документы могли подписываться долго – более чем месяц. Мы начали приучать сотрудников к цифровым сервисам, благодаря которым коммуникация внутри компании стала более прозрачной, и в итоге цифровизация получила позитивные отзывы сотрудников», – поделилась Юлия и объяснила, как работать с теми, кто все же сомневается. А также рассказала, как за время внедрения менялось законодательство, требуя менять процессы проекта. В завершение выступления она поделилась уроками проекта. 

Затем кейсом «Автоматизация приема и увольнения сотрудников: как оптимизировать процесс в соответствии с законодательством» поделилась Ирина Румянцева, начальник отдела по операционной поддержке работы с персоналом блока HR, Вымпелком. Спикер рассказала про заботу о внутренних и внешних клиентах, а также рассмотрела процессы глазами кандидата. Большое внимание Ирина уделила ключевым возможностям личного кабинета кандидата и личного кабинета сотрудника. Личный кабинет кандидата – это цифровое пространство, объединяющее все процессы для приёма новых сотрудников в Билайн – от отклика до оформления на работу. А личный кабинет сотрудника – такое же цифровое пространство, только объединяющее жизненный цикл сотрудника от приёма до увольнения. Спикер отметила, что 92% сотрудников Билайна перешли на КЭДО, а 33% кандидатов выбрали удаленный формат оформления на работу. 

Принципами роботизации и автоматизации HR-процессов на примере отпусков поделилась Дарья Музанкова, менеджер HR-проектов, ОЦО ЛЕНТА. Она описала этапы и инструменты проекта и поделилась практикой автоматизации планирования и предоставления отпуска. Дарья рассказала про загрузку отпусков в систему HR-роботом и пилот кадрового ЭДО. Среди результатов роботизации в компании спикер выделила:

Последним в секции выступил Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, РОСВОДОКАНАЛ. Он представил практический кейс «Цифровые инструменты кадрового ЭДО: опыт внедрения и эксплуатации». Эксперт перечислил технологии импортозамещения и представил ландшафт ЭКДО. Затем он рассказал про сервис «PRO'водник», в котором возможно:

Третья секция «Актуальные вопросы организации кадрового ЭДО в компании» началась с ПАНЕЛЬНОЙ ДИСКУССИИ «Как организовать и осуществить переход на кадровый ЭДО». Среди спикеров: Евгения Материкина, руководитель офиса прикладных систем Дирекции прикладных информационных систем, Сегежа Групп (модератор); Ольга Горохова, руководитель направления по оценке и развитию персонала, НПО «Критические информационные системы» (Росатом); Лариса Зеленкова, руководитель по автоматизации HR, ВсеИнструменты.ру; Сергей Красильников, независимый эксперт; Олеся Кузина, руководитель центра правовой поддержки трудовых отношений дирекции по персоналу, Магнит. Участники обсудили следующие темы:

Как с помощью внедрения системы внутреннего ЭДО оптимизировать кадровые документы, рассказала Елена Чаус, главный бухгалтер, Avito. Эксперт объяснила, с какми вызовами в компании справлялись с помощью ЭДО (это упрощение документооборота, сокращение ресурсов на его сопровождение и переход на удаленку) и почему выбрали именно его. Затем Елена поделилась, как в компании начали описывать, оптимизировать процессы и автоматизировать работу с успешными кандидатами. Также она отметила критерии выбора провайдера по УКЭП и рассказала, как работать с УКЭП и через приложение. Делимся с вами критериями выбора провайдера по УКЭП, которыми руководствовались в Avito: 

Конференция завершилась выступлением Ксении Шульгиной, руководителя функции организационного развития и вознаграждений, Аптечная сеть 36,6. Она рассмотрела задачи, которые необходимо решить после внедрения кадрового ЭДО. Ксения рассказала про организацию и хранение архива кадрового ЭДО и объяснила, как сохранить процент сотрудников, использующих кадровый ЭДО. Также спикер акцентировала внимание на сложностях перевода дополнительных кадровых документов на ЭДО. Вот несколько результатов, которых достигла компания благодаря ЭКДО: 65% экономии по основным показателям расчета, снижение численности сотрудников в отделе кадров на 20%, 100% положительных отзывов от пользователей и 138 спасенных деревьев в год.