Евгения Чигаева, УК «РОСВОДОКАНАЛ»: «Сократили работу всех участников процесса по оформлению командировки на 76%»

Евгения Чигаева, руководитель направления документационного обеспечения УК «РОСВОДОКАНАЛ» и спикер Восемнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации организации командировок.

Учитывая ваш текущий опыт, что можно было сделать иначе в процессе автоматизации организации командировок или каких ошибок можно было избежать?

Оглядываясь назад, на проведенную работу, мы приходим к выводу, что подготовку и реализацию внедрения провели эффективно. Это стало возможным благодаря профессионализму и вовлеченности команды проекта: методологов каждой функции (кадрового администрирования, документационного обеспечения, бухгалтерского обслуживания). А также профессиональной работе ИТ-департамента, который обеспечил техническое решение всех процессов интеграции во внутренние системы. При внедрении данной системы работы в новых филиалах мы используем уже типовые регламенты и настройки.

Можно немного пофантазировать о вариантах реализации проекта. В зависимости от внутренней политики компаний, технических возможностей ИТ-систем и наличия штата разработчиков-программистов, для некоторых компаний было бы эффективнее разработать свою собственную систему документационного оформления командировок на корпоративном интранет-портале. А затем интегрировать ее с сервисом трэвел-подрядчика только для заказа услуг.

В нашем случае решили, что эффективнее использовать систему трэвел-подрядчика для большой части процедур: формирования заявок на командировку, получения согласия на командировку для льготных категорий работников и направления в командировку в выходной день, а также авансовых отчетов по командировкам. А все данные, полученные от сотрудника в онлайн-системе при формировании заказа, передаются загрузочными файлами во внутренние системы.

Для нас такой вариант реализации стал наиболее экономически целесообразным и наименее трудозатратным. У выбранного трэвел-агента было готовое решение и сложились достаточные профессиональные компетенции, чтобы адаптировать его под наши особенности работы.

Было ли сопротивление со стороны сотрудников?

Автоматизация сделала командировочный процесс проще для всех участников процесса. В связи с этим мы не отметили большого сопротивления при внедрении. Произошло многократное сокращение трудозатрат разных групп сотрудников:

Нововведением для сотрудников стала возможность самостоятельно оформлять заявки на командировку в онлайн-системе, а также выбирать билеты и отель. Для персонала это было непривычно, но и выявило основной плюс – выбор удобного для себя времени, рейса, аэропорта и т.д.

Как готовили персонал к нововведениям?

При внедрении любых новых процессов требуется масштабное обучение работников. Мы заранее подготовили и провели серию обучающих мероприятий для всех подразделений, в том числе и в регионах. Давали точечные консультации, подготовили шаблоны ответов по электронной почте. Опубликовали на корпоративном интранет-портале и регулярно дополняли FAQ – список частых вопросов-ответов. Еженедельно рассылали его обновления всем сотрудникам. Также мы сняли обучающий видеоролик по созданию авансовых отчетов в системе.

Хочется подчеркнуть, что 70% персонала – это производственный персонал (рабочие) в возрасте 46-65 лет, у которых нет компьютера и учётной записи в корпоративных информационных системах. Однако такие сотрудники тоже ездят в командировки в соседние регионы. С оформлением заказов им помогают табельщики подразделений. Подписание приказов о командировках рабочие осуществляют самостоятельно через Личный кабинет работника, доступный с любого устройства, подключенного к интернету (чаще всего сотрудники используют личные смартфоны). Также на производственных площадках установлены инфокиоски.

Какого эффекта от автоматизации организации командировок удалось достичь на сегодняшний день?

Мы снимаем с участников командировочного процесса рутинные задачи, помогаем сосредотачиваться на действительно важных производственных процессах.

Задать свои вопросы Евгении и узнать больше об опыте УК «РОСВОДОКАНАЛ» вы сможете на Восемнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 25-26 мая 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии