Екатерина Захряпа, Whirlpool: «Сейчас постоянный и регулярный мониторинг всех контрагентов, а не только новых, становится еще важнее»

Екатерина Захряпа, экс-CFO Whirlpool и спикер Девятнадцатой конференции «Централизованное казначейство», рассказала CFO Russia про особенности управления рисками при взаимодействии с новыми контрагентами.

Что, на ваш взгляд, должна включать в себя эффективная проверка новых контрагентов?

Для эффективной проверки следует исходить, прежде всего, из тех рисков, которые вы пытаетесь предотвратить. Как правило, это налоговые, операционные, риски мошенничества (откатов, сговоров, конфликта интересов и т.п.), а также очень актуальные на сегодняшний день риски попадания компаний под санкции недружественных стран.

Минимизация налоговых рисков/концепция должной осмотрительности – это, наверное, самая популярная тема сегодня. Можно обратиться к сайту ФНС и их разъяснениям по «Концепции системы планирования выездных налоговых проверок». Там указаны основные критерии, на которые стоит обращать внимание: слишком низкая для отрасли налоговая нагрузка, постоянные убытки, частое изменение адреса и, соответственно, налоговой инспекции, массовость адреса регистрации, отсутствие необходимых активов для оказания услуг по договору и т.п.

Минимизация операционных рисков – например, того, что контрагент вдруг начнет ликвидироваться/банкротиться и свои обязательства перед вами выполнять не будет. Это, как правило, проверка компаний на продолжающиеся убытки, нахождение в листах банкротства и ликвидаций.

Минимизация рисков мошенничества – конечно, 100% вы не предотвратите и не выявите. Но на кое-какие моменты, вроде слишком большой доли вашей компании в выручке контрагента, либо на то, что контрагент был создан прямо перед началом работы с вами, обратить внимание точно нужно.

Санкционные риски – сейчас они релевантны, прежде всего, для международных компаний. Если вы заранее не проведете соответствующую проверку, в последний момент может оказаться, что головной офис не дает вам добро работать с новым контрагентом.

На практике многие из перечисленных рисков пересекаются. Например, компания работает в основном с вами (вы для нее – 80% ее общей выручки), показывает постоянные убытки, при этом часто меняет адреса и налоговые и находится по массовому адресу регистрации.

Каковы самые распространенные ошибки при взаимодействии с новыми контрагентами?

Исходя из своего опыта, я бы выделила следующее:

Проверять только новых контрагентов. То есть финансовая и юридическая служба проверили компанию при выборе нового поставщика, и вроде все у нее было нормально. Мы начали с ней работать и на этом успокоились. И что происходило с компанией последние 10 лет, которые мы вместе работали, – уже никого не интересует. А происходить может многое. Вот два примера из жизни.

Агентство мерчандайзеров, когда мы его выбирали, работало еще с несколькими компаниями с неплохими отзывами. А если мы проверим его теперь, после 6 лет работы, оказывается, что выручка у него резко упала, работает оно в основном с нашей компанией, а при ближайшем рассмотрении видим, что в нескольких случаях наши бывшие сотрудники уходили работать туда. Это может указывать на слишком тесные связи и неоправданное ценообразование услуг.

Или – известное аутсорсинговое агентство создало новое юридическое лицо, чтобы работать с нашей компанией. Мы это агентство знаем и спокойно новое юрлицо пропустили. А потом оказывается, что за последние 5 лет это юрлицо сменило налоговую три раза, постоянно показывало убытки, а в их отчетности есть явные признаки фиктивных затрат.

Делать формальные проверку. Под этим я подразумеваю: запросили устав, другие учредительные документы, проверили ЕГРЮЛ, получили по почте скан паспорта руководителя, массовость адреса, и на этом проверка закончилась. Это, действительно, формальные критерии – например, массовость адреса сама по себе ни о чем не говорит. Когда мы делали проверку более 1000 поставщиков, массовый адрес был больше чем у половины, так как все находятся в бизнес-центрах.

При таком подходе можно пропустить очень много рисков. При обилии информационных ресурсов сейчас и открытости многой информации в России (по моему опыту, этот уровень открытости один из самых высоких в Европе!), обидно это преимущество не использовать. Множество агентств предлагают услуги в этой области. Можно проверять и по бесплатным ресурсам, но для средне-больших компаний это слишком трудозатратно, и, если контрагентов много – нереально.

Не встраивать проверки в системный процесс подписания контракта/введения поставщика в систему. Здесь все просто. Процесс должен быть выстроен в самих ERP-системах (SAP и 1С, и надстройки к ним), чтобы при негативных результатах проверки была невозможна ситуация, когда отдел закупок «не услышал, не понял, забыл» и все равно ввел поставщика в систему. Это нивелирует все предыдущие усилия. Поэтому в системах компании подписание договора должно «проходить» только после согласования проверки контрагента.

Ваш совет другим компаниям: как в условиях новой реальности выбирать надежных контрагентов?

На мой взгляд, по-прежнему работают все принципы, описанные выше.

Конкретно для текущих условий добавлю: сейчас постоянный и регулярный мониторинг всех контрагентов, а не только новых, становится еще важнее. Изменения происходят, как мы видим, со страшной скоростью. И тут, конечно, уже ручными средствами не обойтись. Средне-большим компаниям я бы все-таки посоветовала использовать услуги агентств по автоматизированным проверкам в режиме реального времени.

А также, если вы занимаетесь этой темой, отвечаете за нее, старайтесь ходить на внешние конференции, общаться с экспертами, чтобы знать последние новости и предложения на этом рынке. Так вы сможете выбрать наиболее подходящий для вас и не слишком дорогой вариант. Есть спрос на управление рисками при выборе контрагентов – есть и предложение.

Задать свои вопросы Екатерине и узнать больше об опыте Whirlpool вы сможете на Девятнадцатой конференции «Централизованное казначейство», которая состоится 14-15 марта 2023 года.

Мария Кириченко

Комментарии