Отчет о Десятой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации»

В рамках первой секции «Актуальные вопросы и тенденции цифровой трансформации закупок» Юрий Белодед, директор по закупкам, БАЛТИЙСКИЙ БЕРЕГ, рассказал, как найти средства на проекты по цифровизации закупочной функции в условиях нестабильности. Спикер поделился рекомендациями, что делать, если совет директоров не утверждает бюджеты на проекты. Одно из решений в такой ситуации – создание совета по цифровой трансформации в компании. Юрий рассказал о создании такого совета в своей компании, участники которого обладают достаточным количеством полномочий и компетенций для решения задач любой сложности, и поэтапно объяснил, как совет обосновывает проекты. «В большинстве случаев невозможно точно оценить эффект проекта, – подчеркнул спикер. – Смотрим на желаемое. Пробуем и не боимся. В результате создания совета в нашей компании реанимировано несколько старых проектов, которые считались безнадежными».

Основные этапы цифровой трансформации закупочного подразделения рассмотрел Руслан Аиткулов, руководитель департамента некоммерческих закупок и взаиморасчетов, Группа М.Видео-Эльдорадо. Он поделился своим опытом подготовки к цифровой трансформации. Объяснил, какие процессы можно и нужно автоматизировать, и перечислил ключевые метрики для оценки результата. Также рассказал про RACI-матрицу как обязательный инструмент управления ролями и полномочиями и о том, как управление рисками на регулярной основе помогает избежать ошибок. «Многие вопросы можно решить без автоматизации, просто поправить процессы. Надо начинать с процессов, с команды, а уже потом идти в автоматизацию. Еще важно посмотреть, как трансформируются другие компании. Понять, что есть много решений одного вопроса», – отметил Руслан.

Виктор Коданев, директор по образованию и консалтингу Bidzaar, член академического совета Высшей школы экономики, профессор практики Высшей Школы Бизнеса НИУ ВШЭ, представил кейс «Оценка и сертификация закупщиков – какие компетенции востребованы сегодня в российском бизнесе». В России в 2022 году возникли беспрецедентные вызовы в закупках и цепях поставок.

Необходимо обеспечивать бесперебойную работу предприятий и оптимизировать себестоимость, идет процесс реконфигурации цепей поставок, создание новых каналов поставки. При этом на сегодня отсутствует государственный и какой-либо еще стандарт для профессии закупщика. Поэтому Bidzaar разработал первую в России систему сертификации закупщиков при поддержке CPO club и HRDome. Виктор подробно рассказал, как перейти от хаоса к отраслевому стандарту при разработке профиля компетенций специалистов в области закупок, представил модель сертификации закупщиков, созданную бизнесом для бизнеса, и поделился первыми итогами. В декабре 2022 года успешно завершено бета-тестирование модели, выдано 14 сертификатов. По данным Bidzaar, все финалисты получили премии, о них опубликованы истории успеха на порталах компаний, они стали кандидатами на повышение.

В конце секции состоялась ПАНЕЛЬНАЯ ДИСКУССИЯ «Как меняется работа команды отдела закупок в условиях цифровой трансформации». Среди спикеров: Дмитрий Макаров, начальник отдела снабжения и закупок, КОМОС ГРУПП (модератор); Наталия Волейник, Head of Supply Chain Drinkit, Dodo Brands; Антон Петухов, директор по закупкам, Kellogg; Карина Мусатова, руководитель подразделения закупок, Зеленая дубрава; Наталья Сайфутдинова, руководитель отдела закупок, Dr.Bakers; Анатолий Ткаченко, руководитель проектов, Газпром нефть. Они обсудили следующие темы:

Делимся с вами краткими тезисами обсуждения:

Тема второй секции – «Цифровые инструменты для организации эффективной работы с поставщиками».

Как выбрать надежного поставщика на новых рынках? На этот вопрос ответил Дмитрий Рудаков, руководитель центра управления качеством МТР, Газпромнефть-Снабжение. Он рассказал об актуальных цифровых решениях и стратегиях цифровизации инспекции поставщиков. Оптимальным решением существующих проблем станет сочетание облачных автоматизированных систем контроля с «живыми» проверками производства. С помощью Inspector Isource можно провести технический аудит или выбрать уже проверенного поставщика из рейтинга. Проверки необходимо проводить на основных этапах производства. Также платформа позволяет подключиться к онлайн-проверке, что ускорит и упростит процессы. «Мы оцифровали систему управления качеством и упаковали ее в автоматизированное ИТ-решение. Это помогло ускорить процессы и отправлять отчеты в едином цифровом пространстве, в которое можно заглянуть в любой момент. В совокупности с живыми проверками это дает масштабный и доступный всем сотрудникам формат работы», – рассказал Дмитрий.

Снежана Михайлова, главный специалист группы централизованного администрирования контрактов, ОХК «Уралхим», представила кейс «Централизация сопровождения процесса заключения договоров». Сначала спикер рассказала про актуальный тренд на сегодняшний день: переход от транзакционной модели к цифровому ОЦО, который происходит в их компании. Далее Снежана акцентировала внимание на цифровом процессе заключения договоров и централизации этого процесса в ОЦО. Вот каких результатов удалось достичь компании благодаря централизации процесса:

Дарья Федорова, главный специалист управления закупки работ и услуг, Распадская угольная компания, поделилась опытом автоматизации работы с прайс-листами для сокращения затрат и упрощения работы с поставщиками. Спикер представила анализ изменений при обновлении прайс-листов и рассказала, как удалось добиться повышения оперативности согласования дополнений к действующим прайсам. Также она отметила следующие эффекты от автоматизации: упрощение поиска цен при расчете стоимости ремонта и упрощение маршрутов согласования спецификаций. С помощью автоматизации прайс-листов также удалось решить такие проблемы, как отсутствие единого ресурса хранения базы, разрозненность форматов прайс-листов, отсутствие аналитики и многое другое.

Наталья Хазова, директор департамента закупок и логистики, SYMRISE, выступила с докладом «Автоматизированная система валидации поставщиков». Спикер рассказала о собственной разработке SYMRISE – системе валидации поставщиков AVA-DMS, представила на слайдах ее интерфейс, рассказала про ее преимущества. Также Наталья перечислила методы самооценки поставщиков и проверки качества товара, обратила внимание на критерии надежного поставщика и методы старта сотрудничества. «Везение – это подготовка. Нужно быть подготовленным к выбору альтернативных поставщиков, а не надеяться на авось», – напомнила Наталья.

Принципами управления изменениями и оценки эффективности проектов по цифровизации закупок поделилась Евгения Каика, директор по управлению цепями поставок, ГЕРОФАРМ. Прежде всего, она подчеркнула разницу между управлением изменениями и управлением проектами: первое направлено на обеспечение готовности и желания сотрудников/поставщиков принять преобразования и работать в новых условиях. А управление проектом касается технической части проекта. Затем спикер представила подробный план работ по управлению изменениями, отметила возможные риски и рассказала, как оценивать влияние изменений. Также Евгения поделилась дорожной картой оценки эффективности изменений:

Process Mining как инструмент для оптимизации бизнес-процессов подразделения закупок рассмотрел Дмитрий Камнев, старший менеджер управления категорийных закупок, ММК. Спикер поделился задачами, целями и ожидаемыми результатами проекта Process Mining в своей компании. Среди них 100% достоверная и полная карта процесса «as is», а также автоматизированная интегрированная система анализа процесса. «Использование технологии Process Mining позволило повысить качество оперативных решений за счет стимуляции изменений процесса и прогнозирования результатов, а также снизить трудозатраты на выполнение процесса закупки за счет сокращения излишних изменений и актуализации системных настроек», – пояснил спикер.

Как повысить точность планирования и прозрачность закупок с помощью искусственного интеллекта, рассказала Оксана Котова, директор департамента закупок, Русатом Инфраструктурные решения. Она поделилась опытом формирования и исполнения годовой программы закупок с помощью «умного» ПО и минимизации функций контроля специалиста за сроками в процессе проведения закупки. Вот какие преимущества дал компании высокий уровень цифровизации и применение ИИ в закупках:

В завершение дня Дмитрий Карбасов, независимый эксперт, выступил с докладом «Система автоматизированной расценки товарно-материальных ценностей на основе внешних данных». Эксперт поделился технологией извлечения атрибутов из текстовых описаний ТМЦ и представил стратегию сопоставления каталогов различных компаний. Далее он рассмотрел совместное использование промышленными корпорациями данных о ценовой информации и рассказал о следующих перспективах развития платформы: актуализация информации о сроках, поставках и технологических картах обслуживания машин и оборудования.