Дмитрий Клейменов, ЕВРАЗ: «После автоматизации работы с прайс-листами согласование цен и запчастей стало занимать три дня вместо трех недель»

1. Создали документ «Прайс-листы».
2. Добавили к нему поля.
3. Превратили поля в справочники, откуда брать содержание (справочник «Контрагентов», справочник «Номенклатуры» и т.д.), добавили даты, статусы.
4. Проработали импорт данных из Excel. Предполагалось, что подрядчик самостоятельно будет загружать прайс-листы. На этом шаге были свои специфичные требования:
• при загрузке прайса цену нужно обновить в уже имеющейся позиции, а если позиция не найдена, нужно было создать новую.
• поскольку количество позиций в прайсах доходило до 1 млн, нужно, чтобы в конце загрузки данных какая-нибудь ошибка не затерла результаты трехчасовой работы программы.
5. Настроили согласование. Каждый раз настройка согласования требует к себе особого внимания и времени (на этом шаге нужно определить перечень согласующих, последовательность согласования, учесть различные «что, если»: если отклонил или если вернул на доработку, если согласующий в отпуске и т.д., настройка уведомлений).
6. Настроили вход для сторонних поставщиков (около трехсот компаний планировали загружать свои прайсы в нашу систему). На этом шаге важно было соблюдать требование конфиденциальности, чтобы сохранить в тайне цены подрядчиков.
7. Проработали роли. На это потратили очень много времени: какие будут пользователи, какие у них должны быть права, что пользователь с конкретной ролью должен видеть в документе, а что нет.

Следующий этап – это тестирование: совместно с командой анализировали работу продукта, писали замечания и устраняли их.

Сколько времени заняла разработка, внедрение и тестирование новой системы?

Изначально перед нами стояла задача сделать все в кратчайшие сроки, чуть ли не за три месяца. Проект мы открыли в августе 2021 года. Два месяца ушло на подготовительные работы. В октябре мы начали плотную работу и закончили ее 1 июня.

С какими препятствиями вы сталкивались в процессе автоматизации работы с прайс-листами? Как удалось их преодолеть?

Рабочий момент, который запомнился в первую очередь, – это настройка согласования.

Этот функционал требует к себе гораздо больше внимания, чем кажется на первый взгляд. При планировании работ никогда не пренебрегайте этим шагом. Каждый раз настройка согласования требует к себе особого внимания и времени. На этом шаге нужно определить перечень согласующих, при этом каждый согласующий должен понимать, что именно от него требуют. Часто этот список меняется на 50%, т.к. оказывается, что согласующий вовсе не нужен или нужен совсем другой согласующий. Важно учитывать последовательность согласования (в том числе последовательное или параллельное), учесть различные «что, если»: если отклонил или если вернул на доработку, если согласующий в отпуске и т.д., настройка уведомлений, ввод замечаний, история согласования, хронология согласования для понимания, кто задержал согласование и др.

Другая проблема – когда product owner, конечный пользователь продукта, загружен операционной работой и не может начать работать в новой системе. Всегда сложно заставить конечного пользователя перейти на новый продукт. Получилось, как в русской пословице: «хлеб за брюхом не ходит», только наоборот.

Как вы оцениваете эффект от автоматизации?

Нашей задачей было унифицировать процессы и повысить эффективность. Наглядно это можно увидеть при сравнении того, что было и что мы имеем сейчас.

Было:

11 шахт, с каждой из которых у подрядчика свои договорные отношении. На каждую новую позицию или новый прайс нужно было заключать 11 допсоглашений. Бывало так, что в шахтах были разные цены на одну позицию, потому что не всегда прайсы обновлялись сразу на всех предприятиях. У службы контроля возникало много вопросов, и от этого согласование затягивалось до месяца.

Стало:

Мы сделали по одному общему допсоглашению с каждым подрядчиком и с каждым предприятием, согласно которому при загрузке нового прайс-листа в 1С он имеет юридическую силу для всех предприятий группы компаний.

Было:

Прайсы были в разрозненных форматах: PDF, Excel, Word, сканы, просто на бумаге без электронного формата.

Стало:

Все прайс-листы перевели в электронные документы 1С.

Было:

В среднем согласование занимало 21 день.

Стало:

Сейчас согласование занимает 1-3 дня. К тому же система может показать, что из миллиона позиций – 100 новых, на 200 цена снизилась, на 500 повысилась в среднем на 5%. Благодаря этому можно быстро принимать решения.

На рисунке ниже даже визуально видно, что процесс сильно упростился.

Это пример того, что прайс-лист утвердили на следующий день после его создания.

Было:

Контроль цен происходил вручную. Когда присылали счет-фактуру, к примеру, на 150 позиций, его нужно было сверять со старым бумажным прайс-листом. Неизвестно, на какой из десяти страниц окажется та или иная позиция.

Стало:

Для контроля цены достаточно ввести артикул позиции в системе.

Поставленных целей мы добились: работать стало проще, техника ремонтируется быстрее, оплата поставщику также происходит быстрее за счет того, что оперативно согласовываем счет-фактуру.

Узнать больше об опыте ЕВРАЗа вы сможете на Десятой конференции «Управление закупками: от автоматизации к цифровой трансформации», которая состоится 8 февраля 2023 года.

Мария Кириченко