Отчет о Семнадцатом Форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Второй день форума начался с МАСТЕР-КЛАССА «Внедрение и сопровождение ЮЗЭДО первичных учетных документов». Его провели Светлана Бурико, начальник управления внутреннего контроля, и Ольга Казакова, руководитель направления управления оперативного контроля, Газпром нефть. Эксперты рассказали, как реализовать функционал электронного авансового отчета по командировочным расходам, и поделились опытом активации и администрирования ЭДО. «В нашей компании ежемесячный объем командировок – более 1000. Нам было важно сделать процесс оформления документов после командировки удобным», – поделились они. Спикеры подробно продемонстрировали на слайдах схему формирования авансового отчета и процесса активации и администрирования ЭДО в Газпром нефти. Кроме того, Светлана и Ольга объяснили, как мотивировать внутренних и внешних пользователей переходить на ЭДО. В Газпром нефти для этого используют: посадочные страницы на сайте оператора ЭДО и спецтарифы для контрагентов; нормативно-методические документы (основополагающий стандарт, стандарты на процессы, краткие руководства, матрицы ответственности) по процессам; обучающие дистанционные курсы (вводный и по ролям для каждой учетной системы), и многие другие меры, облегчающие переход на ЭДО.

В рамках второй секции состоялась ПАНЕЛЬНАЯ ДИСКУССИЯ «Как с помощью роботизации бизнес-процессов в ЭДО снизить число рутинных задач и количество ошибок, связанных с человеческим фактором». Среди спикеров: Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом, Мечел (модератор); Валентин Островский, руководитель инновационных систем, РОЛЬФ; Александр Самородов, директор по информационным технологиям, STADA; Алексей Фролов, руководитель проектов, СберБанк; Ирина Басова, Finance Project Manager, FM Logistic; Елена Бельская, начальник отдела по электронному документообороту, Центр корпоративных решений. Участники поделились своим мнением по следующим вопросам:

Елена Бельская рассказала, что робота в их компании используют в ЭДО на входящих документах. Робот формирует пакеты документов, ищет и подсвечивает ошибки и отправляет документы на подписание. Елена подчеркнула, что под роботизацию необходимо выбирать рутинные операции. ЭДО должен быть четким и без ошибок. В компании начинали и пока продолжают роботизацию на зарубежной платформе, но ввиду санкций ищут отечественные аналоги.

Валентин Островский отметил, что у них роботы также работают на ЭДО, и в этом году компания перешла на отечественную платформу. Роботы используются в основном для парсинга данных, получения и разнесения документов для контрагентов, сверки с данными учетных систем и т.д. Спикер подчеркнул, что в отличие от большинства западных платформ российские решения не очень хорошо закрывают архитектуру управления большим количеством роботов. «На определенном этапе автоматизации роботы отходят, потому что для них нет задач», – добавил эксперт.

Александр Самородов поддержал эту идею и отметил, что с роботами у них было «тяжело» в этом плане: всё хорошо автоматизировали, и экономить было практически нечего.

Алексей Фролов добавил: «Бывает, не остается старых систем, которые надо покрывать роботами. А если старая система работает медленно, есть ли смысл внедрять роботов? Лучше сначала поменять систему в таком случае».

Ирина Басова отметила, что роботизация – это не только RPA. RPA – это больше пользовательская история – то, куда нельзя «вломиться», можно только зайти по логину и паролю. А робот должен легко допускаться к процессам. Также спикер подчеркнула: «Когда алгоритмизируешь процесс для робота, бывает, что приходит понимание: человек выполнит этот процесс быстрей».

Докладчики третьей секции обсудили, как наладить эффективный ЭДО с контрагентами.

Как получить максимум из входящего электронного документа? На этот вопрос ответил Денис Разумов, руководитель проектов Блока экономики и финансов, Первая грузовая компания. Прежде всего, спикер объяснил, что печатная форма электронного документа – это не документ, а всего лишь его визуализация, и что бумажный документооборот становится роскошью. Далее он обратил внимание на то, что автоматизация требует интеграции с оператором ЭДО, и рассказал, как в своей системе можно автоматически маршрутизировать документ по любым атрибутам и многое другое.

Андрей Кондрашкин, руководитель направления налоговой и регламентированной отчетности, Норникель, представил кейс «МЧД. Области и задачи, требующие синхронизации и совместного решения». Андрей рассказал про эксперимент по обмену МЧД, расмотрел требования к форматам МЧД, которые выставляют федеральные органы исполнительной власти, классификаторы и системы ФОИВ, а также первые глобальные задачи для совместного решения. Вот список вопросов по МЧД, который пока открыт:

Затем Владимир Черникин, руководитель отдела поддержки прикладных систем, ГК ЛУДИНГ, выступил с докладом «Честный знак и ЕГАИС – два подхода к контролю. Практика внедрения электронного документооборота для процессов отгрузки и приемки маркированной продукции». Спикер перечислил предпосылки к расширению области контроля государством различных групп товаров и рассказал про изменение методологии регулирования учета маркируемой продукции. Далее он рассмотрел два подхода к контролю в системах ЕГАИС и Честный знак, а также акцентировал внимание на ответственности и рисках перед регулятором и путях их минимизации. «Системы ЕГАИС и Честный Знак предназначены для контроля учёта оборота продукции, но существенное различие в подходе заставляет задуматься, какой контроль оптимален для каждой отдельной организации», – подчеркнул спикер.

Про организацию ЮЗЭДО с контрагентами в части договорной базы и закрывающих документов рассказала Наталья Калашникова, руководитель проектов ЭДО, ВТБ Лизинг. Спикер описала вызовы проекта и отметила, что его целью было автоматизировать процесс подписания электронных документов в лизинговой сделке. Наталья рассказала про сроки реализации и команду проекта: за восемь месяцев тринадцать человек перевели в электронный вид:

Ключевые вопросы организации внутреннего ЭДО рассмотрели спикеры четвертой секции.

Ада Гора, product owner СЭД, Гулливер Групп, представила кейс «Как вырасти из ECM в BPM благодаря СЭД, или 10 вещей о СЭД, о которых сотрудники даже не догадываются». Эксперт рассказала, как создать ролевую процессную модель для оперативного и корректного обслуживания процессов и выйти за пределы ДОУ на уровень автоматизации работы сервисных подразделений для управления потоком задач и контроля SLA. Затем Ада поделилась опытом интеграции внешнего юридически значимого документооборота в регламентированные процессы группы компаний и рассказала про бесшовное подписание документов ЭДО с помощью ЭЦП в СЭД.

Оптимизацию процессов кадрового документооборота за счет использования ПЭП и НЭП рассмотрел Александр Самородов, директор по информационным технологиям, STADA. Спикер рассказал, как сократить время оформления и подписания кадровых документов (отпуска, командировки, отсутствия) и трудозатрат HR Admin за счет интеграции ИТ-систем и автоматизации процессов. Также он дал советы, как упрощать контроль дисциплины подписания документов за счет фиксации в электронном виде всех этапов документооборота.

Форум завершился выступлением Татьяны Айвазьян, инженера по ИТ отдела развития систем поддержки жизненного цикла изделий в части CAD\CAM\CAE\CAPP\PLM\SPDM\HPTC-систем, ОКБМ Африкантов. Она рассказала про сквозное взаимодействие подразделений в едином информационном пространстве предприятия с помощью ЭДО и рассмотрела сложности при внедрении и пути их решения. Также Татьяна объяснила, как обеспечить взаимодействие подразделений в едином информационном пространстве и прозрачность процесса подготовки и обмена данными. В завершение выступления эксперт поделилась перспективами дальнейшего взаимодействия сотрудников.