Сергей Кессель, Елена Бельская, ЦКР: «В ходе проекта ЭДО каждый раз появляются новые нестандартные решения и дополнительные выгоды»

Представляем победителя Конкурса и премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» в номинации «Лучший ЭДО в бухгалтерии» – Центр корпоративных решений. Сергей Кессель, начальник управления развития бизнеса, и.о. директора дирекции по развитию и управлению эффективностью бизнеса, и Елена Бельская, начальник отдела по электронному документообороту, ЦКР, поделились с CFO Russia главными целями ЭДО – отказ от бумаги и снижение участия человека в процессе, а также рассказали, как грамотно отвечать запросам бизнес-подразделений при согласовании документов и какое значение для них имеет участие в конкурсе.

Какие задачи вы ставили перед собой при внедрении проекта? Все ли из них удалось реализовать?

Сергей: Мы рассматриваем ЭДО не только как технологию, позволяющую уйти от бумажного документооборота, но и как возможность обработки документов без участия человека. Среди наших целей – отказ от бумажных документов (включая долгосрочную цель полного отказа от фронт-офисов для приема бумажных документов) и повышение эффективности процессов за счет снижения участия человека и трудозатрат. Грамотное внедрение ЭДО позволяет достичь обе указанные цели – по многим категориям документов мы достигли показателя в 100% документов в ЭДО. У нас сильная и амбициозная команда, которой удается достичь запланированных результатов.

Елена: Электронный документооборот дает большие преимущества. На ранних этапах развития ЭДО мы стремились заменить бумагу юридически значимым электронным документом и по возможности автоматизировать его обработку. Одновременно меняли бизнес-процессы, сокращали их стоимость и сроки жизненного цикла процесса. На следующем этапе мы наращивали выгоды от ЭДО за счет увеличения количества контрагентов. Сейчас мы автоматизируем сопутствующие процессы за счет ЭДО, полностью уходим от обработки электронных документов сотрудниками с помощью автоматизации или роботизации. Удивительно, но в ходе проекта каждый раз появляются новые нестандартные решения, находим дополнительные выгоды от ЭДО.

По каким принципам вы выстраивали процесс согласования внутренних документов?

Сергей: Для нас ключевой показатель – качественно выстроенный и эффективный процесс, удовлетворяющий потребностям бизнеса: последовательное и параллельное согласование, возврат к повторному согласованию, разные маршруты обработки пакета документов, добавление дополнительных внутренних документов к пакету ЭДО от контрагента, хранение комментариев. Также мы реализовали автоматизированное распознавание видов документов для их постановки на маршрут соответствующим обработчикам. В целом при проектировании процесса для ЭДО основной принцип – не замена бумажных документов электронными, а построение эффективного электронного процесса. Это позволяет уже на старте избегать сохранения неэффективных шагов.

Елена: Мы внимательно относимся к запросам бизнес-подразделений и подстраиваемся под их потребности. Помимо стандартных цепочек последовательного или параллельного согласования и настройки разных маршрутов мы добавили автоматизированный анализ поступивших формализованных и неформализованных электронных документов, автоматическое определение маршрута, при необходимости система пропускает или добавляет участников согласования / подписания. Также в маршрутах заложен ряд «фишек». Например, отправленная нами спецификация покупателю только после подписания покупателем разместится в электронном архиве, будет привязана к объектам учетной системы (договор / заказ), и автоматически откроется возможность отгрузки продукции покупателю.

Сколько процессов / документов охвачено ЭДО и какие документы конкретно внедрили?

Сергей: Реализован ЭДО договорного блока, первичных учетных документов и счетов-фактур. Перевели в ЭДО некоторые виды внутренних документов по оприходованию, перемещению и списанию товарно-материальных ценностей с применением простой электронной подписи.

Елена: Охвачены в ЭДО различные виды хозяйственных операций: реализация и закупка ТМЦ, работы, услуги, в том числе ремонты и строительство, а также агентские схемы. Осуществляем ЭДО договоров, счетов-фактур и первичных учетных документов различными форматами, в том числе по приказу ФНС 551 и 552. А если, например, акты нецелесообразно переводить в формат 820 приказа или 551 приказа, то обмениваемся в PDF. Также реализовали ЭДО внутренних документов: приходный ордер (М-4), требование-накладную (М-11) с применением ПЭП. Есть процессы, в которых применяем разные виды электронных подписей: простую у заказчика и квалифицированную у исполнителя работ.

Какими результатами проекта вы можете поделиться на сегодняшний день? Как планируете развивать ЭДО в дальнейшем?

Сергей: Мы гордимся результатами – достижением близкой к 100% автоматической постановки входящего электронного документа более 500 пользователям, часть из которых объединены в группы. Таких групп более 80. В настоящее время в ЭДО переведено более 4000 контрагентов разных видов хозяйственных операций. От них ежемесячно через мультиоператорную систему поступает более 35 тысяч документов, из них ~40% неформализованные, поступающие в том числе отдельно от формализованного документа.

В ЭДО с поставщиками и покупателями мы закрепились на уровне выше 75% и планируем повышать долю электронных документов.

Проект помог существенно сократить время обработки документа – с нескольких дней и даже недель до одного рабочего дня, повысить качество обработки. Мы значительно снизили трудозатраты за счет автоматизации и роботизации функций сверки данных, отражения в учете, сканирования, архивирования, подбора документов по требованиям контролирующих органов. В зависимости от процессов и функционала высвобождение в ряде случаев достигло 90% трудозатрат.

В дальнейшем мы планируем переводить в ЭДО документы, по которым утверждены новые форматы: электронная транспортная накладная, акты сверки, машиночитаемые доверенности и другие.

Елена: В планах достичь совершенства автоматизации внедренного ЭДО, перейдя от безбумажного документооборота к полной обработке документов без участия человека, приблизиться к 100% ЭДО с контрагентами. В настоящее время мы завершаем реализацию кадрового ЭДО. В текущем году обеспечим 30 тысяч наших пользователей неквалифицированными подписями. Мы готовы развивать международный ЭДО при снятии законодательных барьеров.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022» важно для вашей компании?

Сергей: За счет значительных объемов документов, клиентов из различных индустрий и возможности использовать эффект масштаба при реализации проектов у нашей компании огромный потенциал, чтобы внедрять успешные и эффективные решения. Для нас конкурс – это возможность посмотреть на реализованные задачи со стороны, сравнить свой прогресс с рынком. И, конечно же, – это интересный вызов. Выражаю благодарность CFO Russia за организацию конкурса и регулярных мероприятий для обмена опытом.

Елена: Участие в конкурсе – это возможность сравнить свой результат с другими организациями, почерпнуть новые идеи у наших партнеров и коллег, популяризировать значимость перехода в ЭДО для отдельной организации и для страны в целом. Поскольку мы в первую очередь реализовали ЭДО ради достижения качественного результата и построения системы с уникальным решением, то вдвойне приятно одновременно получить высочайшую оценку нашей работы от экспертов в области ЭДО.

Мария Кириченко

Комментарии