Отчет о Семнадцатом Форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Первая секция первого дня «Тенденции в сфере ЭДО» началась с доклада Гагика Григоряна, руководителя проектов управления стратегического развития, ЮТэйр. Он поделился опытом выстраивания системы обмена электронными документами внутри группы компаний и рассказал про особенности организации данных в системе ТОиР (каждая элементарная операция с ТМЦ порождает единственную запись в истории жизненного цикла, а значимые атрибуты ранее созданных записей не подлежат редактированию) и архитектуру межсистемного взаимодействия. Затем спикер акцентировал внимание на ЭДО документов движения авиационно-технического имущества – рассказал об оперативности отражения информации в учёте, однозначном соответствии контента и других преимуществах, которые дает электронный документооборот, и рассмотрел процессный подход к списанию ТМЦ.

Далее про создание электронных шаблонов форм документов в СЭД с целью оптимизации документооборота в компании рассказал Валентин Островский, руководитель инновационных проектов, РОЛЬФ. Спикер отметил, что цифровизация – главный тренд в условиях современного этапа развития экономики, а ЭДО – острая необходимость. Валентин представил развитие новой цифровой платформы One Rolf и модель решения по налоговому мониторингу, а также рассказал про переход на архитектуру автоматизированного управления документацией. Спикер отметил, что ЭДО в их компании полностью покрыта часть, связанная с налоговым учетом. 

Кейсом «Оформление ЭП для работников: основные правила и финансирование» поделилась Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, Интер РАО. Докладчица подчеркнула, что электронная подпись – базовый элемент цифровизации бизнеса, и разобрала процесс оформления простой и неквалифицированной ЭП работника и ФЛ, а также квалифицированной электронной подписи. Помимо этого, Ольга рассмотрела перспективы развития ЭДО в компании:

Во второй секции «Особенности подписания, использования и хранения электронных документов» первым выступил Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP, «ТК Мегаполис». Он рассказал про внедрение и применение облачной ЭП для повышения мобильности и упрощения работы с документами. Спикер рассмотрел законодательные вопросы использования облачной ЭП и объяснил, почему облачная ЭП – это удобно:

Далее Илья поделился текущим опытом использования облачной ЭП в компании и представил перспективы использования с учетом будущих изменений в законодательстве.

В рамках третьей секции «Законодательные изменения в сфере ЭДО» Роман Чубаров, начальник отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России, провел МАСТЕР-КЛАСС «Основные особенности и требования к использованию МЧД». Роман рассказал про эксперимент ФНС России по хранению и работе с МЧД на блокчейн-платформе и перечислил плюсы предлагаемой ФНС технологии:

Затем эксперт отметил, что в эксперименте МЧД уже участвуют 14 операторов электронного документооборота, 8 кредитных организаций и УЦ, 100 хозяйствующих субъектов, 9 органов власти, нотариат и Почта России. Он также добавил, что присоединиться к проекту можно по официальной почте edo@tax.gov.ru 

Тема четвертой секции – «Развитие кадрового ЭДО»

Как сделать мобильный ЭДО понятным, удобным и востребованным у сотрудников, рассказал Павел Козлов, первый проректор по корпоративным функциям и развитию, Техническая Академия Росатома. Он поделился советами, как сделать цифровыми сервисы, которые действительно нужны сотрудникам, и перечислил инструменты, которые делают систему удобной и понятной для пользователей. Кроме того, Павел рассказал, как формировать приоритет электронного оборота над бумажным. Делимся краткими тезисами доклада. Итак, чтобы вашими цифровыми сервисами пользовались, необходимо:

Николай Лазарев, руководитель направления развития и сопровождения централизованных информационных систем, РОСВОДОКАНАЛ, поделился кейсом «Как с помощью цифровых инструментов обеспечить высокий уровень клиентского сервиса по кадровым вопросам для сотрудников». Спикер рассказал, что до старта проекта в группе компаний были следующие трудности:

Чтобы уменьшить трудозатраты и повысить лояльность сотрудников, была разработана собственная система взаимодействия сотрудников с работодателем PRO`ВОДНИК. Сервис позволяет подписывать документы со стороны работника с помощью ПЭП, согласовывать заявления, ознакамливаться с документами, выдавать работнику расчетные листки, запрашивать справки, копии документов, получать справочную информацию и т.д. 

Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом, Мечел, представила доклад «Процессный подход в кадровом ЭДО: как организовать бизнес-процессы при внедрении ЭКДО и построить систему оценки их эффективности». Эксперт сравнила функциональный и процессный подходы в управлении и объяснила, что суть функционального управления – контроль исполнения сотрудниками их функций и строгое исполнение работниками указаний руководителя. У функционального подхода есть много недостатков, например:

В завершение первого дня форума советами по использованию ЭП физических лиц в кадровом ЭДО поделилась Юлия Артамонова, руководитель проектов департамента управления услугами ОЦО, Ростелеком. Она подчеркнула, что основная цель компании – безбумажный документооборот с 85+ тысяч сотрудников компании. В компании решили, что будут дорабатывать и развивать именно свою систему IQHR, не пользуясь сторонними. Затем спикер перечислила виды подписей, которые используют в Ростелекоме, и перечислила преимущества и ограничения использования приложения «Госключ» для работодателя и сотрудников. В завершение доклада Юлия поделилась результатами первых участников проекта ЛК IQHR.  

В конце дня состоялось Вручение наград победителям конкурса «Лучший ЭДО в России и СНГ 2022»