Денис Богомолов, STADA: «Благодаря автоматизации мы экономим более 200 тысяч часов в год»

Проекты оптимизации и автоматизации в STADA

С апреля 2021 года мы реализовали более 40 проектов по автоматизации (из них 5-8 были ключевыми). Они позволяют нам экономить свыше 200 тысяч рабочих часов каждый год, что эквивалентно работе примерно 100 человек.

В первую очередь мы внедрили систему электронных авансовых отчетов в мобильном приложении. Перевели на электронный документооборот 55% наших поставщиков и 90% клиентов. Также на базе электронного документооборота мы настроили автоматическое формирования документов учета и проводок. Это позволяет существенно оптимизировать работу.

Кроме того, мы автоматизировали систему расчета и начисления резерва по бонусам клиентов. Также мы внедрили систему STADA EventiX, которая полностью автоматизировала и перевела в электронный формат работу с лидерами мнений. Благодаря данной системе медицинскому представителю достаточно заполнить несколько полей в смартфоне или планшете. А после того, как мероприятие с лидером проходит, нашему сотруднику не надо озадачиваться, как собрать закрывающие документы и оплатить счета – все это есть в системе. Помимо этого, мы упростили и роботизировали систему закупок. До этого процесс «от закупки до оплаты» осуществлялся в разрозненных системах. Также мы перевели в электронный формат кадровые документы.

К декабрю 2022 года мы планируем дополнительно роботизировать обработку документов во внутренних и внешних системах ЭДО, запустить систему электронных заказов клиентов (EDI).

Автоматизация авансовых отчетов

В нашей компании работает более 600 медицинских представителей по всей России, это значит, что процесс оформления бумажных авансовых отчетов был особенно затруднен – их нужно было отправлять из разных частей России сначала региональным менеджерам для подписания, а потом в центральный офис. Сам сбор чеков, заполнение отчета, распечатывание и т.д. занимало в среднем у сотрудника 4 часа в месяц. Автоматизация также позволила экономить 2-4 часа на дороге в офис для подписания документов и создавать отчет по пробегу, не выходя из машины.

Формирование авансового отчета происходит следующим образом. Например, сотрудник компании провел деловую встречу в кафе. Получив чек, он сразу через смартфон сканирует QR-код на чеке в приложении STADA QuickER, выбирает в приложении категорию расхода и указывает участников встречи. Следующий этап – отправка отчета руководителю. Если отчет согласован, он автоматически попадает в систему SAP, и расходы сотруднику возмещаются.

Благодаря QR-коду, который сейчас есть на большинстве документов, можно также мгновенно получать подтверждение чека в налоговой службе. В нашу систему попадает электронный документ из базы данных налоговой инспекции, который дублирует всю информацию из чека. Таким образом, необходимость в бумаге отпадает. Электронный авансовый отчет готовится несколько минут.

Точность введения данных в систему высокая, поскольку исключаются ручные проводки. По заданным полям, которые выбираются в момент составления авансового отчета, формируется корректная бухгалтерская проводка. Ранее авансовыми отчетами занимались 7 бухгалтеров. В настоящее время – один человек, который консультирует сотрудников по тем или иным вопросам, а не занимается ручной работой с проводками.

Автоматизация системы организации мероприятий

STADA регулярно организует мероприятия для специалистов здравоохранения. Обычно это круглые столы для врачей: собираются несколько таких специалистов, приглашается спикер и доносит информацию по определенному заболеванию, методах лечения, в т.ч. о применении препаратов нашей компании, их эффективности, безопасности и т.д. Обычно такие мероприятия организуют на сторонних площадках - снимают зал или гостиницу. Мероприятие занимает несколько часов. Мы несем определенные расходы: аренда зала, питание, трансфер, гонорар спикера.

Раньше это был полностью ручной и бумажный процесс. Медицинский представитель лично занимался арендой зала, сбором всех закрывающих документов и так далее. В итоге на организацию подобного мероприятия уходило в среднем 6 часов, а в год мы проводим более 4 тысяч таких встреч.

Сейчас мы внедрили электронную систему для организации таких мероприятий – по аналогии с системой для авансовых отчетов. Медицинский представитель выбирает в смартфоне, планшете или ноутбуке место и дату проведения мероприятия и все остальные данные, после чего информация уходит в event-агентство, которое занимается организацией мероприятия и вносит информацию непосредственно в нашу систему STADA EventiX. Система автоматически генерирует договор со спикером в электронном виде и автоматически отправляет ему на электронное подписание. На данный момент трудозатраты сотрудников на весь процесс составляют 30 минут. Оплата спикеру производится как правило уже через 2 дня после проведения мероприятия.

Также в электронную систему для организации мероприятий введены и прошиты все базы данных, проверенные с точки зрения комплаентности. В фармацевтическом бизнесе вопрос этики и комплаентности очень важен, например, нашими политиками установлено, что мы не можем снимать дорогие площадки для таких мероприятий. С этой точки зрения электронная система позволяет работать в рамках установленных правил. То есть к системе подвязана база одобренных комплаенсом площадок на соответствие требованиям политики. Сотрудник в системе может выбрать только площадку из этой базы.

Электронный документооборот и процесс формирования документов учета и проводок

На данный момент на ЭДО мы перевели уже 90% клиентов и 55% поставщиков, что позволяет экономить более 20 тысяч часов ежегодно. В 2020 году 170 минут уходило на ручное отражение проводок. В 2021 году благодаря автопостингу проведение этой операции занимало 10 минут, а благодаря полуавтопостингу – 80 минут. С помощью электронного документооборота удалось сократить количество этапов в принципе по сравнению с бумажным документооборотом. 

Раньше процесс формирования документов учета и проводок на основе бумажных документов состоял из 17 «ручных шагов». Теперь наш электронный документооборот позволяет формировать проводки автоматически. Сотруднику достаточно получить документ и передать его на электронное подписание (электронно). Благодаря данному решению мы экономим время людей.

Единый автоматизированный и роботизированный процесс «от закупки до оплаты»

Когда мы приступили к оптимизации данного процесса и составили его схему, он выглядел недоработанным. Процесс охватывал несколько систем, не интегрированных друг с другом. Данные вводили одновременно в несколько систем и переносили из одной системы в другую. В то время мы использовали SAP Ariba, SAP ERP, систему внутреннего электронного документооборота и в целом более 5 систем, не интегрированных между собой. Это было очень неудобно, долго и неэффективно. Поэтому мы внедрили роботизированное решение, которое смогло «вклиниться» в Ariba. Это было очень непросто – провайдер системы Ariba долго не мог предоставить техническую возможность загружать данные напрямую в систему и получать данные из нее. В итоге нам всё же удалось интегрировать данные нескольких учетных систем в единый контур. Благодаря этому весь процесс «от закупки до оплаты» стал более прозрачным и не вызывает такого напряжения у пользователей.

Кроме того, теперь мы можем видеть состояние бюджета в разрезе статей бюджета в онлайн-режиме при заведении заявки на закупку. Стоит отметить, что заявка автоматически блокируется при недостатке бюджета. Также пользователи могут в режиме онлайн отслеживать прогнозные сроки и статус оплаты по своим заявкам. Кроме того, система собирает аналитические данные для улучшения процесса и направляет напоминания пользователям при наступлении плановых сроков по процессу (даты поставки, согласования, сбора закрывающих документов и т.д.).

Закрытие и полная аналитика на третий рабочий день

Автоматизация позволила нам закрывать отчетность на третий рабочий день и загружать ее в корпоративные системы. Для ее визуализации мы используем Power BI дэшборды и онлайн-публикации в группах Teams. Уже на третий день мы имеем полную аналитику по бюджету, факту, прошлому прогнозу на уровне PL по странам, ответственным подразделениям, направлениям, а также статьям расходов и продуктам.

Обученная и хорошая скоординированная команда, выверенный процесс и механизмы контроля, автоматические начисления и проводки (G2N, автопостинг), частые циклы загрузки в SAP B4HANA, а также моментальная автоматическая консолидация в Power BI помогают нам получать аналитику сразу по окончании отчетного периода.

Другие области применения роботов в компании

Наши виртуальные сотрудники работают 24/7, мы используем их во многих процессах. Например, для проверки новых контрагентов на nalog.gov.ru, ежедневной проверки контрагентов на предмет блокировки, а также онлайн-синхронизации данных из базы одобренных поставщиков с SAP Ariba. Про использование роботов для интеграции SAP Ariba и других систем я уже упоминал в предыдущем разделе. 

В закупках используется робот для создания заявки на закупку (PR), заказа (PO) и Приложения к договору, ведется онлайн-контроль бюджета и контроль нарушений (даты получения услуг, выставления акта, подписания ЭЦП). Кроме того, робот мониторит условия оплаты и постановку времени оплаты в график.

В сфере сбыта роботы занимаются рассылкой обновлений прайс-листа, а также загружают данные о тендерных продажах с официальных электронных площадок и рассылают информацию ответственным сотрудникам.

Для проведения отчетности роботы формируют проводки в SAP по электронным документам поставщиков, начисляют резерв по бонусам клиентов, готовят статистическую отчетность для Федеральной налоговой службы, а также подают данные о мероприятиях в Росздравнадзор.

Денис Богомолов, вице-президент по финансам, ИТ и развитию бизнеса в регионе Россия и Евразия, STADA

Комментарии