Ада Гора, Гулливер Групп: «Мы можем в любой момент посмотреть, что происходило с документом: кто поставил ЭЦП или согласовал»

Ада Гора, product owner СЭД Гулливер Групп и спикер Семнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом трансформации СЭД: с чего все начиналось, какие шаги были предприняты и каких результатов удалось достичь за 2 года.

На каком этапе развития находилась СЭД, когда вы пришли в Гулливер Групп?

Я пришла в компанию в конце 2020 года. На тот момент использовался гибрид программы 1С:документооборот и 1С:ERP, но не было отдельного программного продукта. Все, что касалось электронного документооборота, было очень усеченным и неповоротливым. Например, минимальная корректировка любого процесса обработки документов (на тот момент было всего четыре вида документов) занимала до двух недель и выполнялась программистом. При такой реализации страшно было думать о внедрении новых процессов и даже оперативном обслуживании существующих. Также хочу отметить, что на тот момент был внедрен только процесс согласования документов, а возможности подписывать документы с помощью ЭЦП не было в принципе.

Работа по ЭДО с контрагентами строилась по устаревшим принципам. Так сложилось, что в компании было несколько операторов ЭДО, при этом не было единого владельца процессов. И, как следствие, у сотрудников выработалась привычка работать по своей интуитивно разработанной схеме: «Я что-то нажал, документ куда-то ушел. Позвоню в бухгалтерию, они знают, где подписать». Таким образом, бухгалтерии приходилось быть на связи 24/7, чтобы подписывать весь неструктурированный поток документов. Еще одна боль, с которой многие сталкивались в то время, – все сотрудники использовали ЭЦП генерального директора, которую можно было копировать.

В какие этапы проходила трансформация СЭД? Какой из них стал самым сложным?

Прежде всего, нам было необходимо разорвать связь между ERP и СЭД и вынести функционал ЭДО в отдельную систему. Далее, в отдельную систему перевели процессы обработки договорной и казначейской документации – это четыре вида документа, которые существовали на старте (договор, дополнительное соглашение, заявка на расходование денежных средств, заявка на увеличение лимита). Когда мы начали выходить в отдельную СЭД, акцент сделали на том, чтобы процесс можно было легко обслуживать. По этой причине мы уделили особое внимание управлению и администрированию: создали ролевую процессную модель, чтобы в течение нескольких минут можно было что-то подправить в процессе. Таким образом мы заложили плацдарм для дальнейшей легкой работы.

Следующим шагом перевели в СЭД работу сервисных подразделений для управления потоком задач и контроля SLA. Свою работу в СЭД начал юридический департамент (в разработанной с помощью типового функционала 1С:документооборот подсистеме Legal Service Desk) и департамент логистики (в разработанной также внутри СЭД подсистеме «Единое окно департамента логистики»). На этом этапе уже не было особых сложностей, и мы поняли, что архитектура нашей внутренней системы электронного документооборота «обрела красоту». Значит, можно переходить к внешнему ЭДО.

Для его развития и снижения потока бумажных документов было необходимо перевести на ЭДО максимальное количество существующих партнеров и проработать порядок взаимодействия по ЭДО с контрагентами. Мы хотели создать такое пространство для наших сотрудников, которое позволило бы максимально интегрировать процессы ЭДО в существующую в группе компаний СЭД. И вшить в нее процессы обработки всех электронных документов так, чтобы рядовой сотрудник даже не задумывался, что именно ему необходимо сделать в конкретный момент с документом. А также, прекратить постоянный поток неструктурированных обращений к коллегам для согласования, подписания или отправки документов.

Именно этот этап стал самым сложным. Было очень много вопросов. Например, как в этой стройной системе связать все существующие типы электронного документа, потому что для каждого из них действуют свои принципы обработки, формы, форматы? Как сделать этот процесс единым, соответствующим регламентам, но при этом удобным? Особенно в условиях удаленной работы. Внедрение велось в разгар пандемии, когда всех переводили на удаленку, а процесс нельзя было останавливать. Другой вопрос – как сделать процесс согласования юридически значимого документооборота безопасным и соответствующим законодательству? Здесь же вопрос про ЭЦП. В то время очень сильно менялось законодательство в части получения ЭЦП. И в силу тех же ковидных трудностей у нас несколько раз менялась команда разработки.

На сегодняшний день мы реализовали во внутренней СЭД обработку входящей и исходящей формализованной и неформализованной документации. Все это связали с нашими внутренними регламентами, разделили пользователей по бизнес-направлениям, выдали всем персональные ЭЦП. Ключевым оператором выбрали Диадок и постарались максимально перевести все процессы в одну систему. Благодаря этому стало возможным подписывать документы непосредственно в СЭД. На конференции я расскажу об этом детальнее.

Какими главными достижениями использования СЭД вы можете поделиться на сегодняшний день?

Мы стали намного ближе к переводу всех документов группы компаний в безбумажный цифровой вид. Почему я говорю безбумажный и цифровой? Потому что очень многие считают, что переход во внешний и внутренний ЭДО – это оптимизация процессов согласования или обработки, а по факту документы продолжают распечатывать, подписывать синими чернилами и отправлять в архив. Моей задачей было уйти в полный безбумажный цикл.

Мы сократили малоэффективный и нетворческий ручной труд, освободили время людей, сократили время между этапами обработки документов. Особенно, когда эти этапы обработки проходят между бизнес- и функциональными направлениями. Это те самые узкие места, где были потери и времени, и эффективности процесса. Как итог, мы обеспечили информационное сопровождение каждого такого процесса. Очень важно спустя два-три года и больше иметь возможность в любой момент посмотреть, что происходило с документом, кто поставил ЭЦП, кто согласовал, когда отправили контрагенту и т.д.

Задать свои вопросы Аде и узнать больше об опыте Гулливер Групп вы сможете на Семнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 20-21 октября 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии