Отчет о Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Тенденции развития кадрового электронного документооборота» началась с доклада Романа Чубарова,начальника отдела методологии применения электронной подписи и хранения электронных документов хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота, ФНС России. Он представил требования, содержание и порядок использования МЧД и рассмотрел форматы электронных документов, требования к операторам электронного документооборота, а также вступление в силу положений 63-ФЗ с учетом правок.

В завершение выступления эксперт рассказал про эксперимент по обмену электронными доверенностями на платформе распределенного реестра ФНС России. Вот 7 плюсов технологии, которую предлагает ФНС:

• Среда цифрового доверия
• Реестровая модель
• Распределенное хранение
• Нет единой точки отказа
• Быстрое внедрение и развертывание технологии
• Быстрая доступность доверенностей всех участников
• Единое государственное решение для B2B, B2С и B2G

Далее особенности электронного документооборота в ФСС и основные ошибки при предоставлении электронной отчетности рассмотрел Григорий Прямов, руководитель Департамента информационных технологий и защиты информации, ФСС России. Он представил основные составляющие и принципы реализации электронного документооборота в Фонде, а также рассказал про машиночитаемую доверенность ФСС – ее структуру и возможные операции с МЧД средствами СЭДО, дополнительные возможности и ограничения. Приводим некоторые из принципов ЭДО в ФСС:

Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет», Segezha Group, выступила с докладом «Кадровый электронный документооборот: желания и возможности». Спикер поделилась предпосылками перехода на ЭКДО и этапами его развития в компании, а также представила комплекс интеграционных решений. Помимо этого, Евгения рассказала, как именно в ее компании выбирали решение для полноценной цифровизации процессов и документов. А также рассмотрела требования ИТ и ИБ к системе «Личный Кабинет Сотрудника» ЭКДО (например, развертывание на серверах компании, интеграция с 1С ЗУП, интеграция с AD/SSO) и основные трудности перехода на электронный кадровый документооборот.

В завершение секции Антон Кузнецов, заместитель начальника департамента информационных технологий, РОССЕТИ Северо-Запад, представил кейс «Безбумажный офис: от мифа к реальности». Он рассказал про основные компоненты безбумажного офиса и архитектуру ЭДО ЮЗД, а также поделился рекомендациями по переходу к безбумажному офису. Спикер рекомендовал продумывать базовые положения, связанные с ЭДО, для всей компании в целом, внедрять ЭКДО поэтапно, а также прорабатывать вопросы риск-менеджмента и системы внутреннего контроля.

Во второй секции «Актуальные вопросы внедрения и оптимизации кадрового ЭДО» первой выступила Ольга Ершова, заместитель генерального директора по кадровым вопросам и организационному развитию, ГалоПолимер. Она поделилась опытом построения матрицы проекта для реализации ЭКДО в компании. Прежде всего, спикер объяснила, что важно учесть при составлении матрицы, и рассказала, какие сложности возникают при этом. Ольга также акцентировала внимание на работе со стейкхолдерами и отметила другие важные моменты при разработке локально-нормативных актов. Спикер подчеркнула, что, выбирая ПО для составления матрицы согласования документов, важно обращать внимание на его удобство – гибкость и наличие мобильной версии.

Как подготовиться к переводу кадровых процессов и документов в электронный вид? На этот вопрос в рамках своего выступления ответила Екатерина Шанаева, директор по персоналу, Кенгуру. Спикер рассказала, как подготовить обоснование перехода на ЭКДО для руководства и работать с сопротивлением сотрудников кадровой службы и бухгалтерии. А для работы с сопротивлением понадобится следующее:

Также Екатерина поделилась тем, что важно учесть при запуске проекта, и как провести аудит бизнес-процессов кадрового администрирования под требования ЭКДО. В заключение она рассказала, с какими сложностями столкнулась компания в рамках проекта.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО, рассказала Надежда Соколова, директор по персоналу СБЕ Мастики и Строительная химия, ТехноНИКОЛЬ. Она поделилась параметрами и критериями выбора оператора ЭКДО и представила основные шаги по его выбору. Также Надежда продемонстрировала матрицу ранжирования для сравнения предложений и ответила на вопрос, можно ли обойтись без оператора и разработать собственное решение. Предлагаем посмотреть, кто должен входить в команду по выбору оператора ЭДО:

• HR-специалист
• ИТ-специалист
• Юридическая служба
• Другие:
• Бизнес-аналитик
• Финансовая служба
• Экономическая безопасность

Далее кейсом «Грамотная оцифровка кадровых документов: порядок перевода документов в электронный вид и расстановка приоритетов» поделилась Ирина Румянцева, начальник отдела по операционной поддержке работы с персоналом, Вымпелком. Как отметила Ирина, прежде всего, необходимо сформулировать и поставить цели проекта ЭКДО. После этого проанализировать и актуализировать текущие документы, а также расставить приоритеты в реализации электронных документов.

Марина Назарова, начальник отдела мотивации и кадрового администрирования, FUN&SUN, рассказала, как рассчитать стоимость внедрения ЭКДО и рационально распределить бюджет. Спикер объяснила, как оценить состояние кадровых документов и готовность персонала к переходу на ЭКДО и рассчитать экономию средств от внедрения. Кроме того, Марина поделилась опытом убеждения коллег в эффективности ЭКДО. Вот лишь некоторые из преимуществ ЭКДО: «прозрачная» работа с документами – в системе зафиксированы все действия с документами, легкий доступ к любому документу, повышение лояльности сотрудников, оценивших прогрессивность цифрового HR, ускорение подписания документов сотрудниками: с 3-х дней до 30 минут.

В завершение секции состоялся КРУГЛЫЙ СТОЛ на тему «Основные ошибки и риски при внедрении ЭКДО». В нем приняли участие: Наталья Дронова, руководитель отдела методологии бухгалтерского учета и налогообложения, РОЛЬФ (модератор); Ксения Шульгина, руководитель функции организационного развития и вознаграждений, Аптечная сеть 36,6; Екатерина Шанаева, директор по персоналу, Кенгуру; Валерий Фролов, руководитель проекта внедрения КЭДО в Группе ППК, директор по управлению персоналом, Контейнерный терминал Санкт-Петербург; Егор Соколов, начальник отдела автоматизированных систем управления, Gazprom International. Участники поделились своим опытом по следующим вопросам:

Каждый из участников круглого стола представил презентацию, где были подробно разобраны вышеприведенные ошибки, риски и трудности, и поделился опытом их преодоления с коллегами. Вот, например, какими рекомендациями поделился Валерий Фролов, чтобы электронные документы подписывались в срок: вовлечение персонала, контроль ознакомления с документами со стороны HR, внедрение сервиса напоминания работникам о необходимости подписания документов.

Тема третьей секции – «Эффективные ИТ-инструменты для автоматизации кадровых процессов».

Как обеспечить безопасность электронного архива внутри компании и при обмене данными с другими организациями? Об этом в рамках своего выступления рассказал Егор Соколов, начальник отдела автоматизированных систем управления, Gazprom International. Спикер поделился советами по построению эффективной схемы использования и хранения документов, а также отметил, как при этом обеспечить безопасность электронного архива и какие регуляторные риски могут возникнуть. Вот лишь несколько вопросов, в которых компании нужно будет разобраться для эффективной работы с документами:

Конференция завершилась выступлением Евгении Чигаевой, руководителя направления документационного обеспечения, РОСВОДОКАНАЛ. Она представила кейс «Командировка в цифрах – автоматизация всех этапов документооборота: от заявки до авансового отчета». Евгения обозначила цели и рассказала про этапы автоматизации командировочного процесса, а также поделилась достигнутым эффектом. Приводим несколько ключевых составляющих успеха автоматизации оформления командировок: описание as is и to be, разработка подробного технического задания, совместимого со всеми участниками процесса, выбор гибкого подрядчика, компетенции ИТ-департамента, составление ТЗ эксплуатации системы, гибкие настройки системы и т.д.