Евгения Материкина, Segezha Group: «Наша цель – оптимизация кадровых процессов и защита интересов компании и сотрудников в условиях цифровой трансформации»

Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group и спикер Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации кадровых процессов и рассказала, с какими трудностями при этом сталкиваются компании сегодня.

Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group и спикер Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации кадровых процессов и рассказала, с какими трудностями при этом сталкиваются компании сегодня.

С каких шагов начался процесс автоматизации кадровых процессов в вашей компании?

Segezha Group – уникальный российский лесопромышленный холдинг. География дивизионов группы насчитывает 9 регионов Российской Федерации, юридически более 40 компаний, из которых 19 – крупные производственные предприятия. Холдинг выделяется в отрасли полным циклом собственной лесозаготовки и специализацией на выпуске широкой линейки высокомаржинальной продукции. В фокусе развития – экологичные технологии глубокой переработки древесины и максимально безотходного использования сырья. Группа – один из крупнейших лесопользователей в мире. Общая площадь арендуемого лесфонда составляет 15,7 млн га, а объем расчетной лесосеки – 22,7 млн куб. м (с учетом ПИП – приоритетных инвестиционных проектов). Стабильность бизнеса гарантируется высокой степенью самообеспеченности сырьем – 84% потребностей компании в древесине покрывается за счет собственных ресурсов. Чтобы увеличить вклад российских лесов в общепланетарную борьбу с изменением климата и улучшить их продуктивность, во всех лесных активах группы внедряются принципы устойчивого лесопользования на основе научно подтвержденной интенсивной модели. Segezha Group занимает лидерские позиции по целому ряду высокоэкологичной, углероддепонирующей продукции лесопромышленного комплекса. Так, холдингу принадлежит 1-е место в России по производству бумаги для многослойных мешков, выпуску промышленных бумажных мешков и пиломатериалов. Трудовой коллектив растет и развивается вместе с холдингом – сейчас в нем уже около 20 тыс. человек.

Исторически практически на каждом предприятии, которое присоединялось к группе, существовал обособленный отдел кадров со своим регламентом работы. Автоматизация кадровых процессов началась с унификации регламентов работы кадровых служб и перехода на единую платформу для кадрового учета и расчета заработной платы. Все это было бы невозможно без организационной реформы – образования нового офиса – Объединенного Центра Обслуживания (ОЦО г. Киров). Он взял на себя такие учетные функции, как бухгалтерский и налоговый учет, а также кадровое делопроизводство и расчет заработной платы. Так как перевод функций в ОЦО потребовал единое программное обеспечение, то оба проекта – организационный и технический – были сопряжены по срокам и протекали параллельно. В комплекс интеграционных решений для учета заработной платы, управления персоналом, унификации нормативно-справочной информации, а также для взаимодействия между дивизионами и ОЦО вошли продукты на платформе 1С. Решение для личного кабинета сотрудника и работы с цифровой подписью находится на стадии выбора и проработки. Таким образом, автоматизация началась с создания единой учетной системы и единой базы данных по персоналу, что стало основой интеграционного комплекса: электронный архив, корпоративный портал, система подбора персонала, личный кабинет и т.д.

С какими основными препятствиями вы сталкиваетесь при переходе на ЭКДО?

В условиях динамично меняющегося законодательства, спешащего за мировыми тенденциями в сфере кадровых процессов, компании не успевают фиксировать требования к функционалу системы кадрового электронного документооборота. Segezha Group тут не исключение. Полноценное внедрение ЭКДО невозможно без решения вопроса с электронными подписями для сотрудников. Только после стабилизации и послабления законодательных требований стало понятно, что для большинства кадровых процессов допустимы простые и неквалифицированные электронные подписи сотрудников. Значит, бюджет затрат на перевод сотрудников на электронное взаимодействие с работодателем Segezha Group можно сократить, учитывая штат в 16 тысяч сотрудников.

Завершение методологической унификации и перевода на единую техническую базу также задерживало перевод на электронное взаимодействие с сотрудниками.

До сих пор не весь исторически сложившийся кадровый документооборот унифицирован, и единичные компании группы не перешли на единую платформу учета. Однако уже сейчас более логично подбирать инструмент ЭКДО с четким осознанием потребностей компании в условиях общемировой цифровой трансформации кадровых процессов.

Учитывая ваш текущий опыт, что бы вы сделали по-другому при подготовке к внедрению ЭКДО?

В целом выбранный подход к внедрению полноценного ЭКДО в Segezha Group – правильный. Мы унифицировали процессы, соблюли требования законодательства, а также выдерживаем высокие требования и стандарты в области качества и скорости выполнения кадровых процессов в группе. Мы обеспечили техническую основу для быстрой обработки и хранения больших объемов информации и убедились в безопасности перевода кадрового процесса в электронный вид со стороны нормативной и правовой базы. Наша цель – оптимизация кадровых процессов и защита интересов компании и сотрудников в условиях цифровой трансформации. Поэтому время, потраченное на поэтапное внедрение, играет нам на руку.

Задать свои вопросы Евгении и узнать больше об опыте Segezha Group вы сможете на Восьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 24 августа 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии