Ольга Бибикова, Аптечная сеть 36.6: «Есть условия, при которых автоматизация казначейских процессов становится абсолютно реалистичным решением»

Ольга Бибикова, руководитель казначейства Аптечной сети 36.6 и спикер Шестой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», поделилась с CFO Russia опытом настройки платежного процесса в ERP-системе и рассказала, какие подводные камни возникли на этом пути.   

Какие казначейские процессы были автоматизированы в вашей компании в первую очередь? 

Два года назад руководство группы компаний 36.6 приняло решение выбрать в качестве ERP-системы 1С Предприятие Управление холдингом, чтобы централизовать финансовый учет всех компаний группы. При этом была цель сократить количество используемых программ и внедрить единые стандарты для всех компаний группы, чтобы проводить расчеты с контрагентами в рамках установленных бюджетных лимитов. Для проведения платежей основных компаний группы мы ранее использовали отдельную программу Казна, разработка N-Syst. С ее помощью контролировали бюджет ДДС, формировали управленческий отчет о фактическом движении денежных средств. Но в 1С Предприятие Управление холдингом есть аналогичный функционал, поэтому очевидным было решение перейти с платежными процессами в Управление холдингом как на единую финансовую платформу для всех компаний группы. При миграции функционала из старой программы в новую за основу решили взять типовой функционал с возможной кастомизацией некоторых элементов в случае необходимости. В целом функционал 1С Предприятие Управление холдингом позволяет автоматизировать не только платежный процесс, но и другие области казначейства, такие как мониторинг финансовых рисков, управление кредитным портфелем и т.д. Это следующие задачи для реализации.

С какими трудностями вы столкнулись при автоматизации казначейских процессов? Как удалось их преодолеть?

Один из камней преткновения при внедрении любой новой программы — вопрос, где и как вести справочник контрагентов и справочник договоров, а также кто и как будет их актуализировать. У 1С Предприятие Управление холдингом хорошая настройка, чтобы вести нормативно-справочную информацию, включая справочники по контрагентам и договорам, и при этом проверять корректность вносимых расчетных счетов и т.п. Но на тот момент в 36.6 уже был настроен процесс выбора контрагентов на условиях проведения тендера и использовалась система электронного документооборота (СЭД). Эта программа была отправной точкой, чтобы инициировать закупку и провести тендер для выбора поставщика. Далее в этой системе проходит процесс внутреннего согласования договора с поставщиком, выступившим победителем тендера, подписание договора и хранение сканированных копий заключенных договоров и сопутствующих документов. В такой ситуации было принято решение, что СЭД выступит системой мастер-данных, где ведутся соответствующие справочники контрагентов, их расчетные реквизиты и договоры. Типовое решение СЭДа не позволяет автоматически контролировать корректность внесения расчетных реквизитов в справочник контрагентов. Такие моменты, как проверка контрольного числа в расчетном счете или валидация корсчета и БИК банка, в типовом решении СЭДа не предусмотрены. Сотрудники дирекций и департаментов, инициирующих закупки или продажи, вносят необходимые данные, в том числе расчетные реквизиты контрагентов в СЭД. Мы приняли решение — добавить настройки для автоматического контроля реквизитов самой программой, чтобы снизить процент заявок на оплату с некорректными расчётными реквизитами. Пока делается соответствующая доработка программы, мы подготовили обучающие материалы и организовали семинар для сотрудников различных структурных подразделений. 

Еще одна проблема, которую необходимо было решить, — повторная оплата поставщику. Чтобы это исключить, в 1С Предприятие Управление холдингом ввели настройки, которые проверяют повторное наличие в системе документа-основания платежа с такими реквизитами. Если в 1С Предприятие Управление холдингом заводится повторно счет на оплату, программа направляет уведомление инициатору о том, что такой счет на оплату уже зарегистрирован в системе. Дальше программа не позволяет завести заявку на оплату повторно. Данное решение позволило уйти от проблемы повторной оплаты поставщику.

Ваш совет компаниям, которые только планируют автоматизировать казначейские процессы: на что стоит обратить первоочередное внимание? 

Необходимо договориться внутри корпоративной структуры, и лучше закрепить это формально, о следующих правилах: процессы закупок и продаж должны быть настроены и стандартизованы, работа с контрагентами должна проходить через единую информационную базу, сотрудники подразделений, инициирующих продажи или закупки, должны регистрировать документы-основания для проведения расчетов с контрагентами в управленческой системе, каждый центр финансовой ответственности самостоятельно оформляет заявки на оплату в программе, для продаж используется типовой набор документов для оформления актов и счетов на оплату для покупателей. При такой организации процессов закупок и продаж автоматизация казначейских процессов становится абсолютно реалистичным решением.

Чем больше в системе есть данных для идентификации поступлений по расчетному счету, тем проще организовать автоматизацию разноски поступлений по банковским выпискам. А своевременное оформление заявок на оплату позволяет аккуратнее строить краткосрочный прогноз движения денежных средств.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте Аптечной сети 36.6 вы сможете на Шестой конференции «Автоматизация корпоративного казначейства», которая состоится 25-26 августа 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии