Дарья Смирнова, AB InBev Efes: «Участие внутреннего аудита в локализации тендерной политики стало вызовом и экспериментом»

Дарья Смирнова, руководитель отдела внутреннего аудита AB InBev Efes и спикер Восьмой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», объяснила CFO Russia, в чем заключаются особенности и предпосылки локализации тендерной политики, и рассказала, какую роль при этом играет служба внутреннего аудита.

В чем состоит главная особенность локализации тендерной политики на уровне России?

Компания AB InBev Efes — лидер на российском пивоваренном рынке с высокой скоростью внедрения изменений и инноваций. Для компании характерны масштабирование бизнес-процессов (структура управления политиками и процедурами распространена на все регионы присутствия) и матричная структура управления, которая основана на принципе двойного подчинения.

Например, отдел закупок подчиняется Президенту AB InBev Efes и руководителю закупок региона, который включает несколько стран. Если возникает необходимость изменить процесс и добавить дополнительные контроли (например, в работу функции закупок на уровне отдельной страны, в нашем случае — России), то необходимо согласовать изменения с разными уровнями управления.

Роль локализации тендерной политики и внесения дополнительных контролей на уровне России взял на себя внутренний аудит. Поскольку это отдел, у которого есть контакты с разными уровнями управления в компании. 

Что стало предпосылкой локализации политики в вашей компании?

Вопрос необходимости локализации тендерной политики обсуждался у нас уже давно. Однако изменения требовали длительного времени на проработку и согласование. Глобальная закупочная политика компании не была локализована — использовался англоязычный документ с общими требованиями к выбору поставщиков.

Так, при проведении внутренних расследований иногда возникали трудности с привлечением сотрудников к ответственности за несоблюдение политики вследствие ее «неофициального» статуса и того, что глобальным документом пользовался преимущественно отдел закупок.

Какие новые тенденции возникают в тендерной политике в России в свете геополитической обстановки?

Отдел закупок и отдел комплаенса постоянно проводят анализ поставщиков на предмет комплаенс-рисков и ищут альтернативы на локальном рынке.

Учитывая геополитическую обстановку, мы добавили следующие принципы в рамках локализации политики:

1. Компания прилагает необходимые и достаточные усилия для того, чтобы избежать деловых отношений с контрагентами, деятельность которых противоречит законодательству Российской Федерации и/или политикам и процедурам компании с учетом последних нововведений. Компания всегда придерживалась принципа открытости бизнеса и информирования контрагентов о принятых в организации антикоррупционных стандартах ведения бизнеса.

2. Чтобы обеспечивать бесперебойность цепочек поставок, при заключении сделок компания находит альтернативных поставщиков в каждой категории закупки локального производства. При их отсутствии выбирают контрагентов из других стран и регионов, в отношении которых нет рисков недопоставок или иных обстоятельств, негативно влияющих на устойчивость цепочки поставок.

С какими вызовами столкнулась ваша служба внутреннего аудита при локализации тендерной политики на уровне России?

Само по себе участие внутреннего аудита в локализации тендерной политики было вызовом. Это стало экспериментом, в ходе которого служба внутреннего аудита должна была помочь бизнесу и выступить в роли консультанта и доверенного советника, а также провести необходимые разъяснения и обучение для всех сотрудников компании. 

Также нам было необходимо решить еще одну актуальную проблему — исключить потенциальную аффилированность сотрудников компании-заказчика с участниками тендера.

К признакам аффилированности и взаимозависимости относится как прямое, так и косвенное участие одной организации в другой. Это влечет за собой ряд операционных и налоговых рисков. В связи с этим мы внедрили оценку аффилированности участников тендера. Она решает следующие задачи:

Проверка аффилированности заключается в том, что закупщик (или инициатор закупки) формирует полный список участников тендера и отправляет службе безопасности запрос на проверку. Ее проводят в кратчайшие сроки и используют современные системы мониторинга финансового состояния юридических лиц и взаимосвязей между ними. Допустим, если в результате проверки трех участников оказывается, что двое из них взаимосвязаны, выбирают третьего, а одно из взаимосвязанных юридических лиц исключают.

Помимо проверки аффилированности, мы дополнили процесс проведения тендера. Например, ввели обязанность для инициатора проводить тендер по категориям, не покрываемых отделом закупок, ввели закрытый перечень причин, когда тендер невозможен, закрепили ответственность сотрудников за хранение документации и соблюдение контрольных процедур.

Внутренний аудит согласовал предложенные дополнения к процессам со всеми уровнями управления и вовлеченными отделами.

Задать свои вопросы Дарье и узнать больше об опыте AB InBev Efes вы сможете на Восьмой конференции «Внутренний контроль и внутренний аудит как инструменты повышения эффективности бизнеса», которая состоится 12 августа 2022 года.

Комментарии