Отчет о Тридцать первой конференции «Общие центры обслуживания – Саммит руководителей» (День 1)

Первая секция первого дня «ОЦО 2022: как обеспечить стабильную работу компании» началась с доклада «Влияние санкций на работу российских ОЦО». Об этом влиянии рассказала Татьяна Ревякина-Барабаш, директор по развитию, Северсталь-ЦЕС. Прежде всего, Татьяна подчеркнула, что сегодня все составляющие операционной модели находятся преимущественно под негативным влиянием, а персонал снова демотивирован. Также спикер отметила, что проекты останавливаются, горизонты сокращаются, KPI проектов становятся более жесткими, бюджеты на консалтинг сокращены, при этом клиенты становятся требовательнее. «Сервис сегодня – сервис без излишеств», – резюмировала Татьяна. Вот 7 главных элементов операционного ОЦО, находящихся под влиянием санкций: персонал, технологии, проекты развития, P&L, качество, процессы, взаимоотношения с клиентами. 

Как с помощью аудита выявить и оптимизировать или ликвидировать неэффективные бизнес-процессы ОЦО? На этот вопрос в рамках своего выступления ответил Вадим Лебедев, начальник отдела эффективности и методологии управления сопровождения ИТ, развития и повышения эффективности, ЦБУ ТМК-Синара. Эксперт представил простые шаги для оптимизации бизнес-процессов ОЦО: определить приоритетные процессы, сформировать программу аудита, найти и предложить решения системных проблем. «Традиционный аудит не подходит для использования в нынешних реалиях из-за несовпадения приоритетов», – подчеркнул спикер. Вместо традиционного аудита докладчик предложил использовать матрицу выбора процессов для оптимизации. В ней процессы для первоочередной оптимизации определяются на основе интегрального рейтинга, положения трёх координат: трудозатраты, стоимость, «голоса» клиентов.

Анастасия Иночкина, начальник отдела корпоративной отчетности по РСБУ, РН Учет, рассказала про управление рисками в ОЦО. Прежде всего, Анастасия поделилась предпосылками создания инструмента по оценке рисков, анализом статистики по ошибкам и матрицами контрольных процедур. Спикер отметила, что главный риск для их ОЦО – риск искажения финансовой отчетности. Далее она представила используемые подходы к оценке рисков искажения финансовой отчетности и инструмент, применяемый для оценки рисков. В завершение выступления спикер сделала акцент на ранжировании (инвентаризации) и управлении рисками (автоматизации контрольных процедур).

Особенности создания централизованного казначейства рассмотрел Рамиль Васиков, руководитель Центра корпоративных финансов Центра обслуживания бизнеса, Татнефть. Спикер рассмотрел предпосылки создания централизованного казначейства, объяснил, как разделять финансовые функции между корпоративным центром и общим центром обслуживания, и поделился перспективами развития централизованного казначейства. Также эксперт поделился проблемами и ошибками в начале реализации проекта по созданию централизованного казначейства и разделению финансовых функций между корпоративным центром и ОЦО. Среди этих ошибок: недостатки в методологии процедур централизованного казначейства, необходимость доработок информационно-технических систем, дополнительная нагрузка на кураторов договоров по сопровождению финансового документооборота и т.д.

Вторая секция «Цифровой ОЦО» началась с выступления Ларисы Заторской, руководителя департамента закупочных сервисов филиал ОЦО, УРАЛХИМ. Она рассказала про миграцию процессов на примере проекта «Централизация бэк-офиса закупок». Лариса поделилась советами по построению модели миграции процессов от задач до эффективных решений, а также подробно описала аспекты организации проекта: этапы (подготовка к миграции, миграция, стабилизация, обслуживание), мероприятия, документы, факторы успеха на каждом из этапов. Спикер подчеркнула, что для эффективной миграции важно выстроить качественные коммуникации, следовать принципу гембы – идти и смотреть на процессы с заказчиками, а также собирать стратегические сессии с ними. Нужно, чтобы все инструменты, которые используются, были понятны заказчику.

Далее выступил Артем Ковалев, руководитель центра бухгалтерской информационной поддержки, Лента, и рассказал про автоматизацию бизнес-процессов в ОЦО с помощью ЭДО. Артем акцентировал внимание на развитии ЭДО по некоммерческим направлениям, а также поделился результатами внедрения электронного документооборота в своём ОЦО и ближайшими планами. «Все акты сверок приходят на единое информационное окно, занимается ими бухгалтерия», – рассказал спикер о результатах проекта и добавил, что сейчас в их ОЦО решают вопрос с КЭП: её согласование должно сократиться до трёх рабочих дней.

Опытом использования электронных сервисов при пересмотре заработной платы поделилась Виктория Белоусова, начальник департамента по работе с персоналом, ЕВРАЗ Группа компаний. Спикер рассмотрела цифровизацию как инструмент снижения количества бумажного документооборота и повышения комфортности для участников процесса. ЕВРАЗ Группа компаний разработала веб-приложение для пересмотра зарплаты с информацией из всех учетных систем. В этом приложении сначала руководитель производит свою оценку оплаты труда, далее данные идут в HR-службу и затем к начальнику цеха. Это сокращает процедуру пересмотра с 6 рабочих недель до одной недели. «Будем идти в сторону развития своих ИС и зашивания туда КЭП для работодателя», – поделилась планами Виктория.

Затем состоялся МАСТЕР-КЛАСС «Реорганизация рабочего места сотрудника бэк-офиса с применением всех требований к технологическому ландшафту». Его провели Олег Сирош, управляющий директор ПЦП «Операционный центр», и Антон Доценко, исполнительный директор ПЦП «Операционный центр», СБЕР. Эксперты рассказали, как удалось прийти от разных подразделений ВСП с многочисленными операциями к функционалу в рамках одного удаленного экрана. Также они рассмотрели работу каждой подсистемы в рамках единого UI для сотрудника бэк-офиса и поделились советами, как распределять поступающие задачи с учетом контрольных сроков и инструментов балансировки нагрузки. В рамках мастер-класса спикеры озвучили инструменты управления персоналом. А также представили сервис по работе с отклонениями с возможностью просмотра любой информации в режиме онлайн. Делимся с вами основными тезисами мастер-класса:

Тема третьей секции – «Как сохранить и повысить эффективность ОЦО»

Первой в секции выступила Ульяна Чучева, начальник управления оптимизации процессов и проектной работы Операционного блока, Банк ФК Открытие. Она поделилась опытом выстраивания процессного управления в Сервисном подразделении. Ульяна рассказала про предпосылки и задачи внедрения процессной модели, а также подробно описала развитие процессного подхода: шеринг, прогнозирование, профтестирование. Спикер поделилась, что до внедрения процессного управления сотрудники не понимали конечной цели выполнения сквозного процесса, не были развиты горизонтальные связи. 

Как повысить производительность работы ОЦО с помощью бережливых технологий, рассказала Инесса Новикова, руководитель направления управления трудовыми отношениями, Гринатом. В первую очередь Инесса объяснила, что производственная система Росатома – это культура бережливого производства и система непрерывного совершенствования процессов для обеспечения конкурентного преимущества на мировом уровне. Также спикер поделилась успехами использования бережливых технологий в 2021 году. Так, в ОЦО реализовали 56 ПСР-проектов, что привело к снижению ВПП на 50% и повышению качества на 82%.

Ольга Цыплакова, руководитель Федерального Сервисного Центра, Страховой дом ВСК, выступила с докладом «Экономические последствия высокой текучести кадров». Для выработки верного решения необходим всесторонний анализ проблематики. С этой целью в ВСК текучесть кадров разделили на желательную и нежелательную, внедрили управленческий учет причин текучести. Также вводится мониторинг рынка труда на регулярной основе и пр. Ольга поделилась, что для удержания и повышения лояльности сотрудников в ее компании проводят корпоративные и спортивные мероприятия, объединяющие социальные мероприятия и делают апгрейд офиса. «Работа с удержанием строится с учетом вероятности увольнения на определенном отрезке жизненного цикла сотрудника», – добавила она. Кроме того, спикер акцентировала внимание на важности развития и повышения узнаваемости HR-бренда. К примеру, в ее компании для этого участвуют во внешних мероприятиях, ведут соцсети, пишут статьи, организуют экскурсии по офису для студентов и многое другое.

Завершило первый день конференции выступление Романа Шевченко, руководителя проектного офиса, Сервисный Центр ФЕСКО. Он рассказал про оптимизацию акцепта закрывающих документов поставщиков. Спикер поделился предпосылками и дорожной картой проекта, а также рассказал про ожидания, результаты и стабилизацию процесса. Делимся с вами результатами проекта, среди которых: