Сергей Туманов, Generium: «Надо в любом случае оставаться в тонусе и быть готовым к индивидуальным решениям»

В этой статье Сергей Туманов, руководитель отдела логистики, Generium, рассказал о специфике логистики в фармотрасли, а также этапах согласования поставщиков. Поделился алгоритмом работы отдела логистики в условиях санкционной политики и остановился на вызовах, с которыми столкнулась компания после введения санкций.

Отдел логистики Generium состоит из трех подразделений: группы таможенного оформления, группы документального сопровождения и транспортной группы. Группа документального сопровождения занимается реализацией готовой продукции, подготовкой первичных документов и оформлением транспортных накладных. В транспортной группе работают два менеджера по логистике, которые самостоятельно контролируют грузоперевозки. Транспортировкой груза занимается либо отдел логистики Generium (в собственности у компании 7 автомобилей), либо наши поставщики.

За 2021 год количество транспортировок составило около 6500. На долю прямого импорта товарно-материальных ценностей с подключением отдела логистики пришлось только 1,5%.

Соблюдение «холодовой цепи»

Логистика в фармацевтической отрасли специфична. Ее основное требование – соблюдение «холодовой цепи». Это комплекс логистических мер по обеспечению постоянной температуры и других параметров, необходимых для надлежащего содержания товара на всем пути его движения – от производства до потребителя. Можно выделить четыре основных требования для соблюдения этой цепи:

1. Использование транспорта, который отвечает всем стандартам «холодовой цепи»: автомобилей с авторефрижераторами под требуемые температурные режимы для зимнего и летнего периода. Соответствовать стандартам должны как наши автомобили, так и авто подрядчиков.

2. Транспортировка термолабильной продукции вне «холодовой цепи» с использованием валидированных термоконтейнеров и криоконтейнеров для поддержания необходимого температурного режима. Если говорить про самые дальние отправки, то это отправки в Латинскую Америку, Индию, Вьетнам. В течение 4 суток в контейнере поддерживается температурный режим от +2°C до +8°C при достаточно агрессивной внешней среде.

3. Работа персонала строго в соответствии с инструкциями. Необходимо разработать стандартные операционные процедуры (СОП) и инструкции, а также обучить сотрудников хранению и транспортированию термолабильной продукции.

4. Работа с плановыми и внеплановыми отклонениями. К плановым можно отнести предполагаемые отклонения, которые касаются СОПов и инструкций. Их необходимо обработать для оценки всех рисков, которые могут повлиять на качество продукта. Под внеплановыми отклонениями мы понимаем нарушения работоспособности оборудования либо механические повреждения.

Кроме того, в отделе логистики мы используем внешние и внутренние документы. К внешним относятся Правила надлежащей практики, а также СанПиНы по хранению и транспортировке лекарственных и иммунобиологических препаратов. Внутренние документы – это инструкции и процедуры, написанные по условиям внешних регламентирующих документов, а также по эксплуатации имеющихся у нас морозильных установок и авторефрижераторов.

Этапы согласования поставщиков

Чтобы попасть в наш утвержденный перечень поставщиков, в первую очередь отделу логистики необходимо инициировать запрос на изменение в рамках внутренней инструкции. Затем отдел обеспечения качества проверяет внутреннюю документацию системы менеджмента качества (СМК) поставщика, в том числе документы по валидации самых критичных маршрутов (время транспортирования и внешние температурные условия). Кроме того, проверяются отчеты валидации и квалификации транспортных средств. Третий этап (при необходимости) – выездной аудит отдела обеспечения качества и отдела логистики к поставщику, в рамках которого проверяются на соответствие все те процессы и оборудование, которые ранее были предоставлены в документах. Четвертый этап – САРА (управление корректирующими и предупреждающими действиями) по устранению выявленных несоответствий. Затем комиссия принимает решение по квалификации поставщика и включает его в утвержденный перечень. Только после этого компания заключает договор и подписывает соглашение о качестве.

Алгоритм работы отдела логистики в условиях санкционной политики

Основные поставщики нашей компании – Европа, Япония и США, с которыми в данный момент нарушены логистические цепочки. Последние два месяца мы работаем по следующему алгоритму:

В первую очередь мы уточняем у поставщика готовность продолжать сотрудничество. Если он не готов, мы прорабатываем два параллельных сценария:

Но в любом случае в таких ситуациях нужно искать альтернативного поставщика. Здесь стоит отметить, что в фармацевтической отрасли смена поставщика – довольно сложный процесс. Например, при смене сырья, которое компания использует в производстве, необходимо провести несколько циклов исследований и зарегистрировать изменения в соответствующих органах, перед тем как начать масштабное использование.

Если поставщик готов продолжать сотрудничество, то важно обсудить возможность прямой отгрузки. Если такой возможности нет, мы проводим отгрузку через другую страну воздушным или наземным транспортом.

Вызовы отдела логистики в условиях санкций

После введения санкций наша компания столкнулась с транспортными ограничениями и ограничениями на экспорт. 28 февраля страны Евросоюза закрыли воздушное пространство для российских самолетов. После этого последовали зеркальные меры со стороны России. На данный момент воздушное сообщение со странами ЕС осуществляется через Turkish Airlines, Qatar Airways, Emirates Airlines.

Поэтому мы стали перевозить груз в основном наземным транспортом. Но 8 апреля страны Евросоюза ввели запрет на въезд грузового транспорта, зарегистрированного в России и Беларуси. В этот раз Россия не применила зеркальные меры, ограничившись введением мониторинга за поставками из ЕС. Однако 23 апреля Беларусь наложила зеркальный запрет на въезд транспорта, зарегистрированного в ЕС. Так как наша основная граница и все поставки из Европы проходили через Беларусь, сейчас нам приходится поставлять товар в два плеча с перегрузом на белорусской границе. Это касается нетермолабильной продукции.

Кроме того, Постановлениями №311, 312 и 313 от 9 марта 2022 года введен временный запрет на вывоз из России иностранных медицинских изделий и лекарственных средств, что повлекло за собой трудности с экспортом. Теперь по требованию Федеральной таможенной службы при любой экспортной отгрузке мы обязаны предоставлять сертификат происхождения СТ-1 как по медицинским изделиям, так и по лекарственным средствам. Ранее мы это делали только в случае запроса принимающей стороны, а сейчас это необходимо всегда, даже в страны ЕАЭС. Поскольку мы производим многокомпонентные лекарственные препараты, это довольно трудозатратный процесс.

На первых этапах приспособления к санкционной политике у нас также возникали трудности с отправкой термолабильных грузов, в составе упаковки которых были иностранные терморегистраторы, запрещенные к вывозу. Эту проблему мы решили в рамках приказа Минздрава РФ от 31.08.2016 г. №646н «Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения», в рамках которого терморегистраторы входят в обязательную упаковку и не подлежат отдельному декларированию.

Сейчас мы активно ищем альтернативных поставщиков на Востоке. Однако вряд ли это будет панацеей, ведь время показало, как стремительно может всё меняться. Надо в любом случае оставаться в тонусе и быть готовым к индивидуальным решениям.

Подведу итог: на данный момент поставки носят перманентный характер и логистика подстраивается под каждый конкретный случай поставки, чтобы соблюсти все необходимые требования. Рассчитываем, что запасов нам хватит до конца 2022 года или по каким-то позициям даже до середины 2023 года. Все зарубежные поставки теперь у нас проводятся точечно и сильно заранее, поскольку сроки поставок увеличились в 2-3 раза.

Сергей Туманов, руководитель отдела логистики, Generium