Галина Петрякова, АО «Гринатом»: «ПСР-проекты HR сократили длительность процессов в два раза и высвободили 300 000 часов»

Галина Петрякова, заместитель директора по работе с персоналом по развитию Центра обслуживания АО «Гринатом», рассказала CFO Russia о внедрении бережливого производства в ее компании и поделилась бюджетными инструментами для эффективного совершенствования бизнес-процессов.

Расскажите о бережливом производстве в Росатоме

Внедрение бережливого производства связано с необходимостью обеспечивать высокую конкурентоспособность современного предприятия и усиливать глобальную конкуренцию на традиционных рынках сбыта. Бережливое производство в Росатоме –  это производственная система Росатома (ПСР).

Она нацелена на выполнение стратегических целей Госкорпорации, а отраслевые ПСР-проекты – на рост производительности, снижение себестоимости и повышение качества продукции. Знание и умение применять инструменты ПСР – это обязательное условие для профессионального и карьерного роста сотрудников атомной отрасли.

В основе ПСР лежат пять принципов, на которые ориентируются сотрудники:

Эти принципы мы сформулировали на базе лучших образцов отечественного и зарубежного опыта. С их помощью мы контролируем внедрение бережливого производства на предприятии, активируем персонал, обеспечиваем эффективное управление ресурсами и повышаем конкурентоспособность продукции.

С чего началось внедрение бережливого производства?

В начале 2015 года в компании решили применять системный подход в развертывании ПСР на предприятиях отрасли и утвердили Декларацию о ПСР. Внедрение ПСР в отрасли возглавили топ-менеджеры, также мы вовлекли всех сотрудников, воспитали лидеров (на предприятиях и в дивизионах), открыли ПСР-офис. В HR ОЦО (ОЦО входит в состав АО «Гринатом» – прим. ред.) ПСР прижился сразу и навсегда, учитывая, что центр постоянно работает над повышением производительности труда и качеством услуг. А для этого необходимо постоянно улучшать процессы. Из ОЦО вышло очень много экспертов ПСР.

Какие инструменты ПСР вы используете?

Инструменты бережливого производства – это простые решения, которые позволяют увидеть возможности для улучшений, сократить потери, постоянно совершенствовать весь спектр бизнес-процессов, а также повысить прозрачность и управляемость организации, использовать потенциал каждого сотрудника компании, повысить конкурентоспособность, получить экономический эффект. При этом не неся крупных финансовых затрат.

Основные инструменты ПСР:

Унификация и стандартизация. Все процессы на производстве и в офисе должны быть унифицированными и стандартизированными. Могу рассказать, как это происходило у нас в HR ОЦО АО «Гринатом». До перевода на обслуживание мы проанализировали транзакционные процессы: изучили, как выполняется каждый процесс на каждом предприятии. Затем путем анкетирования выполняли производственный контроль и анализ. В ходе картирования выявляли «потери» и составляли целевые бизнес-процессы, которые согласовывали с экспертами ПСР предприятий дивизионов, затем внедряли их. Таким образом мы получили унифицированные БП, которые запускали на предприятии при переводе на обслуживание в ОЦО. На сегодняшний день все предприятия используют единые бизнес-процессы. Кроме того, для каждого процесса мы приняли рабочие стандарты, а также внедрили стандарт рабочего места. Также мы активно внедряли систему 5С. Понятно, что сначала многое отторгалось и не воспринималось. Но, когда это входит в ранг корпоративной культуры, внедрять бережливое производство становится легче. И, кроме того, сотрудники видят, что подобный подход реально помогает в работе.

И в этом помогает другой инструмент – обучение, развитие сотрудников. Мы вовлекаем каждого сотрудника в ПСР и разделяем их на: просто участников, опытных участников, экспертов и гуру. Это зависит от пройденного обучения, практики применения, лидерских компетенций. Очень помогает наша «Фабрика офисных процессов».

Все изменения и улучшения стараемся доводить до сведения сотрудников, используя инструмент – информирование и визуальное управление. Сотрудники получают постоянные рассылки, также организованы общие инфостенды (в том числе на уровне генерального директора). В офисе у каждой группы есть свой инфостенд: сотрудники видят свои показатели и понимают, что можно еще улучшить.

Очень активно используем инструмент решения проблем методом 5 почему. Для сотрудников разработали так называемые «Цепочки помощи», поэтому даже новый сотрудник знает, что нужно сделать при возникновении той или иной проблемы. Есть у нас и стенды управления проблемами, где любой сотрудник может заполнить карточку о выявленной проблеме, которую потом решают.

Для качественного и быстрого внедрения улучшений работает инструмент каскадирование целей. Начиная с генерального директора определяется показатель, который каскадируется на всех сотрудников.

Ну и, конечно, если ты не можешь посчитать – следовательно, не можешь улучшить, и для этого мы используем инструмент – учет и отчетность. Так все запросы, поступающие от клиентов, регистрируются в единой системе, в которой можно провести производственный анализ. Сколько проведено транзакций, каких видов, за какое время и т.д.

Еще один очень важный инструмент – встроенное качество. Для повышения качества услуг мы внедряем много инструментов, с помощью которых выясняем, где кроется причина отклонений. Например, мы используем Торнадо – инструмент выявления повторяющихся отклонений. Изумруд качества – когда сотрудник самостоятельно выявляет ошибку и признается в ней, предотвращая последствия. Внедрена Специализация (16 групп по приемам, отпускам, листам нетрудоспособности и т.д.), каждый сотрудник знает выполнения мероприятия наизусть. Таким образом, выполняет его «на автомате». Все выявленные отклонения разбираются на Кружках качества. Также разработали много контрольных процедур, которые теперь уже зашиты и в макросах, и в роботах.

Какими результатами использования бережливых технологий в работе ОЦО вы можете поделиться на сегодняшний день? 

На данный момент только в ОЦО HR внедрено 52 внутренних ПСР-проекта и 16 отраслевых ПСР-проектов. С 2014 года мы разработали 4690 ППУ (предложения по улучшению – прим. ред.), из них реализовали 2014 штук.

Что нам это дает? Каждый ПСР-проект – это сокращение времени протекания процесса, это его улучшение (процесс делается удобнее, проще). Все это повышает удовлетворенность наших клиентов. Если в цифрах, то только отраслевые ПСР-проекты HR сократили время протекания процессов в два раза и высвободили время сотрудников равное примерно 300 000 часам.

Бережливое производство в АО «Гринатом» – это уже корпоративная культура, которая прививается каждому сотруднику на входе. За это отвечают сотрудники ПСР-офиса, которые вот уже 2 года подтверждают почетное звание «Лидер ПСР». 

С конца прошлого года на базе АО «Гринатом» создали компанию АО «Гринатом простые решения», которая также уделяет большое внимание бережливому производству. В структуре компании есть блок операционной эффективности, который занимается только внедрением улучшений и предлагает консалтинг данных услуг.

Мария Кириченко