Отчет о Шестнадцатом Форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

В первой секции «Расширение сферы применения электронных документов: как с помощью ЭДО оптимизировать бизнес-процессы компании» первым выступил Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес-приложений, ABB Россия. Эксперт рассказал про расширение областей применения ЭДО и разъяснил, когда инновации приносят плоды. Вадим наглядно представил эволюцию схемы взаимодействия с клиентами в компании и разобрал вопросы внедрения отслеживаемости импортных материалов. Как отметил спикер, нечеткость формулировок в данных вопросах требует дополнительного внимания. Среди основных причин, препятствующих переводу договорных документов в ЭДО, Вадим выделил недоверие контрагентов к электронному документообороту и приверженность к бумажным носителям. Но в высокотехнологичных сферах такие препятствия встречаются реже. 

О повышении эффективности процессов бухгалтерского и налогового учета при помощи ЮЗ ЭДО рассказала Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций ЦО по бухгалтерскому и налоговому учету, Гринатом. Прежде всего, Ольга представила преимущества и предпосылки внедрения ЮЗ ЭДО в компании. Затем она поделилась эффектами от перехода на безбумажный документооборот с контрагентами: затрачиваемое время на один документ сократилось с 63 до 13 минут; число согласующих лиц сократилось с 5-6 до 1-2. Внутри ЦО эффект от перехода на ЭДО также исчисляется экономией времени: вместо 50 минут на один документ тратится 6 минут, 106 512 часов затрачиваемой работы с документами сократились до 14 524 часов.

Кирилл Комиссаров, руководитель направления поддержки и развития CAD\CAM\CAE\CAPP\PLM\SPDM\HPTC-систем, ОКБМ Африкантов, представил кейс «Переход к безбумажному проектированию и производству изделий атомного машиностроения». Спикер рассказал, почему потребовалось внедрять безбумажное проектирование и производство, а также какие цели были при этом поставлены. Одним из инструментов реализации стал электронный подлинник технологической документации (ЭКДТП). На первом этапе в компании обеспечили внесение в ЭКДТП 100% всех изменений на стадии изготовления и реализовали процедуры согласования ЭКДТП c внешней приемкой. Затем внедрили веб-интерфейс к PLM-платформе, обеспечили вывод только актуальной документации и просмотр 3D-моделей/сборок/инструкций, а также начали оснащение производственных площадок терминалами с доступом к PLM-платформе через веб-интерфейс. Благодаря таким внедрениям простои в производстве сократились в 1,4 раза, затраты на печать снизились на 24%, трудоемкость разработки технологической документации снизилась на 33%.

Опытом внедрения ЭДО в закупочном процессе поделилась Татьяна Полева, главный специалист (по направлению) управления организации закупок, НПО Энергомаш. Татьяна описала шаги для «безболезненного» перехода к автоматизации закупочной деятельности (Agile-подход) и поделилась примером реализации СЭД с применением маршрутных карт для автоматизации процессов согласования закупочных документов. Также спикер представила инструменты мониторинга процессов согласования и проведения закупок. Среди результатов автоматизации согласования закупочной документации в компании – сокращение сроков согласования закупочных процедур на 40%, возможность коллективной работы над документом и выделение ответственных на каждом этапе согласования.

Вторая секция была посвящена организации безбумажного документооборота с контрагентами.

Елена Кондратьева, заместитель генерального директора, Сервисный центр ФЕСКО, поделилась опытом перевода клиентов на ЭДО и рассказала, как ее компания справилась с проблемами, возникшими в этом процессе. В частности, как устранили зависимость от роуминга. Чтобы решить технические вопросы на пути к 100% переводу клиентов в ЭДО, в ФЕСКО внедрили маршрутизатор между учетными системами и операторами ЭДО, поделилась Елена. А для решения организационных препятствий важно найти лидера темы ЭДО, который будет нацелен на успешные результаты проекта. Елена также отметила, что если бизнес не замотивирован в использовании ЭДО, нужно продавать его как сервис.

Порядок формирования и использования ЭП для обмена документами с государственными органами и контрагентами в рамках своего доклада описала Ольга Леонова, методолог по цифровизации учетных процессов, финансово-экономический центр, Интер РАО. Докладчица поделилась, что на конец апреля 2022 года общее количество действующих сертификатов ЭП в России составило 14 млн 421 тыс. Это подтверждает, что электронная подпись стала базовым элементом цифровизации бизнеса. Как отметила Ольга, в ее компании во внешнем контуре принимают только КЭП, кроме того, электронная подпись уже внедрена в корпоративную систему управления документами. В планах – внедрить машиночитаемую доверенность и реализовать проект КЭДО.

Этапы перехода на безбумажный документооборот с контрагентами разобрал Денис Разумов, руководитель проектов Блока экономики и финансов, Первая грузовая компания. Спикер рассмотрел первые шаги к ЭДО с двух позиций: доработка собственной системы и договор с контрагентом. Денис также подчеркнул, что для управления изменениями в компании важно найти единомышленников, и рассмотрел возможные инструменты мотивации партнеров для перехода на ЭДО: ввести типовой пункт в договоре об ЭДО, отказаться от подписания ДС, обратиться в службу активации своего оператора ЭДО, предложить бонусы и скидки и т.д.

В завершение секции Роман Халилов, руководитель по проектам, Ашан Ритейл, рассказал о применении электронной сверки Актов взаимозачета в своей компании. Цель проекта – максимизировать замену ручных процессов сверки взаиморасчетов автоматическими для экономии ресурсов бухгалтерии. Ашан приступил к реализации проекта в конце 2021 года. В настоящее время проект находится на стадии масштабирования: контрагенты порционно переводятся на сервис, начиная от наиболее транзакционных, путем коммуникации с ними и подписанного соглашения об электронной сверке. Вот несколько преимуществ, которые дала компании электронная сверка Актов: в единую систему сверки подгружаются акты Ашана и поставщика; автоматически находятся расхождения, что существенно упрощает работу бухгалтерам; формируются итоговые печатные формы: акт сверки и протокол расхождений и т.д.

В третьей секции спикеры поделились своим опытом цифровой трансформации бизнес-процессов с помощью ЭДО.

Татьяна Пригожая, супервайзер по работе с дебиторской задолженностью, Johnson & Johnson, выступила с докладом «Использование интеллектуальных сервисов и решений для роботизации процессов обработки текстовой информации». Татьяна указала, что универсальность и оптимизация – ключевые преимущества интеллектуальных сервисов по роботизации процессов обработки текстовой информации. Она также рассказала, что в ее компании используют следующие решения: определение вида документа, извлечение текстовой информации из тела документа, классификация импортируемых в цифровой архив документов по маске названия документа, сравнения извлеченной информации с заданными параметрами и определение расхождений.

Особенности бесшовной интеграции ЭДО с учетными системами предприятия рассмотрел Евгений Волков, руководитель проекта ЭДО, АВТОВАЗ. Евгений рассказал, как повысить комфорт работы пользователей информационных систем предприятия и снизить стоимость владения информационными системами. Спикер предложил интегрировать функционал учетной системы по управлению специализированным типом документа в ЭДО. Вот преимущества такого подхода: учетная система (бухгалтерская, складская, кадровая и т.д.) лучше, чем ЭДО, «знает» свои типы документов. И для каждого конкретного типа УС как минимум: управляет хранением данных; управляет необходимой НСИ; обеспечивает защиту и разделение прав пользователей; реализует интерфейс пользователя (ввод, редактирование, печать и т.п.). Почему бы не воспользоваться этой готовой функциональностью в системе ЭДО?