Олег Жабинский, REHAU: «Перед цифровизацией важно посчитать, что выгоднее: разрабатывать собственную систему или купить готовый продукт»

Олег Жабинский, руководитель юридической службы по региону Восточная Европа REHAU и спикер Шестнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом цифровизации HR-процессов в его компании и рассказал, как преодолеть основные риски перевода документов в цифру.

Как давно в REHAU начали цифровизацию HR-процессов? Какие документы и процессы были переведены в цифру в первую очередь?

Цифровизацию HR-процессов в нашей компании запустили 2 года назад. В начале 2021 года приняли первые локальные нормативные акты, регламентирующие взаимодействие с работниками в новом, цифровом формате: Положение о дистанционной работе и Положение о кадровом электронном документообороте

В первую очередь мы оцифровали следующие процессы: ознакомление работников с локальными нормативными актами и со всеми изменениями к ним, получение согласий работников на обработку их персональных данных, заявления и приказы на предоставление всех видов отпусков и о направлении в командировку.

Сейчас мы анализируем достигнутые результаты и оттачиваем процессы. А в дальнейшем планируем постепенно перевести в цифру и другие документы, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление на бумажном носителе. Это трудовые договоры и изменения в них, приказы и распоряжения о применении дисциплинарных взысканий, уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора и т.д.

С какими сложностями и рисками вы столкнулись при переводе кадровых процессов и документов в электронный вид? Как вам удается их преодолевать?

Основная сложность — построение эффективного взаимодействия между различными подразделениями, без которых невозможно полноценное внедрение КЭДО. Желательно с самого начала определить координатора проекта, в задачи которого будет входить согласование взаимодействия с внутренними службами и внешним подрядчиком (в случае его привлечения). При этом результативность работы координатора должна быть чётко измерима и выражаться, например, в соблюдении установленных сроков и бюджета проекта. Иначе процесс перехода в цифру может растянуться на неопределённый срок.

Кроме того, с самого начала важно заручиться поддержкой сотрудников, чтобы обеспечить максимально полный переход в ЭДО для всего персонала. Можно заранее проинформировать о том, что планируется перевод кадровых документов с бумаги в цифру, и рассказать о всех преимуществах нового порядка. При этом в процессе коммуникации очень важно участие руководителей среднего звена, которые, с одной стороны, видят и понимают стратегические цели компании, а с другой — могут в простой и наглядной форме донести эту информацию до своих сотрудников.

Возможно ли компаниям избежать самых распространенных рисков при переводе кадровых процессов и документов в электронный вид? Что для этого необходимо?

При переходе на КЭДО любая компания стремится выполнить этот проект максимально эффективно с учётом имеющихся в компании финансовых, интеллектуальных и иных ресурсов. Поэтому риски могут быть связаны как с тем, что компания столкнётся с необходимостью привлечения дополнительных ресурсов, так и с тем, что качество конечного «продукта» будет не самым оптимальным. И в том, и в другом случае компании придётся потратить дополнительные усилия и время на устранение недостатков.

Чтобы избежать этих рисков, важно изначально правильно спланировать весь проект: определиться с бюджетом, назначить координатора или несколько ответственных, решить вопрос о том, будет ли проект выполняться с использованием только внутренних ресурсов, или потребуется привлечение внешней экспертизы. Сейчас на рынке уже есть много продуктов, которые помогают перевести кадровые документы в цифру. Поэтому имеет смысл посчитать, что выгоднее: разрабатывать собственную систему или купить готовый продукт.

Как и в любом важном деле, успех проекта по внедрению КЭДО зависит от слаженной работы всей команды, начиная от руководителя компании и заканчивая всеми членами рабочей группы по проекту.

Задать свои вопросы Олегу и узнать больше об опыте REHAU вы сможете на Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 26-27 мая 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии