Денис Разумов, ПГК: «Мы планируем полностью отказаться от бумажного документооборота с контрагентами к середине 2022 года»

Денис Разумов, главный специалист отдела методологии, департамент бухгалтерского и налогового администрирования Первой грузовой компании и спикер Шестнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia, как в его компании выстраивают отношения с контрагентами при переходе на ЭДО, а также поделился опытом преодоления трудностей в данном процессе. Читайте, как стать «разрушителем мифов ЭДО» для партнёров и почему на ЭДО невозможно будет перейти одномоментно в дату обязательного перехода.

Какой способ перехода на ЭДО с контрагентами используют в Первой грузовой компании? Почему выбрали именно его?

Если мы говорим о способе побуждения контрагента к переходу на ЭДО, то в ПГК принято договариваться с партнерами. Такой способ позволяет сохранить хорошие отношения. Мы рассказываем, показываем и доказываем, что это удобно обеим сторонам.

Практика показала, что все, кто заинтересован в переходе на ЭДО, уже сделали это или находятся в процессе. Мы тесно сотрудничаем с такими партнерами: тестируем и дорабатываем наши системы для начала полноценного обмена документами. 

Основная работа по переводу сейчас происходит с теми контрагентами, кто по различным причинам до сих пор не перевел документооборот в электронный вид: боязнь «новых» технологий, отсутствие в компании опыта работы с ЭДО или бюджета для доработок системы и т.д. В зависимости от причины мы пытаемся найти решение. Например, показываем, что это просто, бюджетно, не нужен отдельный специалист, который отправляет нам сформированный документ или получает его от нас.

Еще есть партнеры, чья принципиальная позиция — «оставаться на бумаге» до момента, когда законодатель обяжет это сделать. У них периодически уточняем, не изменилась ли она. К счастью, таких контрагентов мало.

С чего вы начали переход на ЭДО с контрагентами?

В 2017 году компания начала постепенный переход. Работали через веб-интерфейс оператора, вручную выгружая документы из нашей учетной системы в систему ЭДО. В 2020 году мы провели ее интеграцию с нашим оператором. Сейчас все действия по получению, подписанию или отправке документов происходят в привычном интерфейсе нашей учетной системы. В конце 2021 года в компании запустили проект «Офис без бумаги», цель которого — полный отказ от бумаги во взаимоотношениях с контрагентами к середине текущего года. Именно такая последовательность действий: постепенный переход на ЭДО сначала в ручном режиме через интерфейс оператора, затем интеграция нашей системы с оператором ЭДО с учетом потребностей, выявленных на начальном этапе, позволяет сейчас сосредоточить основные текущие мероприятия по переходу на работе с контрагентами. Компании, которые рассчитывают перейти в ЭДО одномоментно, в дату обязательного перехода, установленную законодателем, столкнутся со всеми проблемами разом. Это и маршрутизация, и настройка связи, и роуминг, а также неподготовленность ИТ-систем, неопытность сотрудников и прочее. ФНС ведь еще в конце 2020 года заявила о планах обязательности использования ЭДО почти для всех УПД с 2025 года. И мы все сейчас находимся в переходном периоде. Нам дают время настроить свои системы и взаимоотношения. ПГК этот период использует максимально с пользой.

Каковы основные сложности, с которыми вы сталкиваетесь при переходе на ЭДО с контрагентами? Как вы их преодолеваете?

Со своей стороны мы сталкиваемся в основном с необходимостью доработки своей системы, чтобы добавлять дополнительные атрибуты в документы. Обычно эти атрибуты требуют индивидуального подхода, так как у каждого контрагента они уникальные. Не всегда это получается сделать быстро и легко. Мы делаем так, чтобы подобные атрибуты заполнялись автоматически. Иногда этот подход требует времени и усилий, но в итоге он дает наилучший результат.

Что касается сложностей со стороны контрагента, то, как я уже говорил выше, они возникают в подавляющем большинстве из-за страхов и мифов вокруг ЭДО: что это сложно, требует много денег, уникальных навыков и т.д. Приходится выступать в роли «разрушителей мифов», рассказывая о доступности и достоинствах электронного документооборота. Рассказываем также о том, что это выгодно не только нам, но и партнерам. Конечно, возникают сомнения. Но их можно преодолеть простой отправкой тестового документа, которая наглядно показывает все преимущества ЭДО.

Задать свои вопросы Денису и узнать больше об опыте Первой грузовой компании вы сможете на Шестнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 26-27 мая 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии