Наталья Румянцева, FESCO: «Чтобы не предоставлять отсрочки спонтанно и не вызывать рост ДЗ, мы разработали матрицу ранжирования клиентов»

Наталья Румянцева, начальник управления экономики и планирования FESCO и спикер Седьмой конференции «Управление дебиторской задолженностью», рассказала CFO Russia про этапы работы с дебиторской задолженностью и поделилась эффективными методами для поддержки нужного уровня ДЗ.

На какие основные этапы делится работа с ДЗ в вашей компании?

1. Проверка клиента и предлагаемых условий оплаты перед заключением договора с отсрочкой платежа.

При согласовании отсрочки платежа служба безопасности (СБ) всесторонне проверяет клиента. СБ анализирует его репутацию на рынке, в некоторых случаях запрашивает учредительные документы, отчетность.

Затем рассчитывается стоимость отвлеченных оборотных средств в сравнении с планируемым доходом от сотрудничества с клиентом. У нас есть специальный внутренний шаблон запроса на отсрочку, где при указании параметров отсрочки и маржи автоматически производится сравнительный расчет.

При согласовании отсрочки с действующими клиентами, прежде работавшими на предоплате, мы учитываем дополнительный объем груза, который перевезут при получении клиентом отсрочки, либо увеличение ставки на стоимость кредитования.

Отсрочку согласовывают ответственные сотрудники от юридического, финансового и подразделения СБ, и после ее утверждает руководитель компании.

2. Работа с клиентом.

Для сотрудников, непосредственно работающих с клиентом, мы разработали многоступенчатый чек-лист. Он включает в себя порядок действий от наступления срока платежа до передачи задолженности в судебное производство. При его соблюдении мы можем на этапе, когда перевозка не закончена, принять меры для защиты своих интересов. Например, выставить пени, остановить выдачу груза получателю, прекратить выдачу новых контейнеров для перевозки. Такие меры включены в стандартные договоры. Также важно не пропустить срок исковой давности, который по договорам транспортной экспедиции составляет один год.

3. Еженедельные совещания по анализу ДЗ.

В совещаниях участвуют руководители производственных подразделений, обслуживающих клиентов, а также юристы, финансисты, СБ. Решения по применению тех или иных санкций к клиентам принимаются коллегиально.

4. Работа с судебными приставами.

Юридическое подразделение и СБ контролируют исполнительное производство по получению исполнительного листа и возврату средств.

Как в FESCO поддерживают приемлемый уровень ДЗ?

Базовое условие работы с нашей компанией – предоплата. Однако из-за жесткой конкуренции мы вынуждены предоставлять некоторым клиентам отсрочку платежа. Это особенно касается тендерных прямых заказчиков, когда договоры заключаются на их условиях. Чтобы не предоставлять отсрочки спонтанно и не вызывать непредсказуемый рост ДЗ, мы разработали матрицу ранжирования клиентов. Согласно этой матрице мы можем предоставить отсрочку клиенту, у которого есть определенный статус и который дает обязательства по объемам перевозимого груза. Отсрочка ограничивается не только количеством дней, но и максимально допустимой суммой долга, по достижении которой заплатить следует незамедлительно.

Ежеквартально мы проводим инвентаризацию отсрочек и оцениваем соответствие реальных перевезенных объемов заявленным, а также соблюдение клиентом платежной дисциплины. В ходе инвентаризации некоторым клиентам снижаем сроки оплаты либо переводим на предоплату.

Очень важную роль в своевременном возврате ДЗ играет личная заинтересованность производственных подразделений. У всех подразделений, которые работают с клиентами, от линейных сотрудников и до вице-президентов, есть соответствующие КПЭ.

Исходя из личного опыта, назовите самые распространенные ошибки в управлении ДЗ

Самое главное – не допустить несогласованности действий подразделений компании. Это случается, когда одни подразделения заинтересованы в увеличении выручки и, соответственно, проявляют чрезмерную лояльность к клиентам, а другие (как правило, финансово-экономические) настроены на получение своевременной оплаты. При этом поведение двух структур по отношению к клиенту выстраивается как диаметрально противоположное, что дает возможность воспользоваться этой несогласованностью. Такие проблемы устраняются регламентом с обозначением зон ответственности и хорошо корректируются с помощью КПЭ.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте FESCO вы сможете на Седьмой конференции «Управление дебиторской задолженностью», которая состоится 25 мая 2022 года.

Комментарии