Отчет о Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»

Первая секция «Взаимодействие государства и бизнеса в сфере кадрового ЭДО» началась с доклада Ильи Присяжнюка, заместителя начальника Управления электронного документооборота, ФНС России. Он ознакомил аудиторию с особенностями электронного документооборота и электронной подписи в рамках 2022 года, подробно описав новые форматы электронных документов и изменения в законе «Об электронной подписи». Спикер рассмотрел будущие поправки в закон об ЭП, которые поднимают вопрос возможности доверия и передоверия. Также Илья рассказал про регулирование операторов ЭДО и отметил важные аспекты трансграничного обмена электронными документами. В заключение своего выступления спикер представил ЭДО-сервисы ФНС для бизнеса.

Далее с докладом «Процессный подход в кадровом ЭДО: как организовать бизнес-процессы при внедрении ЭКДО» выступила Юлия Артамонова, руководитель проектов департамента управления услугами ОЦО, Ростелеком. Спикер отметила, что первый шаг перехода на электронный документооборот начинается с отказа от оформления необязательных документов. Далее необходимо автоматизировать процесс оформления/контроль соответствия документа-основания проекту кадрового документа, а также отказаться от двустороннего подписания распорядительных документов: приказы на отпуск, командировки, премии и доплаты. После этого, как подчеркнула Юлия, нужно централизовать функционал подписания документов за работодателя, реализовать автоматическую выгрузку, единый отчет по статусу подписания и автоматические уведомления о необходимости подписания.

В завершение секции состоялся КРУГЛЫЙ СТОЛ на тему «Развитие кадрового ЭДО в России». В нем приняли участие: Алла Бедненко, директор по персоналу и организационному развитию, ЭКОНИКА (модератор); Алексей Барков, бизнес-партнер по информационным системам HRIS региона Восточная Европа, Пивоваренная компания «Балтика»; Ксения Шульгина, руководитель функции организационного развития и вознаграждений, Аптечная сеть 36,6; Дмитрий Болотюк, директор по ИТ, Логлаб; Илона Ульянова, менеджер по кадровому консалтингу, ОБИ Франчайзинговый Центр. Участники поделились своим мнением по следующим вопросам:

Обсудив вопросы, участники круглого стола единогласно сочли переход на ЭКДО правильным выбором и отметили, что:

Во второй секции «Актуальные вопросы внедрения и оптимизации кадрового ЭДО» первой выступила Ксения Шульгина, руководитель функции организационного развития и вознаграждений, Аптечная сеть 36,6. Она ответила на вопрос, как организовать работу проектной команды и определить процессы для автоматизации. В начале своего выступления Ксения подчеркнула: «Чтобы определить необходимость и цели ЭКДО, необходимо проанализировать процессы для автоматизации, рассчитать экономическую эффективность и сформировать ТЗ». Также она обратила внимание на важность определения состава, направления проектной команды для пилота проекта и ответственных лиц за его проведение.

Далее кейсом «Какие риски возникают при переводе кадровых процессов и документов в электронный вид» поделился Егор Соколов, начальник отдела автоматизированных систем управления, Gazprom International. Спикер рассказал, как на практике учесть все требования законодательства  в области безопасности и защиты персональных данных при внедрении кадрового ЭДО. Также он поделился методологиями командной работы и формирования методологической базы и дал советы, как проводить аудит имеющихся ресурсов и выявлять массив используемых персональных данных. Среди рисков внедрения ЭКДО спикер отметил:

Ирина Румянцева, начальник отдела по операционной поддержке работы с персоналом, Вымпелком, рассказала, какие барьеры возникают при унификации HR-процессов и их последующей автоматизации в компании с большим количеством сотрудников. Ирина начала свое выступление с ответа на вопрос, где возникают первые барьеры на пути к автоматизации HR-процессов. Также спикер подробно объяснила, какие препятствия возникают при унификации и автоматизации HR-процессов и после реализации данного проекта. Ирина рассказала о таких существенных барьерах, как страх сотрудников, которые отвечают за ведение кадровых процессов, что их сократят; отсутствие централизации процессов; нецелостный взгляд на унификацию и автоматизацию процессов.

Лучшими практиками сервисов самообслуживания в HR поделился Алексей Покидов, руководитель сервисного центра по обслуживанию персонала, Северсталь-ЦЕС. Спикер привел примеры реализованных в компании проектов через «Личный кабинет» сотрудника и другие сервисы самообслуживания: изменение штатного расписания, перемещения из бригады в бригаду, установление индивидуального графика работы самообслуживания, доплат, надбавок и др. Также спикер описал, что собой представляет общая архитектура для электронной цифровой подписи, и рассказал про облачный сервис, позволяющий организовать удаленный прием сотрудников вне зависимости от локации.

Последней в секции выступила Ольга Комарова, заместитель начальника департамента управления персоналом, РЖД. Она представила практический кейс о внедрении ЭКДО в ОАО «РЖД». Прежде всего, Ольга рассмотрела основные нормы закона, регулирующие электронный документооборот. Затем она рассказала, как организован порядок перехода на ЭКДО в ОАО «РЖД» и поделилась принципами его осуществления. В заключение спикер поделилась перечнем процессов, которые были переведены в цифровой формат. Это 25+ HR-процессов и 45+ форм заявлений.

Тема третьей секции – «Цифровая трансформация кадровых процессов».

Как с помощью автоматизации кадровых процессов сократить время на рутинную работу и быстро реагировать на вводимые санкции? На этот вопрос в рамках своего доклада ответила Илона Ульянова, менеджер по кадровому консалтингу, ОБИ Франчайзинговый Центр. В ходе выступления Илона рассказала, каких целей можно достичь автоматизацией кадровых процессов, и поделилась подходом к решению проблемы кадровой автоматизации. Также она подробно описала кадровые процессы, которые возможно автоматизировать, и акцентировала внимание на ПЭП и ее легализации. В своей компании Илона вместе с коллегами автоматизировала цепочку утверждений документов руководством и грейдировала все бизнес-процессы.

Алексей Барков, бизнес-партнер по информационным системам HRIS региона Восточная Европа, Пивоваренная компания «Балтика», выступил с докладом «133 офиса и 1 HR-система: как с помощью “Личного кабинета” цифровизировать кадровые процессы и обеспечить их безопасность». В рамках своего выступления Алексей объяснил, почему одна HRM-система на все HR-процессы – это эффективно и в условиях распределенного офиса с централизованным HRS. Также докладчик поделился успешным кейсом реализации проекта «Личного кабинета» не только для «белых воротничков», но и для работников заводов, и объяснил, почему это важно в современных условиях. Кроме того, спикер рассказал, как сделать электронную подпись в ЭКДО надежной и застраховаться от возможных трудовых споров.

О роботизации и автоматизации процесса предоставления отпусков рассказала Светлана Перелыгина, руководитель группы кадровой экспертизы, ЛЕНТА. Светлана рассказала о внедрении, планировании и ведении графика отпусков в системе ETWEB, а также поделилась тем, как в компании реализовали задачи самостоятельной работы сотрудников в системе. Для удобства контроля отпусков введены статусы, роботизирована загрузка отпусков в систему. 

Конференция завершилась выступлением Павла Козлова, первого проректора по корпоративным функциям и развитию, Техническая Академия Росатома. Он выступил с кейсом «Предиктивная аналитика на страже карьерных траекторий персонала». Спикер поделился подходами к использованию предиктивной аналитики и машинного обучения в HR и рассказал о вызовах объективного планирования продвижения сотрудников в крупных компаниях.

Павел рассказал о создании цифрового сервиса для руководителей, способного прогнозировать вероятность назначения работника на вышестоящую управленческую позицию в горизонте 1-3 лет. Сервис позволяет решить проблему недостатка у руководителей оцифрованной кадровой информации и данных при принятии решения о повышении работников.