Алексей Барков, Пивоваренная компания «Балтика»: «Сейчас более 95% наших сотрудников — активные пользователи “Личного кабинета” и ЭКДО»

Алексей Барков, бизнес-партнер по информационным системам HRIS региона Восточная Европа Пивоваренной компании «Балтика» и спикер Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказал CFO Russia о построении единой системы управления человеческими ресурсами и поделился тем, как удалось достигнуть высоких результатов использования ЭКДО сотрудниками.

Как давно в Пивоваренной компании «Балтика» используют единую HRM-систему?

С 1999 года. Но с тех пор система управления человеческими ресурсами кардинально изменилась. На момент внедрения она была ограничена в функционале и включала в себя кадровое администрирование, табельный учет, премии и расчет зарплаты.

Все эти годы мы старательно развивали HRM-систему и сделали ее полнофункциональной — от pre-boarding до увольнения сотрудника и даже позже; с аналитическими кубами, web-порталом обучения и личным кабинетом. Таким образом, сейчас она включает в себя все необходимые звенья для работы и взаимодействия с сотрудниками, по сути — это цифровой паспорт сотрудника.

В какие этапы проходило развитие HRM-системы?

2006-2007 гг. — «Балтика» приобрела сразу несколько заводов, и перед нами встала задача слить все базы данных HRM в одну. В общей сложности за 2 года мы создали одну общую систему на 10 заводов.

2008-2009 гг. — развитие таких важнейших отдельных модулей, как бюджетирование затрат и численности, повышение зарплат, годовой бонус, графики отпусков, распределенный табельный учет и так далее.

2010-2012 гг. — основной упор делали на все процессы, связанные с обучением, оценкой и развитием карьеры сотрудников. В результате мы создали в системе полнофункциональный портал, включающий ЕОД, People Board и другие модули обучения и оценки персонала.

Следующий большой этап — развитие аналитического блока. Мы внедрили OLAP-кубы (On-Line Analytical Processing — интерактивный анализ данных — прим. ред.). Сейчас у нас их 5, в том числе сложнейший куб с данными сотрудников.

Изменения последних лет касаются процессов оформления новых сотрудников: pre-boarding, on-boarding, электронный оффер. Сейчас внедряем отдельный Web Self Service для принимаемых сотрудников

В 2020-2021 гг. основной упор был сделан на развитие сервисов для сотрудников: веб-портал «Личный кабинет» и «Кабинет руководителя», а также важнейший проект электронного кадрового документооборота. И, конечно, важный функционал интеграции с ФСС («прямые выплаты»)

Какой из перечисленных этапов был самым сложным?

Самым трудным, наверное, был этап, когда мы объединяли базы данных разных предприятий. Данные были крайне неоднородными и неструктурированными. В это время мы практически жили на работе.

Также во время последнего этапа, внедрения ЭКДО, мы не до конца верили, что сотрудникам нужен электронный документооборот. Нам постоянно говорили, что синие воротнички до сих пор используют кнопочные телефоны и не будут пользоваться личным кабинетом или электронным документооборотом. Однако на сегодняшний день более 95% сотрудников — активные пользователи «Личного кабинета» и ЭКДО. Для нас это стало приятным сюрпризом. Мы также поняли, что не нужно недооценивать своих работников в плане их компьютерной грамотности.

Менее 5% персонала пока не дали согласия работать с новыми изменениями. Но большинство из них — декретники. А вот тех, кто полностью отказался от электронного документооборота, менее одного процента на всю компанию.

За счет чего удалось добиться таких высоких показателей?

HR-дирекция очень правильно выстроила информационную поддержку. Во-первых, специалисты подготовили серию великолепных вебинаров: открыто показали, какие есть плюсы и минусы использования ЭКДО. Это было очень важно для сотрудников.

Во-вторых, на всех заводах компании оказывалась информационная поддержка синим воротничкам, которые не могли подключиться к вебинарам. В столовых и цехах стояли информационные стенды, где мы также убедительно расписали преимущества и недостатки нововведений. Мне кажется, именно это стало ключом к такому высокому результату.

Важно понимать, что таких показателей мы достигли не за неделю. В первые месяцы не так много сотрудников использовали ЭКДО, их число росло со временем. Работники, которые несколько раз оформили отпуск или работу в ВД через личный кабинет, понимали — это удобнее, чем ходить в отдел кадров с бумажками. Они начали рассказывать об этом коллегам, и таким образом показатель поднялся до почти 96%.

Задать свои вопросы Алексею и узнать больше об опыте Пивоваренной компании «Балтика» вы сможете на Седьмой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая состоится 21 апреля 2022 года.

Мария Кириченко

Комментарии