Марина Селина, Группа ГАЗ: «Уровень просроченной дебиторской задолженности у нас ниже среднего по отрасли»

Марина Селина, начальник управления анализа коммерческой задолженности и стандартизации казначейских функций Группы ГАЗ, спикер Шестой конференции «Управление дебиторской задолженностью», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации процессов управления дебиторской задолженностью.

Сотрудники каких отделов вашей компании участвуют в управлении дебиторской задолженностью?

Единый порядок работы с ДЗ в Группе ГАЗ окончательно сформировался более 10 лет назад. Ключевой момент – за дебиторскую задолженность контрагента отвечает держатель договора (сотрудник подразделения, который оформлял и исполняет договор).

Для регламентирования, контроля общих показателей ДЗ компании и координации сотрудников у нас есть коллегиальный орган – «Комиссия по работе с дебиторской задолженностью». Она объединяет сотрудников служб: продаж, юридической, финансово-экономической, бухгалтерской и службы безопасности. Возглавляет комиссию руководитель предприятия. Её заседания по рассмотрению ДЗ проводятся ежемесячно с приглашением держателей договоров, по которым возникла просрочка.

Какие процессы по взысканию дебиторской задолженности у вас автоматизированы?

Подробнее расскажу на мероприятии. Сейчас отмечу инструмент, который существенно повлиял на сокращение уровня просроченной дебиторской задолженности, – автоматические рассылки. В них можно выделить 2 больших группы: для наших сотрудников и для контрагентов.

Рассылки для сотрудников: незадолго (за 5 дней и менее) до окончания срока выплаты долга/исполнения обязательств держателю договора приходит автоматически сформированный реестр задолженности по «его договорам» со всеми нужными данными: контрагент, номер договора, сумма долга, крайний срок оплаты и т.д. Такие данные позволяют сотрудникам экономить время на запуске отчетов и поиске в базе нужных контрагентов и данных о них.

Также самим контрагентам, которые просрочили оплату (поставку) или крайний срок погашения их ДЗ наступает в течение 5 дней, приходят письма-уведомления. В письме есть перечень всех первичных документов и сообщение «по такому договору тогда-то истекают сроки. Просим оплатить». Благодаря таким автоматическим рассылкам, мы избавились от частых оправданий просрочек: «Я забыл», «Точно не помню, сколько платить» и «Не можем найти нужные документы, а бухгалтер отсутствует».

Какие результаты получила ваша компания, автоматизировав процессы управления дебиторской задолженностью?

Политика компании не позволяет мне называть конкретные цифры, но могу сказать, что уровень просроченной дебиторской задолженности у нас ниже среднего по отрасли.

Задать свои вопросы Марине вы сможете на Шестой конференции «Управление дебиторской задолженностью», которая пройдёт 26 октября в Москве.

Комментарии