Ирина Жданова, «Россети Северо-Запад»: «Внешний ЭДО позволил сократить время работы с документом до 1 дня»

Ирина Жданова, главный бухгалтер-начальник департамента бухгалтерского и налогового учета и отчетности «Россети Северо-Запад», спикер Пятнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об Agile-подходах в развитии внутреннего и внешнего ЭДО.

Как давно в вашей компании внедрены внутренний и внешний ЭДО?

Активное внедрение ЭДО началось год назад. Катализатором этого процесса выступила необходимость ведения учета и формирования отчетности без задержки по срокам и качеству в условиях удаленной работы почти 90% сотрудников компании. Задержка в получении бумажных документов от контрагентов, невозможность их оперативной обработки, исправления, подписания, потеря бумажных документов из-за нарушения маршрутов движения документопотока – все это поставило проект внедрения ЭДО в первоочередные задачи компании.

Agile-подходы вы начали применять ещё на этапе внедрения?

Учитывая то, что процесс внедрения ЭДО затрагивает все бизнес-процессы компании и носит межфункциональный характер, сразу было понятно, что внедрение ЭДО будет осуществляться в рамках проектного управления. Успешно применяемая в нашей компании классическая/каскадная методология проектного управления (Waterfall)  при внедрении ЭДО не сработала. Слишком много на тот момент было неопределенностей для долгосрочного планирования. Было неизвестно, какие процессы, в какой очередности и в какой степени могут быть адаптированы к ЭДО, какие трудовые и временные ресурсы потребует проект, какое функциональное направление возьмет на себя лидерство внедрения, каким образом система оператора ЭДО будет интегрирована в текущую ИТ-архитектуру компании. В динамично изменяющихся условиях применение гибкой/итерационной методологии управления проектами (Agile) позволило преодолеть многочисленные организационные и технические трудности и получить быстрые положительные результаты по проекту.

Какие Agile-подходы вы применяли для развития ЭДО?

Из Agile-подходов, используемых компанией в проекте внедрения ЭДО, особо выделю несколько.

Первый – гибкость мышления и взаимодействия. Пожалуй, это было самым сложным, потому что сложно изменить образ мышления менеджмента и участников проекта с традиционного на гибкий. Гибкий требует проактивного личного общения и эффективного взаимодействия как внутри команды, так и с функциональным заказчиком. Он помогает не следовать жестким внутренним процессам и регламентам, предполагает быстрые реакции на изменения. Участие функционального заказчика в команде проекта обеспечило плотное общение по ходу работы, позволило учесть новые данные и приоритеты, появляющиеся лишь во время разработки, избавило от необходимости отчетов перед заказчиком, повысило бизнес-ценность проекта.

Особенностью гибкого взаимодействия стала самоорганизация команды, в которой участники относительно равны и мнение каждого участника одинаково важно. Это расширило кросс-функциональные знания участников команды, позволило им почувствовать востребованность своего труда, оценить возможности для развития. Такой подход наглядно иллюстрирует одну из базовых Agile-ценностей: люди и их взаимодействие важнее процессов и инструментов.

Второй по важности Agile-подход, который мы использовали – итеративность результата и готовность к изменениям. Основной фокус работы команды проекта был направлен на получение реального результата за короткое время. На момент открытия проекта через системы различных электронных операторов в компанию «постучалось» почти 500 контрагентов. Гибкость в организации проектной работы выразилась в том, что компания отказалась от детального долгосрочного планирования проекта, определив лишь крупные стратегические цели и сроки, а так же «вписав» проект в другие, одновременно происходящие в компании изменения. Такой подход полностью оправдал себя. Первоначально намеченный объем проекта (организация внешнего ЭДО ЮЗД) в ходе реализации был существенно увеличен, дополнился внутренним ЭДО, а чуть позже и кадровым. Гибкость в планировании позволила добавлять в продукт незапланированные ранее новые возможности, если они стали ценными в изменившейся ситуации.

Также компания отказалась от формирования идеальной версии продукта, настроив команду проекта на то, чтобы как можно быстрее выпустить работоспособный прототип, который потом можно будет дорабатывать. Проект реализовывался короткими циклами (итерациями) с продолжительностью от недели (если открывалась очередная задача проекта) до месяца (если устранялись замечания к реализованному функционалу), за это время достигался какой-либо полезный для функционального заказчика результат. Время на разработку и актуализацию документации по проекту и ее перечень (регламенты, инструкции, положения) были минимизированы, что позволило сохранять высокие темпы внедрения ЭДО.

Какие результаты получила компания «Россети Северо-Запад», применяя Agile-подходы в развитии внутреннего и внешнего ЭДО?

Сегодня компания закрепляет достигнутые результаты внедрения внутреннего и внешнего ЭДО, решает оставшиеся вопросы автоматизации взаимодействия системы оператора ЭДО (СБиС) с системой документооборота компании (1С:Документооборот), дорабатывает интеграцию 1С:ДО с существующими учетными системами.

Переход на ЭДО потребовал повысить цифровизацию как базовых технологических, так и обслуживающих бизнес-процессов, оптимизировать процессы создания, согласования, утверждения документов внутри компании, пересмотреть порядок обработки входящих и исходящих документов.

В условиях территориально распределенного документооборота (компания оказывает услуги по передаче электроэнергии в 7 регионах Северо-Западного федерального округа) электронные документы доступны всем заинтересованным пользователям. Внешний электронный документооборот позволил сократить время работы с документом до одного дня, тогда как только подписание бумажного документа могло занимать до недели.  В случае необходимости мы можем оперативно менять «согласантов» в маршруте, обрабатывать документы в условиях удаленной работы, оперативно искать в электронном архиве, отслеживать движение документа на любом этапе, отказаться от печати видеообраза электронного документа. Все это помогает компании работать более эффективно, сокращает трудозатраты персонала, снижает операционные расходы.

Комплексное внедрение ЭДО позволяет перевести в электронный вид максимальный объем документов, а компания получает возможность сделать электронный документооборот источником информации для оптимизации бизнес-процессов за счет централизации обслуживающих функций.

Задать свои вопросы Ирине и узнать больше об опыте «Россети Северо-Запад» вы сможете на Пятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдёт 21-22 октября в Москве.

Комментарии