Елена Бебешко, Tele2: «Мы обмениваемся электронными документами с 9,5 тысячами контрагентов»

Елена Бебешко, руководитель службы методологии Tele2, и спикер Пятнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia, как побудить контрагентов переходить на ЭДО.

Как давно ваша компания работает с электронным документооборотом? Сколько контрагентов было подключено к ЭДО при его запуске, и сколько пользуется им сегодня?

С ЭДО компания работает с 2008 года. Тогда мы начали активно расширять присутствие в регионах, и внутренний электронный документооборот стал необходимостью.

В 2019 году мы начали перевод на юридически значимый электронный документооборот. Конечно, у нас и до этого документы хранились в электронном виде, но мы подписывали, обменивались с партнерами и регистрировали их всё равно на бумаге.

Перевод на юридически значимый электронный документооборот стал революционным шагом, настоящим вызовом.

За рекордные 8 месяцев от старта принятия решения до старта работы с контрагентами (для крупной, географически распределенной компании это очень быстро) мы перешли на электронный обмен первичными документами (как входящими, так и исходящими). На сегодня подключено уже более 9,5 тысяч контрагентов, более 45% объема первичных документов проходит через ЭДО. Следующим этапом мы перевели на ЭДО договоры. Сейчас документы этого типа от 5 тысяч контрагентов подписываются электронно. Это около 35% от общего объема договоров.

Какие факторы мешают контрагентам вашей компании переходить на электронный документооборот?

У нас есть 2 вида контрагентов: крупные и малый и средний бизнес. У каждого из них свои факторы. Начнем с небольших. Их основные факторы отсутствия возможности перехода на ЭДО:

У крупных компаний ограничения иного вида:

Общая для всех контрагентов проблема – настройка роуминга. Если контрагент подключен к иному оператору, возникает необходимость настройки операторского роуминга. Это долгий процесс, на который операторы идут неохотно. Нужно вести переговоры с 2 операторами, подключать к проекту ИТ-поддержку и т.д.

Может так сложиться, что часть контрагентов никогда не перейдет на ЭДО? А значит, и вы не сможете на 100% перейти на электронный документооборот?

Да, мы отдаем себе в этом отчет. Пока переход на ЭДО не станет для всех обязательным, какая-то часть документооборота у нас останется на бумаге.

Какие главные аргументы вы приводите контрагентам в пользу перехода на ЭДО?

Наши мотивационные программы можно условно поделить на 2 части: для крупных и небольших контрагентов, или на другие 2 части: для поставщиков и покупателей. На мероприятии я подробно расскажу обо всех. Сейчас сосредоточусь на аргументах из первого деления – мотивация для крупных и небольших контрагентов.

Начнем с небольших контрагентов. В первую очередь мы делимся информацией об основных эффектах перехода на ЭДО из личного опыта, которая была бы интересна этой группе партнеров: ЭДО сокращает срок окончательной оплаты, поскольку документы быстрее доставляются, подписываются, обрабатываются. Кроме того, электронный документооборот минимизирует ошибки ручного оформления (у операторов есть автоматические проверки, особенно формализованных документов). При ручном оформлении мы часто возвращаем документы на переоформление.

Также мы рассказываем о плюсах электронного юридически значимого документооборота: отсутствие необходимости печатать, подписывать, составлять документ и организовывать архивное хранение. Мы напоминаем, что хранение электронных документов на стороне оператора бесплатное. Кроме того, документ легко найти и оперативно предоставить проверяющим органам.

Для крупных контрагентов факторы мотивации похожи, но к ним добавляется основной – обязательность использования ЭДО при работе с Tele2. Например, компании не могут участвовать в наших тендерах, если не готовы обмениваться договорами и первичными документами в электронном виде. Такая позиция мотивирует, Tele2 – интересный контрагент для крупных поставщиков.

Хочу пояснить, мы не просто рассказываем о преимуществах ЭДО или вынуждаем контрагентов внедрять его, мы развернули масштабную организационную и информационную поддержку. Мы договорились с нашим оператором ЭДО о предоставлении скидки при новых подключениях контрагентов Tele2, и подготовили инструкции по обмену электронными документами с нашей компанией: порядок подключения к нашему оператору ЭДО, порядок подключения через роуминг.

Взаимодействие с операторами по вопросам подключения мы также взяли на себя. Мы даже организовали на сайте нашего оператора отдельную страницу о порядке подключения к Tele2. Там мы разместили формы соглашений, мотивационные письма и инструкции, о которых я говорила выше. Сам оператор разместил основные шаги подключения: от получения электронной подписи до отправки документа. Есть даже ссылки на встроенные интеграции с основными системами: 1С и SAP.

Ещё у нас есть KPI, которые мотивируют сотрудников переводить партнеров на электронный обмен договорными и первичными документами. Об этом я также расскажу на мероприятии. 

Задать свои вопросы Елене вы сможете на Пятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдёт 21-22 октября в Москве.

Комментарии