Татьяна Пригожая, Johnson & Johnson: «Мы сэкономили 119 дней в году благодаря цифровому финансовому архиву»

Татьяна Пригожая, Cash Application Supervisor (супервайзер по работе с дебиторской задолженностью) Johnson & Johnson, спикер Пятнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia про создание цифрового финансового архива, его преимущества, а также сложности, которые могут встретиться в этом процессе.  

Как давно в вашей компании ведется работа по построению цифрового финансового архива для хранения документов от поставщиков? На каком этапе этого построения вы находитесь?

Развитие электронного документооборота (ЭДО) и появление новых инструментов, позволяющих оптимизировать затраты на бумажный документооборот, стали отправной точкой для построения единого цифрового архива. Это архив для хранения финансовых документов, который отвечает требованиям российского законодательства.

В компании уже существовало решение по хранению скан-копий бумажных документов от поставщиков. Однако это решение технически устарело и не давало возможности полноценно использовать ЭДО.

В связи с этим в конце 2019 года было принято решение внедрять проект, который позволяет хранить сканы бумажных документов и электронные документы, полученные через оператора ЭДО, в одном облаке. В проекте мы ставили перед собой следующие задачи:

Проект был внедрен в феврале 2021 года и уже показывает успешные результаты.

На этом мы не останавливаемся, и наши амбиции по переходу на ЭДО распространяются и на другие процессы. Это обмен актами сверки с поставщиками и клиентами, перевод договорного процесса в ЭДО, хранение документов по премиям покупателям в едином цифровом финансовом архиве.

С какими ключевыми сложностями вы сталкивались при внедрении цифрового архива? Можете ли поделиться опытом их преодоления?

Внедрение проекта было своеобразным рафтингом – сплавом по горной реке. Было сложно предугадать, что ожидает тебя после прохождения очередного этапа: будет ли новый порог, сложный участок, для которого нужно копить силы, или можно расслабиться. На протяжении всего проекта мы преодолевали много сложностей и также достигали успехов. Но если попытаться агрегировать все трудности, то можно разделить их на два блока:

На мой взгляд, те цели, которые стояли у самых истоков выстраивания единого цифрового финансового архива по хранению документов от поставщиков, были достигнуты в полном объеме. Могу выделить несколько наиболее существенных преимуществ, которые мы ощутили после внедрения нашего проекта:

Задать свои вопросы Татьяне и узнать больше об опыте Johnson & Johnson вы сможете на Пятнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдёт 21-22 октября 2021 года в Москве.

Алиса Попова 

Комментарии