Евгений Березин, «Азия Цемент»: «Роботизация позволяет убрать человеческий фактор как минимум при управлении бизнес-процессом»

Евгений Березин, ИТ-директор «Азия Цемент» и спикер Пятой конференции «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», рассказал CFO Russia о внедрении ERP-платформы в компании и эффективном распределении ролей между ERP-системой и пользователями при переходе от автоматизации к роботизации.

Как давно в вашей компании была внедрена нынешняя ERP-платформа? Опираясь на какие принципы, выбирали ее?

ERP-система была внедрена ещё до моего прихода в компанию «Азия Цемент» на позицию директора по ИТ, но история мне хорошо известна.

Изначально на предприятии использовалась зарубежная ERP-система SAP. Однако через год после начала её эксплуатации она всё ещё не была полноценно внедрена. По состоянию на сентябрь 2014 года управленческий учет велся преимущественно в Excel.

Возникали срывы отгрузок из-за отсутствия единой системы управления продажами и логистикой. Сбои в закупках сырья приводили к отклонениям от производственной программы и невыполнению планов по выпуску продукции. Руководство не получало оперативные данные, необходимые для анализа ситуации и принятия решений.

Такая обстановка не устраивала инвесторов и менеджмент компании «Азия Цемент», особенно с учетом осложнения экономической ситуации – кризис 2014 года (плата за обслуживание SAP ERP была в долларах США). Было принято решение о внедрении новой ERP-системы, предпочтительно российского производства, которая могла бы стать полноценным инструментом управления предприятием.

Были сформулированы ключевые требования к новой ERP-системе:

После анализа рынка была выбрана система «1С:ERP Управление предприятием 2». В предельно сжатые сроки, за 6 месяцев, на предприятии был выполнен переход от SAP ERP к 1С:ERP, автоматизированы более 150 рабочих мест и ключевые бизнес-процессы цементного завода.

Хочу добавить от себя лично, что при выборе любых информационных систем я внимательно изучаю рынок ИТ-специалистов в России, которые способны внедрить и взять систему на поддержку систему. Это очень важный критерий. Программистов и компаний-интеграторов должно быть много, также важно их присутствие в регионах. Рынок специалистов 1С в России довольно большой, и выбор исполнителей есть.

Какие подходы вы использовали, чтобы эффективно распределить роли между ERP-системой и пользователями при переходе от автоматизации к роботизации бизнес-процессов?

Прежде чем ответить на это вопрос, я хочу дать два определения, чтобы мы правильно друг друга понимали.

Бизнес-процесс – это сценарий (набор схожих сценариев), в котором есть задачи со сроками выполнения и исполнители по ним.

Роботизация бизнес-процесса – это когда управление бизнес-процессом, а также все или часть задач бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система.

Классикой автоматизации в компаниях является предоставление сотрудникам информационной системы, в которую они заносят данные, где они просматривают информацию, откуда они отправляют на принтер или по электронной почте заполненные печатные формы документов, где они формируют различные отчеты.

Бизнес-процессом управляют сотрудники, и они же являются исполнителями задач. Системе отведены функции хранения данных и выдачи информации по запросу пользователей.

В таком случае бизнес-процессами в компании фактически управляют сотрудники. Они сами решают, когда заполнить данные в системе, когда сформировать отчет, кому и когда передать информацию. Зачастую это сопровождается параллельным ведением таблиц Excel и общих гугл-таблиц, где данных гораздо больше, и они актуальнее, чем в корпоративной информационной системе.

Одним сотрудникам нравится быть «центром» бизнес-процессов: они хорошо в них разобрались и понимают, они всем «рулят», информация о текущем состоянии какого-либо процесса находится в голове у сотрудника. Он сам решает, какие задачи и когда будут выполнены.

Другие сотрудники, наоборот, плохо разбираются в процессах компании и находятся в постоянной неразберихе: путаются в задачах, забывают их вовремя выполнять, не понимают, в какой последовательности и когда нужно заносить данные в систему, или задачи вовсе теряются. Сотрудник постоянно что-то делает, но это не приводит к желаемым результатам.

Не буду много говорить о том, как будут проходить бизнес-процессы в компании, когда сотрудник обижен или просто пришел на работу не в настроении. Вероятнее всего, при выполнении задач сотрудник будет действовать в соответствии со своим эмоциональным состоянием.

Роботизация позволяет убрать человеческий фактор как минимум при управлении бизнес-процессом. Система также выполняет часть задач, а в идеале – все задачи бизнес-процесса. Это очень эффективно.

Когда система управляет бизнес-процессом, то она автоматически выполняет задачи, связанные с внутренней коммуникацией: автоматическая передача информации между сотрудниками, автоматическая обратная связь одним сотрудникам при выполнении задач другими сотрудниками.

Уже одно это существенно повышает эффективность и скорость выполнения задач сотрудниками. А когда система занимается задачами бизнес-процесса самостоятельно, то сроки их выполнения сокращаются до минимума. Значительно ускоряется движение процессов в компании, повышается точность и объективность данных.

На мой взгляд, наиболее эффективным подходом к распределению ролей между ERP-системой и пользователями при переходе от автоматизации к роботизации бизнес-процессов является:

1. Передача функции управления бизнес-процессом от сотрудников – системе.

2. Передача функции выполнения задач бизнес-процесса от сотрудников – системе.

С какими основными сложностями вы столкнулись при роботизации и как удалось с ними справиться?

Сложности при роботизации бизнес-процессов возникают постоянно, и это нормально – бояться их не стоит. Они всегда решаются, или находятся альтернативные пути решения. Перечислю некоторые из них.

В системе не хватает или нет данных для полноценной роботизации – это часто встречается в начале пути. Элементарно, если в вашей системе хранятся карточки контактных лиц клиентов без адресов электронной почты, а вы хотите роботизировать процесс уведомлений клиентов по email об изменении статуса заказов – у вас ничего не получится, пока email в карточках контактов не будут заполнены. Задачи по «обогащению» системы данными всегда решаются по-разному: иногда данные можно загрузить из таблиц Excel, иногда данные загружаются из других систем, в крайних случаях данные в системе заполняют сотрудники.

Есть бизнес-процесс, но нет его описания – это часто встречающаяся сложность. Решение в таком случае довольно простое: собрать участников бизнес-процесса и провести общее совещание, чтобы понять процесс и описать словами (как он выполняется сейчас, в жизни, без привязки к какой-либо системе). Зачастую это приводит к пониманию, что процесс выполняется неправильно. Уже до этапа роботизации бизнес-процесса происходит его оптимизация, а это огромный плюс.

В системе есть данные, но они некорректные – решается, как правило, с привлечением программистов и написанием небольших программ по автоматической обработке исторических данных в системе. Например, в системе менеджерами по продажам были заполнены «портреты клиентов», но не поддерживались в актуальном состоянии. Актуализировать такие данные в информационной системе можно автоматически: как однократно, так и на постоянной основе.

В различных системах данные не синхронизованы – задача интеграции различных систем в одну будет актуальной всегда. Это и режим «одного окна» для пользователей корпоративной ERP-системы, и максимальные наборы данных, которые важны для роботизации бизнес-процессов (системы и алгоритмы работают с данными). А «большие данные» позволяют принимать объективные и наилучшие решения.

Нежелание сотрудников подстраиваться под бизнес-процесс, который роботизирован – это еще одна сложность, которая всегда решается по-разному. Если раньше сотрудник сам решал, что и когда делать, то после роботизации его роль снижается до выполнения задач от системы в установленные сроки. Сотрудник больше «не рулит» ситуацией, и некоторые работники это воспринимают в штыки, боятся потерять «власть на местах», препятствуют роботизации или игнорируют выполнение задач в системе. В простых случаях это регламентируется, в самых сложных случаях – приходится расставаться с сотрудниками.

После роботизации возникло «бутылочное горлышко» (узкое место) там, где его не было – это одновременно и сложность, и возможность оптимизировать бизнес-процесс одним решением. Роботизация бизнес-процессов изначально нацелена на устранение «узких мест». Но иногда это приводит к возникновению новых «узких мест» там, где их до этого не было или не проявлялось явно. Например, после роботизации регистрации прибытия водителей на завод «Азия Цемент» для погрузки и перехода на электронную очередь («узким горлышком» был диспетчер, который регистрировал каждого водителя и самостоятельно определял очередность погрузки на заводе), «узким горлышком» стал участок отгрузки продукции, который перестал справляться с потоком грузового транспорта. И если раньше простаивала линия отгрузки на заводе, то потом стали простаивать грузовики в очереди на погрузку. Оптимизация участка отгрузки, включая дополнительную роботизацию бизнес-процессов, позволила увеличить пропускную способность отгрузки и убрать возникшее «узкое горлышко».

Задать свои вопросы Евгению и узнать больше об опыте «Азия Цемент» вы сможете 21 сентября на Пятой конференции «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», которая пройдёт в Москве.

Алиса Попова

Комментарии