Евгения Материкина, Segezha Group: «Мы обрабатываем 45000 электронных документов в месяц»

Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group и спикер Четырнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia, как её компания перешла на безбумажный электронный документооборот.

Как давно вы начали переход на ЭДО?

В 2018 году.  

Какие были основные этапы этого перехода?

Мы провели внутреннее обследование, изучив наш документооборот, выявили потребности, обсудили их с основными контрагентами и крупными операторами ЭДО. На основе полученных данных составили ТЗ и, разместив его на электронную площадку, объявили тендер.

В нём приняли участие несколько крупнейших операторов ЭДО. Среди них мы выбрали наиболее подходящего под наши требования.

Совместно с оператором было разработано решение, которое идеально подошло для интеграции с нашей учётной системой. Внедрили его, подключив пилотные предприятия. Далее тиражировали.

Сейчас 35 подразделений нашей Группы входят в сеть электронного документооборота – это почти полное покрытие. Не используют ЭДО только мелкие компании, для которых его внедрение нецелесообразно, а также компании-нерезиденты, входящие в Группу, из-за ограничений Законодательства.

Подробнее о каждом этапе я расскажу на форуме. 

С какими трудностями сталкивались во время внедрения ЭДО?

Первая – информационная безопасность: отказ от собственноручной подписи на документах и признание электронной подписи полным аналогом. Все осознавали, что технология соответствует нормам закона, но доверия было мало. Поэтому изначально службой безопасности Segezha Group были согласованы электронные ключи на материальных носителях (флешки). От выпуска «облачных» ключей по технологии DSS с размещением их на серверах УЦ на тот момент отказались.

Прошло 3 года, ни одного случая нарушения использования КЭП не выявлено, мы широко используем различные облачные ресурсы для размещения программного обеспечения, и уверена, что в самое ближайшее время сможем согласовать переход на более современную технологию КЭП без носителя. 

Вторая сложность, с которой мы столкнулись, – обучение и просветительская деятельность. Многие сотрудники плохо воспринимают переход в электронный формат, не понимая, для чего менять годами работающий механизм бумажного документооборота. Нам пришлось провести настоящую просветительскую кампанию, чтобы убедить специалистов в необходимости менять привычное, но устаревшее решение на новое. Мы объясняли, для чего Группе и сотрудникам ЭДО, почему он лучше бумажного документооборота и т.д. Особенно важно было убедить специалистов, которые непосредственно работают с поставщиками и покупателями. Потому что только эти сотрудники могли убедить коллег из других компаний также переходить на ЭДО.

Сейчас работа тоже ведется. Но, если первые запуски были тяжелые, сегодня всё идет «по накатанной», работает система положительных отзывов. Сотрудники общаются между собой и понимают, что там, где работает ЭДО, дела идут быстрее и лучше.

Какие результаты получила Segezha Group от перехода на безбумажный документооборот?

Основной результат, как я уже сказала, – переход практически всей Группы на ЭДО. Каждый второй документ в нашей компании переведен в электронный вид. Это примерно 45000 электронных документов в месяц!

Мы ускорили расчеты с контрагентами и согласование внутри наших подразделений. В разы ускорили. Раньше полный цикл подготовки, отправки, двухстороннего подписания  пакета документов доходил до двух недель. Сейчас он занимает максимум два рабочих дня.

Выпуск ключей стал быстрее за счет внедрения сервиса Корпоративного центра регистрации (КЦР) по контролю и управлению выпуском КЭП на стороне Заказчика.  Если раньше ключ нужно было ждать две недели, сейчас от его запроса инициатором до получения проходит один-два дня.

Благодаря электронному документообороту мы стали работать, скажем так, «на высоких скоростях». Например, мы быстрее отслеживаем аналитику по складским запасам, а значит, можем более эффективно управлять ими.

Полностью ушли трудозатраты на перемещение бумаг между подразделениями для согласования и ручной подписи, на печать, последующее сканирование и бумажное архивирование.

Данная мера в том числе повлияла на сокращение сроков подготовки отчетности Группы. Финансовая отчетность формируется на 5й  календарный  день месяца. До перехода на ЭДО много бумажных документов было в пути на конец месяца, без их отражения в учете мы не могли получить корректный финансовый результат, таким образом, срок подготовки отчетности был 15й – 20й календарный день. Конечно, мы проводили ряд мероприятий для сокращения срока, но именно внедрение ЭДО сыграло здесь важную роль.

Нельзя забывать об экономических аспектах: снижение затрат на бумагу,  печать, доставку и архивирование документов.

И конечно, внедрение ЭДО – это огромный вклад в улучшение экологии планеты. Не зря я назвала свой доклад «Зеленый документооборот». Как бы странно это ни звучало от холдинга, который занимается лесопереработкой, мы обращаем пристальное внимание на экологические аспекты. Постоянно изучаем варианты сокращения потребления леса, сохранения природы, стараемся соблюдать принцип разумного осознанного потребления, в данном случае – офисной бумаги.

Какие у вас дальнейшие планы по развитию ЭДО?

Наша главная цель – полный отказ от офисной бумаги внутри и по возможности вне Группы. Пока он возможен не во всех бизнес-процессах с внешними контрагентами, потому что переход на электронный документооборот в этих случаях зависит не только от нас, но и от второй стороны.

Конечно, мы активно продвигаем идею ЭДО и призываем его внедрять, но есть случаи, когда сделать это на данный момент невозможно. Например, 70% выручки мы получаем от экспорта товара. Экспорт подразумевает сотрудничество с нерезидентами РФ, и наши действия регулируются уже не только российским, но и законодательством других стран. Поэтому актуальным остается привычный бумажный документооборот. Вопрос с международным ЭДО для Segezha Group на данный момент остается открытым, мы в процессе анализа особенностей и ограничений, и ищем пути решения.

Также мы всё больше будем автоматизировать процессы. Уже сейчас мы автоматизировали маршрут согласования документа. То есть участие в этом процессе людей минимально: система сама назначает подразделения и ответственных в зависимости от тегов документа.

Возможно, будем развиваться в направлении RPA. Мы используем эту технологию, но с ЭДО она пока не интегрирована.

Задать свои вопросы Евгении вы сможете на Четырнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 20-21 мая 2021 года в Москве.

Комментарии