Ксения Абрамович, Иркутский завод полимеров: «В некоторых случаях достаточно простой электронной подписи, но важно формализовать ее применение»

Ксения Абрамович, начальник административно-протокольной службы Иркутского завода полимеров и спикер Четырнадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia об особенностях внедрения и применения простой электронной подписи в ее компании.

Как давно в вашей компании применяют простую электронную  подпись  в  документах  служебной переписки? Что послужило толчком к ее внедрению?

Согласование документов средствами системы электронного документооборота (ЭДО) у нас применяется довольно давно. Но финальный этап – подписание – формально происходил на бумаге. Мы планировали документировать требования к применению простой электронной подписи (ПЭП) и отказаться от бумажных внутренних документов. Ускорение этому вопрос придали «ковидный» год и удаленка, когда обмениваться бумажными документами стало значительно сложнее.

В июне 2020 года мы подготовили методологическую базу к внедрению ПЭП – соглашение о присоединении к ЭДО и «визуализацию» ПЭП для комфорта и принятия сотрудниками документов, подписанных в электронном виде.

С какими ключевыми сложностями вы столкнулись при закреплении порядка применения ПЭП на документах внутренней переписки? Как удалось справиться с этими трудностями?

На мой взгляд, ключевая трудность – это человеческий фактор. Отсутствие синей подписи на бумаге вызывает у многих дискомфорт и неуверенность в таком документе, так что многие инструменты электронного согласования/подписания документов сопровождались их дублированием в бумажном виде.

В рамках внедрения простой подписи было проведено много вебинаров силами внутренних тренеров, где детально разъяснялись особенности ее применения и использование функционала системы ЭДО. На таких встречах сотрудники могли задать свои вопросы и получить ответы в режиме реального времени. Формат вебинаров позволяет собрать большое количество участников без значительного отрыва от основной деятельности, поэтому охват таких информационных встреч значительно выше, чем при очном участии.

Какие эффекты вам дает применение ПЭП?

Это возможность уйти от бумажных документов внутри организации. Пусть это и небольшая часть в общем документопотоке компании, но важная с учетом требований «постковидного мира». Также это возможность обратить внимание пользователей, что заявки, созданные в информационных системах, на корпоративном портале, несут за собой некие последствия, в том числе ответственность за некорректные данные. Для нас это актуально. К тому же не всегда на внутренних документах необходима квалифицированная электронная подпись. В некоторых случаях достаточно простой подписи, но важно формализовать ее применение.

Задать свои вопросы Ксении и узнать больше об опыте Иркутского завода полимеров вы сможете на Четырнадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 20-21 мая 2021 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии