Юлия Артамонова, «Ростелеком»: «Кадровый ЭДО ускоряет обработку информации и делает внутренние процессы прозрачными»

Юлия Артамонова, старший менеджер департамента управления услугами, «Ростелеком», и спикер Второй Конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о внедрении и развитии кадрового ЭДО в их компании.

Какие ключевые функции HR-департамента в вашей компании переведены в цифровой формат? По каким критериям вы отбирали функции для перевода в такой формат?

Наша компания цифровизирует ведение кадрового делопроизводства. У работников появилась возможность передавать заявления с простой электронной подписью через личный кабинет на корпоративном портале. В электронном формате оформляются табели учета рабочего времени, графики отпусков и прочие виды документов. В ЭДО переведены все виды приказов, которые формируются из системы и не требуют, чтобы работник ознакомился с ними. Документы работодателя подписываются УКЭП. Доля электронных кадровых документов в 2020 году составила 47%.

В какие этапы у вас проходило создание кадрового ЭДО? С какими трудностями сталкивались в ходе этого процесса и как удалось с ними справиться?

Процесс создания кадрового ЭДО проходил стандартные этапы: анализ текущих бизнес-процессов, согласование перечня документов, которые переводятся на электронное подписание, с методологами, HR, ИТ-экспертами и разработчиками, бизнес-аналитиками. Далее – техническая реализация, утверждение внутренних документов, регламентирующих переход на электронное подписание, и старт проекта. Для быстрого старта мы начинаем новые проекты по цифровизации на базе наименее затратных технических решений, постепенно автоматизируя и совершенствуя функционал.

Ростелеком стремится к полной цифровизации процессов, но с учетом их окупаемости. Основной проблемой при переходе на ЭДО было соблюдение баланса риска и выгоды. Необходимо сделать выбор той модели подписания документов, которая бы не потребовала существенных операционных расходов, как в случае выдачи всем работникам компании сертификатов УКЭП.

В настоящее время прорабатывается реализация модели подписания остальных видов кадровых документов, оформляемых работодателем и требующих подписание и выдачу их экземпляров работникам. Актуальна проблема отсутствия у части работников автоматизированных рабочих мест и доступа к порталу с личным кабинетом. В корпоративном мобильном приложении также прорабатывается возможность подписания кадровых документов.

Какие положительные эффекты вам дало создание кадрового ЭДО?

Кадровый ЭДО позволяет ускорить цикл обработки информации, делает внутренние процессы прозрачными. ЭДО высвобождает время работников, которое уходило на распечатку и физическое подписание документов, работу с бумажным архивом. Работники переключаются на более интеллектуальные задачи, вовлечены в другие проекты и выполняют иной функционал. ЭДО также удобней, чем бумажный архив, при необходимости поиска документов и предоставления по запросам.

Самым главным для нас положительным эффектом создания кадрового ЭДО будет признание каждым работником удобства использования цифровых документов. Мы ищем решения в технологиях, но работаем для людей!

Задать свои вопросы Юлии и узнать больше об опыте «Ростелекома» вы сможете на Второй Конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 7 апреля 2021 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии