Антон Рубащенко, «Русская рыбная компания»: «Благодаря системе у людей высвобождается время для “горизонтального” развития»

Антон Рубащенко, руководитель отдела казначейства «Русской рыбной компании» и спикер Пятнадцатой конференции «Централизованное казначейство», которая пройдет 16-17 марта, рассказал CFO Russia, как построить комплексную автоматизированную систему платежного процесса.

Расскажите вкратце о целях выстраивания комплексной автоматизированной системы платежного процесса

Мы создавали систему, которая позволит небольшому отделу проводить все платежные операции большого завода. Во-первых, это снизит трудозатраты, во-вторых, уменьшит влияние человеческого фактора, потому что задействованных в процессе людей будет меньше.

На какие этапы делится платежный процесс?

Мы разработали платежный механизм, идеально подходящий для нашего завода. Уже на первом этапе проекта мы интегрировали в систему несколько отделов: отдел производства, отдел закупок, отдел бюджетирования и казначейства. Такое решение было необходимо, чтобы весь процесс стал автоматизированным и прозрачным.

Наш платеж «начинается» на уровне планирования затрат. Затем отдел бюджетирования проверяет, закладывались ли денежные средства на эти затраты в бюджете. Определившись с бюджетом, отдел закупок проводит тендер. После окончания тендера сотрудник отдела бюджетирования проверяет, все ли изначально заложенные параметры соблюдены: цена, количество, состав номенклатуры и т.д. На завершающем этапе в работу включается казначейство. Мы также согласовываем договор и проверяем его на предмет соответствия условий платежа, указанных в тендере, с условиями расчетов, прописанных в договоре. После заключения договора и получения товара или услуги производим оплату.

Все этапы согласования закупочного процесса и договора проходят в электронном документообороте. Данный процесс позволяет при необходимости проследить «цифровой след». В любой момент мы можем посмотреть, кто из визирующих вносил корректировки или замечания, тем самым имея доступ ко всей истории согласования расхода.

Раньше, если нужно было уточнить информацию или поднять документы, чтобы обосновать изменение какого-либо решения казначейства, приходилось тратить много времени и сил: найти ответственного, запросить у него необходимый документ. Процесс был длительным и неудобным, связанный с участием многих людей. В данный момент, имея возможность согласовывать расход в электронном документообороте, можно очень легко и быстро найти любой документ и посмотреть всю историю согласования, сопутствующую оплате.

С какими сложностями вы сталкивались при запуске комплексной автоматизированной системы платежного процесса?

В основном, с организационными. Отвечая на предыдущий вопрос, я очень коротко описал платежный процесс. Может показаться, что он крайне прост. На самом деле это не так. К примеру, на заводе есть оборудование. Для нас, обывателей, это единый и неделимый механизм. На самом деле оборудование может состоять из множества взаимосвязанных элементов, и их закупка, как правило, идет в несколько этапов. Интеграция всех этих этапов – сложный процесс. Во-первых, нельзя пропустить заказ всех элементов, во-вторых, их оплату, в-третьих, перед оплатой надо проверить, доставлены ли все элементы заказа. Данный момент самый сложный, потому что объединяет несколько циклов согласования договоров и дополнительных документов.

Чтобы облегчить себе задачу, мы ввели график платежей. Иногда его было невозможно автоматизировать, и мы настраивали его вручную. К счастью, у нас было полное взаимопонимание с сотрудниками, которые отвечают за установку оборудования и его ремонт, поэтому с проблемами мы сталкивались не часто. Но процесс всё равно остается более сложным, чем стандартный, состоящий из 3 этапов: заказ товара и услуги, поставка и оплата.

Какие положительные эффекты дает внедрение комплексной автоматизированной системы платежного процесса?

Один из положительных эффектов – это прозрачность всего процесса. Казначей может легко проверить всю историю любого платежа.

Второй эффект – у нас ничего не теряется. Система видит, на какой стадии находится платеж, и выдает напоминание об оплате и времени этой оплаты. Экономия человеческого ресурса колоссальная, потому что сотрудники не тратят время на проверку и перепроверку всех этапов платежа.

У людей высвобождается время для «горизонтального» развития. Они больше погружаются в изучение операционных процессов компании, что повышает их «стоимость для организации».

Задать свои вопросы Антону вы сможете на Пятнадцатой конференции «Централизованное казначейство», которая состоится 16-17 марта 2021 года.

Алиса Попова

Комментарии