Илья Шатунов, Екатерина Васильева, ТК «Мегаполис»: «ЭДО внедрен в 270 филиалах и субфилиалах компании по всей стране»

Представляем победителя премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» в номинации «Лучший внешний ЭДО» – Торговую компанию «Мегаполис». Сотрудники компании –  Илья Шатунов, ведущий менеджер по коммуникациям SAP, финансовый департамент, и Екатерина Васильева – руководитель, Управление развития внутренних бизнес-сервисов, рассказали о проекте по ЭДО с покупателями и поставщиками в рамках обязательной маркировки табачной продукции, а также об участии в конкурсе.

Расскажите вкратце о вашем проекте по внедрению ЭДО. В чем он заключался? Какие цели стояли перед вами?

С 1 июля 2020 года все участники табачного рынка России обязаны были перейти на маркировку и ЭДО согласно постановлению Правительства РФ от 28 февраля 2019 г. № 224. В рамках этого закона ТК «Мегаполис» – крупнейший дистрибьютор сигаретной продукции в РФ, перевела с 1 июля 2020 года около 60 000 розничных клиентов (99,9%) на ЭДО юридически значимых документов. Это, например, универсальный передаточный документ (УПД) и универсальный корректировочный документ (УКД), обогащенные специальными кодами маркировки. Проект включал в себя не только переход на ЭДО, но и передачу кодов маркировки в систему «Честный ЗНАК» ООО «ЦРПТ». В рамках этого масштабного проекта были автоматизированы логистические цепочки, склады оснащены ТСД (терминалами сбора данных) для считывания QR-кодов. 

ЭДО внедрен на территории 270 филиалов и субфилиалов компании по всей стране от Калининграда до Петропавловска-Камчатского.

«Мегаполис» настроил прямое соединение с 5 крупнейшими провайдерами России и с 6 провайдерами – автоматический роуминг.

Какое количество документов охватывает ваш ЭДО? Какого эффекта вы достигли по результатам внедрения проекта?  

Около 60 000 клиентов, которые на текущий момент переведены на ЭДО, получают УПД, УКД и акты-сверки. В ежемесячном объеме это порядка 800 тыс. УПД и УКД и 20 тыс. актов-сверок.

Выгоды перехода на электронный документооборот очевидны.

Во-первых, экономия бумаги и расходных материалов. Во-вторых, полевые силы перестали тратить время на подписание документов и возврат одного экземпляра. В-третьих, во фронт-офисах сотрудникам не надо эти документы контролировать, сканировать, сдавать в архивное хранение. Кроме того, мы минимизировали юридические риски при подписании УПД со стороны клиента. Ранее требовалось собирать и актуализировать доверенности на всех клиентов «Мегаполиса».

Благодаря подписанию в электронном виде актов-сверок удалось наладить более оперативный обмен данными с клиентами, корректировать ошибки, фиксировать расхождения в системе. Как следствие, больше актов-сверок подписывается сразу, без протоколов о расхождениях.

Какие инновационные инструменты вы используете в ЭДО? Что из них было сложней всего внедрять и как вы справились с этими трудностями?

В рамках автоматизации процесса нам пришлось сделать несколько десятков доработок в SAP ERP, чтобы отправка электронных документов происходила автоматически из системы после сбора заказов и сканирования QR-кодов на складе, в том числе предусмотрели отсроченную отправку документов с учетом дня фактической отгрузки товара. Настроили автоматическое начисление дебиторской задолженности при получении статуса «УПД подписано клиентом».

Понимая масштаб наших ежедневных отгрузок, много внимания уделили настройке отчетности по отправке и подписанию исходящих документов, в том числе передаче информации в режиме онлайн на планшеты водителей-экспедиторов. Также настроены и автоматизированы контрольные процедуры блокирования отгрузки товаров клиентам, которые не зарегистрированы в системе «Честный ЗНАК».

Сложности в этом году у нас были как у всех, кто в период удаленной работы продолжал вести проектную деятельность и внедрять новые процессы.

Как успешно тиражировать процесс и обучить работать по-новому?!

Из-за карантина обучающие курсы пришлось полностью цифровизировать, проводить семинары онлайн, записывать их. Готовить детальный инструктивный сопроводительный материал для всех участников процесса: сотрудников компании и клиентов, которые зачастую ранее с ЭДО не сталкивались. Так, например, для торговых агентов был разработан специальный видеокурс о маркировке табачной продукции и обязательном переходе на ЭДО, который они демонстрировали клиентам.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» важно для вашей компании?        

«Мегаполис» сделал большой и успешный проект по переходу на ЭДО. Очень хотелось мотивировать нашу проектную команду и всех сотрудников, вовлеченных в изменения, на дальнейшее развитие. Признание со стороны CFO Russia, площадки, которая уже много лет объединяет профессионалов крупнейших российских компаний, очень ценно и важно для нас. Благодарим организаторов за проведение конкурса на высоком экспертном профессиональном уровне!   

Алиса Попова

Комментарии