- Интервью
- Отчеты о конференциях
- Цифровая трансформация
- Электронный документооборот
- Финансы: стратегия и тактика
- Общие центры обслуживания
- Информационные технологии
- Финансовая отчетность
- Риск-менеджмент
- Технологии управления
- Банки и страхование
- Кадровый рынок и управление персоналом
- Управление знаниями
- White Papers
- Финансы и государство
- CFO-прогноз
- Карьера и дети
- CFO Style
- Советы по выступлению на конференциях
- Обзоры деловых книг и журналов
- История финансов
- Свободное время
- Цитаты
КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
21-22 ноября 2024 года
Москва -
27-29 ноября 2024 года
Ярославль -
26 августа 2024 года по 5 декабря 2024 года
Москва -
5 декабря 2024 года
Москва -
6 декабря 2024 года
Москва -
11 декабря 2024 года
Москва
Анна Дорская, Анастасия Самарина, KPMG: «По итогам проекта электронные подписи есть примерно у 75% работников КПМГ в России»
19.11.2020
Представляем победителя премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» в номинации «Лучший кадровый ЭДО» – KPMG. Представители компании – Анна Дорская, старший менеджер по работе с персоналом, Управление по работе с персоналом, и Анастасия Самарина, менеджер, методолог проекта ЭКДО, рассказали о внедрении кадрового ЭДО с использованием УКЭП и участии в конкурсе.
Расскажите вкратце, что собой представлял проект «Кадровый ЭДО с использованием УКЭП» в вашей компании? Каковы были сроки и этапы его проведения?
Активная фаза разработки проекта началась в январе 2019 года, однако изучать тему и рыночную практику по использованию электронного документооборота в других компаниях мы начали еще в 2018 году параллельно с пилотом Минтруда. В настоящий момент ряд кадровых процессов переведен в цифровой формат – изменение условий труда, предоставление и оплата электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), выбор способа ведения трудовой книжки, предоставление расчетного листа и запрос справок/ копий документов. Процесс внедрения для нас не завершен, мы поэтапно подходим к проекту и сейчас находимся на этапе проработки таких процессов, как увольнение, прием, отсутствия и другие.
Какую часть кадровой документации охватывает проект?
Следующие кадровые документы переведены в цифровой формат:
- Дополнительное соглашение об изменении условий Трудового договора
- Согласие на обработку ПДн (персональных данных)
- Журнал учета подписания Согласий на обработку ПДн
- Лист ознакомления с ЛНА (локальный нормативный акт)
- Должностная инструкция
- Уведомления
- Интерактивный расчетный лист (с предоставлением расчета среднего заработка и страховых взносов, а также с функцией «Задать вопрос» с автоматической маршрутизацией)
- Справки: заявка, журнал учета выдачи, бумажный и электронный формат с автоматическим формированием всех видов справок в учетной системе
- Внеплановый и плановый перевыпуск УКЭП на новый срок: заявление на создание квалифицированного ключа проверки ЭП, копия сертификата данного ключа
- Заявление об изменении ПДн (с автоматическим занесением новых данных в учетные системы компании, автоматическим формированием сведений для ПФР (АДВ-2) и внеплановым перевыпуском ЭП).
Какие документы было сложней всего перевести в электронный вид и с помощью каких инструментов справились с этими сложностями?
Сложности по ходу проекта возникали не в отношении какого-либо отдельного документа или процесса, а были связаны с неготовностью некоторых работников принимать изменения. «Я привык подписывать на бумаге», «мне несложно», «так привычнее и надежней» – и тому подобные ответы мы получали при первичном опросе наших работников.
Как и любое изменение, внедрение системы кадрового электронного документооборота требует серьезной коммуникационной кампании, от правильности проведения которой зависит, получим ли мы согласие от большинства работников на выпуск электронной подписи. А от этого напрямую зависит экономический эффект реализации проекта. Мы в мельчайших деталях прорабатывали интерфейс системы, проводили исследования в фокус-группах и пользовательские тестирования. Мы поставили четкую задачу нашим разработчикам: интерфейс личного кабинета (ЛК) должен быть интуитивно понятным, однозначным и не требующим разработки пользовательских инструкций. Во-первых, потому что ЛК – это живой организм, который постоянно меняется, и требуется много ресурсов для актуализации инструкций, а во-вторых, человек не должен замечать изменений по уже работающим процессам. Можно с уверенностью сказать, что с данной сложностью мы успешно справились: на текущий момент покрытие электронными подписями составляет примерно 75% работников КПМГ в России.
Какие эффекты вы уже наблюдаете от проекта? Есть ли какие-либо дальнейшие планы по совершенствованию кадрового ЭДО?
Массовое подписание документов по изменению условий труда (ежегодный процесс в нашей компании, от 3 до 5 документов на каждого работника) проходит в разы быстрее. За счет системы электронного документооборота мы имеем возможность в режиме онлайн отслеживать статус подписания документов, а также система автоматически напоминает работникам о неподписании ими кадровой документации.
Достигнута экономия за счет сокращения:
- использования бумаги и картриджей
- времени кадровой службы на печать и уведомление персонала о необходимости подписания документов
- времени персонала на согласование и подписание документов
- курьерских расходов на транспортировку документов.
Помимо этого, мы экономим благодаря таким эффектам ЭДО, как стандартизация кадровых процессов и организация хранения документов. В режиме удаленной работы электронное подписание обязательных документов становится особенно востребовано. Даже по сравнению с годами до пандемии скорость подписания кадровых документов значительно выше. Мы видим, что срок жизни комплекта из 5 документов от момента формирования печатной формы до подписания с двух сторон может составлять несколько минут. С бумажным документооборотом мы бы даже до принтера в офисе не успели дойти за это время.
Как мы обозначили выше, проект в нашей компании не завершен. В наших планах – перевести большую часть кадровой документации в электронный формат практически по всем процессам.
Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2020» важно для вашей компании?
Высокая оценка нашего проекта независимыми экспертами – членами жюри, свидетельствует о том, что мы движемся в правильном направлении, и дает нам дополнительную мотивацию для дальнейшего развития системы электронного документооборота с использованием передовых технологий и методик. Новый функционал – это новые возможности для компании и работников.
Ожидаем, что участие в конкурсе и победа в номинации «Лучший кадровый ЭДО» будет стимулом для тех работников нашей компании, которые пока не готовы по каким-либо причинам перейти на электронное взаимодействие.
Также считаем, что признание внешними экспертами наших достижений по ЭКДО – дополнительное подтверждение нашей профессиональной экспертизы в данной сфере и практический пример успешной реализации системы электронного документооборота на практике. Это очень важно не только для нас, но и для наших клиентов, с которыми мы ведем проекты по внедрению электронного документооборота или консультируем по вопросам внедрения ЭКДО.
Алиса Попова
Наши конференции:
- Восьмая конференция «Управление рисками в промышленности»
- Семнадцатый форум финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2025
- Четырнадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Сорок пятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
- Четырнадцатый форум финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2025
Комментарии