Елена Соловцова, Авиационная корпорация «Рубин»: Как получать документы из отдела кадров удаленно и без проволочек

Елена Соловцова, заместитель генерального директора по управлению персоналом ПАО «Авиационная корпорация “Рубин”» и спикер Тринадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала, как с помощью ЭДО наладить бесконтактное взаимодействие кадровой службы с работниками предприятия.

Как давно в корпорации «Рубин» внедрили кадровый ЭДО? Дала ли самоизоляция толчок к его развитию? В чем заключалось развитие кадрового ЭДО в вашей компании в 2020 году?

С 2017 года в ПАО АК «Рубин» была внедрена система электронного документооборота «ТЕЗИС», но параллельно сохранялась тенденция рукописного визирования документов, а работники корпорации по-прежнему наведывались в отдел кадров по каждому интересующему их вопросу. Страх перед неизвестностью (а вдруг что-то потеряется), поиск стабильности (все уже отработано, зачем новшества), смещение равновесия (мне же надо что-то менять?), система стереотипов (у нас всегда так было!), приоритеты (это не моя проблема!), окружающая среда (все так делают...) – все эти факторы мешали эффективно и быстро внедрить систему ЭДО.

Что же «помогло» оптимальному темпу движения вперед по вопросам кадрового электронного документооборота? Снижение личных контактов и самоизоляция, связанные с пандемией, заставили персонал задуматься, каким образом получить запрашиваемые в отделе кадров документы удаленно и оперативно, без проволочек. И тут сотрудники отдела кадров включились в активную работу по развитию электронного документооборота «ТЕЗИС», разработали и внедрили электронные шаблоны бланков, справок и запросов, а работники IT-службы стали активными помощниками в этом проекте. Также была внедрена система «одного окна» для работников, которым требовались оригиналы кадровых документов. Запрос от работника мог быть как электронный, так и на бумажном носителе (был организован специальный лоток для приема бумаг – это исключало возможность контактов); а готовые документы (если требовались оригиналы) работник мог забрать в любое удобное для него время из другого лотка (рядом только охранник).

Какой процент сотрудников вашей компании был переведен на удаленку? Сталкивались ли с какими-либо трудностями при налаживании КЭДО с ними?

Только 17% работников находились на удаленке во время самоизоляции. Мониторинг и отчетность осуществлялись через электронную почту и работу одного окна. Личные контакты были снижены до минимума. Шаблоны дополнительных соглашений к трудовым договорам были разработаны оперативно, работа организована слаженно, руководителям структурных подразделений даны четкие инструкции. Трудностей практически не возникло.

Можете ли поделиться планами по дальнейшему развитию КЭДО в вашей компании?

Прежде всего, служба управления персоналом планирует совместить потребности бизнеса и работников в плане развития КЭДО, оптимизировать затраты на «хождение» за визированием, согласованием и так далее, развивать корпоративную культуру, ориентируясь на культуру успеха. В планах службы – проводить все заявки по подбору и развитию персонала через систему ЭДО «ТЕЗИС». Уже сегодня активно внедряется система оценки персонала через другую систему кадрового документооборота – «ПАРУС». Ее внедрили в компании еще в 2016 году. В настоящее время пересмотрены типовые формы трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, рассматривается возможность их согласования через указанные системы.

Накапливая маленькие победы, ставим цель – улучшение на 1%, и смещаем равновесие в желаемом направлении.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Авиационной корпорации «Рубин» вы сможете на Тринадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 22-23 октября 2020 года.

Алиса Попова

Комментарии