Валентин Черепащук, QIWI: «Автоматизировать процессы с помощью RPA можно проще и быстрее, чем в большинстве средств разработки»

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI и спикер Тринадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO Russia, как RPA помогает обрабатывать документы в QIWI, и поделился советами с коллегами, которые внедряют эту технологию в своих компаниях.

Как давно и для каких процессов в документообороте внедрили RPA в вашей компании? Каковы были предпосылки ее внедрения?

Сегодня в каждой более-менее крупной компании используется множество информационных систем. Начиная от банальных почты и MS Excel и заканчивая большими ERP-системами.

Практически в каждом процессе задействовано несколько систем, и при автоматизации таких процессов часто возникают сложности. Причины могут быть разными: у одних систем нет API, и их невозможно ни с чем интегрировать, часто в процессе участвуют сторонние сайты. Но даже если у каждой системы и есть API, зачастую сложно синхронизировать команды сопровождения различных систем для автоматизации одного процесса. Именно поэтому мы и обратили внимание на технологию RPA еще в 2017 году. Первые пилотные проекты на платформе UiPath мы как раз делали в области документооборота. Кстати, и сейчас мы активно применяем RPA в этой сфере.

Начинали с очень простых процессов. Например, регистрация входящих документов в СЭД: в бумажном документе распознавались основные реквизиты, и документ регистрировался в системе. Постепенно стали делать более сложные процессы: не просто регистрировать документы, а проверять их на достоверность при необходимости, сверять со справочниками, выполнять дальнейшие действия, например, создавать задачу сотруднику в нужной системе. Сейчас внедряем RPA в еще более сложные процессы. К примеру, проводим интеллектуальную обработку неструктурированного текста: система автоматически читает запросы от некоторых государственных органов и автоматически собирает требуемую информацию.

Какие особенности RPA «выстрелили» у вас? Ожидали ли вы, что все будет именно так? Почему?

Основной «фишкой» RPA является возможность работать с пользовательским интерфейсом, то есть имитировать действия человека. Эта особенность у нас тоже «выстрелила», мы ей активно пользуемся. Но это не главное.

Гораздо в большей степени мы оценили универсальность технологии. Автоматизировать можно практически любые процессы, технологических ограничений почти нет. Конечно, это не значит, что мы используем RPA абсолютно везде – нужно очень внимательно смотреть на процессы, в определенных случаях RPA не подходит. Но универсальный инструмент с широкой областью применения у нас теперь есть.

Также RPA хороша тем, что не надо дорабатывать существующие системы. ИТ-шники знают цену кастомизации тиражных систем. В случае с RPA этого делать не нужно. Необязательно также менять и сами процессы при применении RPA. Хотя хорошим подходом является глубокий анализ и реинжиниринг процесса перед автоматизацией, иногда требуется оставить все как есть.

Кроме того, мы оценили гораздо более низкий порог входа для разработчиков. Научиться автоматизировать процессы с помощью RPA можно проще и быстрее, чем в большинстве средств разработки. Хотя навыки программирования, безусловно, нужны, особенно для сложных процессов, все-таки вырастить специалиста по RPA получается быстрее. В нашем центре компетенции почти все разработчики – не профессиональные программисты, мы искали их внутри компании, и пришли они из других областей.

За счет всего вышеперечисленного разработка на RPA получается, как правило, быстрее, чем «традиционная» разработка.

Конечно же, мы не ожидали, что все будет именно так. Когда мы начинали в 2017 году, мы мало что знали про RPA. В тот момент привлекала именно универсальность, широкая область применения. Но со временем мы все глубже изучали возможности, понимали сильные и слабые стороны RPA.

Какими советами вы могли бы поделиться с теми, кто внедряет RPA для тех же процессов, что и в вашей компании?

В первую очередь я бы порекомендовал организовать свой центр компетенции. Мне кажется, это обязательная составляющая для успеха. В нем может не быть разработчиков, они могут быть внешними, но люди, хорошо знающие RPA, глубоко понимающие все возможности этой технологии и процессы в компании, там быть должны. В зоне ответственности центра компетенции, на мой взгляд, должны быть анализ процессов, оценка эффективности автоматизации, построение воронки задач, решения о применении RPA или других технологий, управление роботами, поддержка и т.д.

Также я бы предостерег от попыток делать сразу очень сложные процессы, особенно с применением связанных с RPA, но все-таки других технологий, таких как OCR или искусственный интеллект. На мой взгляд, нужно двигаться от простого к сложному, достигать так называемых «быстрых побед». Наверняка в каждой компании найдется масса простых рутинных процессов, которые занимают много времени, и их автоматизация даст хороший эффект.

Еще хотел бы отметить, что RPA хоть и очень эффективная технология, но, по сути, всего лишь инструмент автоматизации. Поэтому в случае RPA необходимо применять все стандартные подходы к ИТ-разработке: управление релизами, документирование, тестирование, развертывание и т.д.

Конечно, не стоит забывать о формировании реальных ожиданий у всех участников проекта и внимательно следить за эффектом от RPA.

Задать свои вопросы Валентину и узнать больше об опыте QIWI вы сможете на Тринадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 22-23 октября 2020 года.

Алиса Попова

Комментарии