Наталья Самойлова, ELMA: «Сплав процессного и проектного управления повышает эффективность выполнения типовых процедур и снижает их стоимость»

Наталья Самойлова, директор по продукту, ELMA, и спикер Второй конференции «Управление проектами», рассказала CFO Russia, как достичь синергии процессного и проектного управления и что делать, если вы хотите управлять проектным офисом, а не пожарами в нем.

Что компании может дать синергия процессного и проектного управления? Почему она так важна?

Если в компании проекты исполняются массово, на потоке, то они не делаются каждый раз как в первый – есть наработанный опыт и привычные паттерны. Конечно, каждый проект уникален, но при этом содержит долю рутины — типовых повторяющихся операций. Меняются вводная информация, требования, бюджеты и сроки. При этом правила инициации проекта, согласования документации, планирования ресурсов, стадии проекта часто едины внутри компании — значит, нет необходимости каждый раз планировать и выстраивать эту работу с нуля.

Синергия процессного и проектного управления позволяет заменить повторяющиеся от проекта к проекту операции четкими бизнес-процессами. Это позволяет добиться точности выполнения типовых процедур, предсказуемости результата, освободиться от рутины и сконцентрироваться на решении более уникальных задач — то есть обеспечить качественное исполнение типовых проектов в целом.

За счет каких ключевых подходов и инструментов можно достичь этой синергии, на ваш взгляд?

Мы выстраиваем проектное управление не на уровне проекта, а системно – на уровне организации в целом, для всего пула проектов. В реализации этого ключевым подходом для нас является концепция «проектного конвейера». Исполнение типовых проектов компанией можно представить в виде конвейера: по определенным правилам проекты движутся от стадии к стадии, как по конвейерной ленте. Внутри этапы проектов могут отличаться деталями и условиями реализации. При этом общая система конвейера позволяет верифицировать, что все необходимые критерии исполнения и процедуры соблюдаются – это как раз реализуется за счет бизнес-процессов.

В итоге сплав процессного и проектного управления дает возможность повышать эффективность выполнения типовых процедур (процессов) и снижать их стоимость для компании, четче управлять рисками и качеством исполнения за счет стандартизации части работ, обеспечить стабильный результат выполнения проектов и гибкие возможности раннего мониторинга отклонений. Такой подход имеет широкий спектр влияния внутри компании. Часто при внедрении этой концепции мы не ограничиваемся процессами проектного офиса – захватываются смежные бизнес-процессы, которые тоже оптимизируются.

Что значит в вашем понимании «прозрачность проектного управления»? Что поможет повысить прозрачность управления проектным офисом?

Прозрачность проектного управления подразумевает, что все, кто вовлечен в проектную деятельность, понимают правила игры и имеют достаточный уровень компетенций, чтобы по этим правилам играть. Что поможет повысить прозрачность управления проектным офисом – зависит от текущей зрелости проектного управления в компании. Например, если нет единой методологии ведения проектной деятельности – лучше начать с нее, а далее возвращаться к ней и дополнять. Важны процессы мониторинга отклонений и достижений показателей, процессы онбординга и обучения персонала, процессы жизненного цикла проектов и их исполнения, процессы обеспечения качества проектных работ. На что следует обратить больше внимания – зависит от конкретной ситуации в каждой конкретной компании.

Какие еще рекомендации, помимо достижения синергии и прозрачности, вы можете дать тем, кто хочет научиться управлять проектным офисом, а не пожарами в нем?

Пожалуй, самое важное – системно инвестировать время в саморефлексию, в анализ уже выполненных проектов и потенциальных рисков. И, конечно, в совершенствование методологии и бизнес-процессов – не только на основе внешних данных, но и на основе собственного опыта. Результаты и выводы из такого анализа обязательно стоит внедрять в проектное управление. За счет не всегда масштабных, но постоянных улучшений мы совершенствуем всю систему проектного управления и связанных бизнес-процессов. Этот эффект усиливается с ростом масштаба: количества проектов, вовлеченных сотрудников и клиентов.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте ELMA вы сможете на Второй конференции «Управление проектами», которая состоится 27 августа 2020 года.

Алиса Попова

Комментарии