Лариса Заторская, «ОМК-ЦЕС»: «Мы планируем сохранить частично удаленную работу»

Сегодняшний кризис на фоне коронавируса заставляет компании по всему миру менять свои бизнес-процессы. Мы попросили представителей компаний, работающих на российском рынке, поделиться своими кейсами противостояния кризису. Лариса Заторская, генеральный директор Центра единого сервиса ООО «ОМК-ЦЕС», рассказала CFO Russia о том, как сегодня перестраивают процессы в компании, а также поделилась дальнейшими планами, в том числе и по организации дистанционной работы после карантина.

Какие процессы в первую очередь оказались под угрозой в вашей компании из-за сегодняшнего кризиса? Как и какие бизнес-процессы в связи с этим вы перестраиваете?  

ОМК – системообразующая компания, сейчас все усилия направлены на социальную поддержку коллективов и производства в сложных условиях: на устойчивую работу заводов, сохранение здоровья людей и хорошего морального климата в коллективах. Поэтому перестройка процессов идет существенная. На удаленную работу вывели максимальное число административного персонала, всех сотрудников в цехах обеспечили средствами защиты. Для соблюдения социальной дистанции на заводах изменили графики производств, столовых, транспорта. Действует центр оперативного реагирования. Первые руководители компании регулярно проводят прямые линии. Таким образом, сотрудники получают информацию из первых рук, а также быструю реакцию на свои потребности. На помощь регионам, где находятся ее предприятия, ОМК направила 150 млн рублей: закупает ИВЛ, средства защиты, помогает продуктами жителям, которые находятся на карантине, волонтерам и НКО.

Что изменилось в работе ОМК-ЦЕС в связи с изменениями в материнской компании? Какие процессы трансформировались и почему?

Изменения в работе ОМК-ЦЕС также связаны с сохранением работоспособности в условиях пандемии: мы обеспечиваем бесперебойную работу ОМК. Компания должна своевременно выполнять все обязательства перед клиентами, контрагентами и сотрудниками. Наша главная задача – сохранить уровень качества всех услуг для наших внутренних клиентов, обеспечив при этом максимально безопасную работу своих сотрудников. Для этого мы оперативно перестроили ряд процессов, обеспечили цифровые входы для документов, ускорили переход на ЭДО.

Какие методы и инструменты вы регулярно применяете для сокращения затрат?

С целью сокращения затрат и повышения качества процессов общих административных функций компании мы централизуем выполнение массовых операций в ОМК-ЦЕС. При этом выстраиваем и «спрямляем» сквозные процессы, оптимизируем и автоматизируем их выполнение. Применяем подходы Lean, все сотрудники вовлечены в процесс постоянных улучшений.

Трансформировались ли эти подходы с наступлением кризиса?

Подходы у нас прежние, но в ряде задач двигаемся быстрее. Например, форсируем перевод в цифровой вид оставшихся бумажных документов.

Какой процент сотрудников «ОМК-ЦЕС» переведен на дистанционную работу в связи с карантином? Какие категории персонала затронул этот перевод?

На удаленную работу сейчас переведены 90% сотрудников «ОМК-ЦЕС». В офисах остались только те сотрудники, которые работают с бумажными документами. Им обеспечили безопасную работу в соответствии с требованиями Роспотребнадзора и указами государственных органов.

Какими инструментами и подходами вы пользуетесь, чтобы и дистанционно сотрудники ощущали себя одной командой?

Чтобы ощущать себя одной командой, мы сохранили и проводим в онлайн-формате встречи, информирования, конкурсы, награждения победителей. Сохранилось и «живое общение» с руководителем «ОМК-ЦЕС» – каждые 2 недели я провожу онлайн-встречу со всеми сотрудниками. Кроме того, в компании есть горячая линия, куда можно написать любой волнующий вопрос. Наши коллеги из PR, HR, Корпоративного университета ОМК проводят вебинары, тренинги, нацеленные на организацию удаленной работы и адаптацию к ней. Также для сотрудников организованы занятия спортом онлайн.

Приходилось ли проводить оптимизацию или сокращение штата в связи с мартовским кризисом?

Сокращения штата ЦЕС не планируется. Всех сотрудников, высвобождаемых при усовершенствовании процессов, мы перенаправляем на обслуживание новых предприятий ОМК.

Какие сценарии вы планируете по дальнейшей работе в условиях кризиса?

Безбумажный документооборот и цифровые цепочки обработки документов сейчас уже реализуются в ОМК. В создавшейся ситуации задача перехода на цифровые документы стала критичной, поэтому уделяем ей серьезное внимание. Кроме того, планируем в дальнейшем сохранить частично удаленную работу. Сотрудники будут работать из дома, но 1-2 раза в неделю приходить в офис, чтобы зарядиться общим настроем, нацеленным на изменение и улучшение процессов, командную работу, напитаться желанием развития и движения вперед. Для этого готовим графики, офис, рабочие места без привязки к ним сотрудников.

Какими советами согласно приобретенному опыту работы в кризис можете поделиться с руководителями ЦЕС своей отрасли?

Любой кризис – это опасность и возможности одновременно. С опасностью нужно работать, принимая своевременные решения и просчитывая их последствия, а вот возможности нужно видеть. Для этого необходимо убрать лишние эмоции, что поможет увидеть картину шире, постараться максимально конструктивно посмотреть на происходящее. Мы, например, стали намного быстрее и гибче. Те изменения, на которые могли потратить месяцы, внедряем за несколько дней или недель, сплотились еще больше, стали коммуницировать намного эффективнее, быстрее договариваться и лучше понимать друг друга. Текущий кризис, во многом вызванный коронавирусом, это трагичная, тяжелая ситуация: пострадало и продолжает страдать очень много людей. Но мы справимся! Я этого желаю и вашим читателям: выстоять и выйти с новыми знаниями, компетенциями, опытом, более слаженной и дружной командой.

Комментарии