Отчет об Одиннадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Марина Крашенинникова, заместитель начальника управления камерального контроля ФНС России, выступила с докладом на тему «Как наладить эффективное взаимодействие с ФНС России. Налоговый мониторинг». Спикер рассказала о предпосылках развития налогового мониторинга, его принципах, сроках и документах для вступления в него. Марина также рассмотрела систему внутреннего контроля и способы совершенствования информационного взаимодействия с ФНС России. В заключение докладчица оценила эффективность налогового мониторинга и перечислила его преимущества и направления дальнейшего развития.

О требованиях к созданию, принятию, исправлению, хранению и подписанию электронных документов рассказала Евгения Базенкова, налоговый менеджер Nike. Докладчица рассмотрела особенности внедрения ЭДО в отношении исходящих документов, а также альтернативный способ подтверждения факта приемки товара, который гарантирует юридическую значимость. Также Евгения поделилась опытом продления срока хранения документов после истечения срока сертификата «подписанта» при помощи усовершенствованной ЭП.

Максим Чумак, директор по операционной эффективности и развитию «Металлоинвест Корпоративный Сервис», выступил с кейсом «Практика использования мобильных решений и чат-ботов в ЭДО». Спикер поделился схемой работы чат-ботов, а также рассказал о портале самообслуживания в компании. Максим также рассмотрел развитие сервисов самообслуживания и эффект от их использования. В заключение докладчик поделился возможностями роботизации в ЭДО.

Юлия Бородай, вице-президент, директор по персоналу, и Наталья Атрощенко, руководитель дирекции кадров и трудовых отношений «Почта Банка», провели мастер-класс на тему «Как наладить идеальный кадровый электронный документооборот». Спикеры рассказали о проекте «Цифровая экономика» для реализации ЭДО, способах повышения эффективности HR-процессов за счет внедрения кадрового ЭДО, а также важности изменения законодательства для окончательного перехода в «цифру». Кроме того, докладчицы подробно описали ключевые факторы для минимизации кадрового бумажного документооборота и рассказали об использовании данных идентификации и аутентификации физических лиц из Единой биометрической системы.

О причинах, этапах и сложностях внедрения внутреннего кадрового ЭДО в компании рассказал Максим Соловьев, руководитель проектов подразделения проектный офис «СК КАРДИФ». Докладчик также поделился планами компании на будущее.

Юлия Туманова, советник практики по трудовому законодательству «МегаФона», выступила с докладом на тему «Цифровизация документооборота в трудовых отношениях: законодательные изменения, существующие практики и перспективы». Докладчица рассказала о важности кадрового ЭДО, а также положениях о нем в законодательстве. Кроме того, Юлия объяснила изменения в законодательстве после принятия закона об электронной подписи и отношение судов к электронным кадровым документам. В заключение спикер поделилась опытом цифровизации кадрового документооборота в компании.

В панельной дискуссии «Роботизация бизнес-процессов в ЭДО» приняли участие: Наталья Калашникова, руководитель проектов Hilti Russia (модератор); Елена Бельская, начальник отдела по повышению эффективности процессов дирекции по развитию и управлению эффективностью бизнеса «Центра корпоративных решений»; Максим Чумак, директор по операционной эффективности и развитию «Металлоинвест Корпоративный Сервис»; Елена Бебешко, руководитель службы методологии Tele2; Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий «Национальной Лизинговой Компании». Участники рассмотрели следующие темы:

• критерии выбора ИТ-решений;

• как обосновать затраты и оценить экономический эффект;

• практический опыт внедрения;

• как с помощью роботизации усилить контроль и ускорить обработку информации;

• как оптимизировать рабочий день сотрудника, сократив время на ведение рутинной работы.

Татьяна Леонтьева, руководитель казначейства «Воздушных Ворот Северной Столицы», выступила с кейсом «Реструктуризация бизнес-процессов с использованием механизмов ЭДО». Спикер рассказала о предпосылках и задачах диджитализации в компании, а также принципах внутреннего аудита процессов и критериях выбора ИТ-решений. Татьяна также упомянула о главной цели компании – перевести бизнес-процессы в онлайн-режим.

Алена Гатина, главный бухгалтер «Ниссан Мэнуфэкчуринг Рус», выступила с докладом на тему «Как с помощью ЭДО эффективно перейти от внешней к внутренней документации в компании». Докладчица перечислила этапы перехода на ЭДО в компании, а также итоги реализации проекта по переходу от внешней к внутренней документации. В заключение Алена поделилась перспективами дальнейшего развития ЭДО в компании.

О повышении эффективности бизнес-процессов банка с внедрением ЭДО рассказала Светлана Дементьева, начальник управления обработки клиентских данных ВТБ. Докладчица рассмотрела организацию и структуру электронного архива ВТБ, а также рассказала о внедрении технологии автоматизации ввода данных клиентов путем распознавания документов, удостоверяющих личность. Светлана также поделилась результатами текущего взаимодействия с ФССП России и ФНС России и подробно остановилась на основных направлениях развития ЭДО с органами исполнительной власти, в том числе в рамках Цифрового исполнительного производства.