Светлана Дементьева, ВТБ: «ЭДО обеспечивает стабильные расходы на персонал компании»

Светлана Дементьева, начальник управления обработки клиентских данных ВТБ, рассказала CFO Russia о повышении эффективности бизнес-процессов банка с внедрением ЭДО.

Как давно в ВТБ начали внедрение ЭДО?

Почти 10 лет назад мы реализовали электронный обмен документами с Федеральной службой судебных приставов России (ФССП). При объединении ВТБ и ВТБ24 было важно сохранить его и не допустить переход на бумажные носители.

Что послужило причиной перехода на ЭДО?

В 2018 году в ВТБ на двухлетний срок открыли проект № 298 «Электронное взаимодействие с государственными органами (федеральными органами исполнительной власти – ФОИВ)». Основные цели проекта заключались:

• в переходе на ЭДО с ФССП через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Было важно не допустить остановку ЭДО между ФССП и банком при отсутствии персонала для ручной обработки документации (среднемесячный объем – 9-11 млн документов);
• в оптимизации ЭДО с ФССП, в том числе в переходе на новую версию форматов СМЭВ 3;
• в максимальной автоматизации обработки запросов, предписаний, исполнительных документов ФОИВ. Нашей целью было не допустить увеличение численности персонала для их обработки при растущих объемах документации;
• в выполнении требований законодательства в рамках ЭДО с ФНС России (среднемесячный объем – 5-5,5 млн документов).

В каких направлениях вы используете ЭДО?

На текущий момент электронное взаимодействие с ФНС и ФССП России ВТБ централизовал и реализовал для всех категорий клиентов и типов документов. Также мы внедрили ЭДО с ЦИК-запросами в отношении кандидатов на выборные должности (примерно 5 тыс. документов).

Мы понимаем стратегическую важность развития ЭДО с уполномоченными органами для сокращения издержек банка в условиях растущих объемов документации. Поэтому проектная команда банка активно сотрудничает с МВД России, ФНС России, Федеральной нотариальной палатой. ВТБ также ведет работу в рамках инициативы «Цифровое исполнительное производство» по переходу на электронное взаимодействие: например, внесение соответствующих изменений в законодательство и утверждение форматов структурированного обмена. Данную работу планируем продолжить и в 2020 году.

С какими сложностями вы столкнулись при внедрении ЭДО?

В сентябре 2018 года мы завершили проект по полномасштабному тиражированию ЭДО на все типы постановлений: розыск с арестом, арест, взыскание, отмена, счета в рублях, а также запросы о наличии счетов и остатков в отношении всех категорий должников через Единый СМЭВ. Проект реализовали в рамках объединенного банка ВТБ.

От проектной команды потребовалась интеграция ЭДО более чем с десятью системами ВТБ для автоматизации исполнения постановлений ФССП с минимальным ручным сопровождением, централизованным в единой точке обработки.

Команда также разработала автоматизированную технологию, которая охватывает все стадии исполнения документа: от розыска должника и ареста средств на его счетах до автоматического мониторинга поступления средств и взыскания.

Чтобы идентификация должника – физического лица при исполнении запросов и постановлений ФССП была достаточной, внедрили многоступенчатую систему идентификации: дополнительная проверка по реквизитам документа, удостоверяющего личность.

Какой эффект получает компания от использования ЭДО?

Сокращение издержек. Причем не только административно-хозяйственных расходов всех участников обмена: почтовые расходы, бумага, картриджи и так далее. Электронный документооборот также обеспечивает стабильные расходы на персонал компании. Например, для ручной обработки документов ФССП со среднемесячным объемом 9-11 млн документов необходимо привлечение дополнительного персонала в количестве около 2 тысяч штатных единиц.

Мария Кириченко

Комментарии