Елена Потокина, «Апатит»: «Электронный архив облегчает работу всех сотрудников предприятия»

Елена Потокина, директор по документационному и организационному обеспечению «Апатита» и спикер Одиннадцатого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia о создании электронного архива на базе СЭД в ее компании.

Как давно и по какой причине «Апатит» начал создание электронного архива на базе СЭД?

В 2014 году, перед объявлением конкурса по выбору СЭД, которая должна была заменить нашу морально устаревшую систему. Во время подготовки конкурсной документации в компании создали рабочую группу, которая сформулировала требования к новой СЭД и функционал электронного архива.

При подготовке требований к СЭД мы учли, что делопроизводство и архивное дело – взаимосвязанные технологии и не должны существовать в отрыве друг от друга. В СЭД, которую мы применяли ранее, жизнь документа заканчивалась на безымянной полке архивной базы. Поиск документов в ней был затруднен, а существовавшая номенклатура дел была чисто декоративной и практически не использовалась. Удаление документов из системы производилось хаотично, без учета сроков хранения дел.

Необходимость создания на базе СЭД архива электронных документов, основанного на теории и практике ведения архивного дела, а также приближающаяся перспектива ухода от бумажных документов, побудили нас к созданию системы, которая совмещала бы в себе функционал как СЭД, так и СХЭД (системы хранения электронных документов).

Каковы были этапы внедрения электронного архива, и с какими сложностями столкнулась компания?

Во-первых, мы разработали требования к будущей СЭД. После заключения договора с компанией-поставщиком программного обеспечения наши специалисты совместно со специалистами поставщика подготовили техническое задание на разработку дополнительных модулей: «Оперативное хранение» и «Архив», которые должны были прилагаться к будущей СЭД. В готовом решении эти приложения отсутствовали, а из функционала архива предлагалась только номенклатура дел. На этапе внедрения системы электронная цифровая подпись не использовалась. Поэтому вопрос о создании полноценного электронного архива, где мы смогли бы обеспечить долговременную сохранность юридически значимых электронных документов, на момент внедрения СЭД не стоял.

При внедрении СЭД в промышленную эксплуатацию возникли проблемы по передаче электронных дел в архивную базу, а также сложности при формировании раздельной номенклатуры дел для нескольких десятков компаний, использующих нашу систему. Возникшие проблемы удалось устранить. Но мы продолжаем совместно с компанией-разработчиком совершенствовать систему архива, устраняя возникающие проблемы.

В 2019 году компания успешно завершила проект по подписанию в СЭД договорных документов и исходящих писем электронной цифровой подписью и обмену ими с нашими контрагентами. После завершения проекта мы осознали, что для полного отказа от бумажных документов и обеспечения их долговременной сохранности нам необходима модернизация созданной на основе СЭД системы хранения электронных документов.

Руководствуясь рекомендациями Росархива, мы на основе «Проекта типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» (ТФТ) подготовили техническое задание о модернизации архива на базе СЭД и направили его в ИТ-службу. По заверениям Росархива, данный проект ТФР в конце 2019 года будет направлен на регистрацию в Минюст РФ, после чего он получит статус нормативного документа. В дополнение же к ТФР в рамках реализации федерального проекта «Цифровое государственное управление национальной программы Цифровая экономика» в конце 2019 года будет завершена работа над «Концепцией хранения электронных документов». Надеемся также, что в 2020 году мы получим ответы на не решенные до сих пор, в том числе на законодательном уровне, вопросы, связанные с архивным хранением электронных документов.

Какой эффект получает компания от использования электронного архива?

Мы автоматизировали все традиционные делопроизводственные операции, связанные с архивированием документов, составлением номенклатуры дел, их формированием и делением на тома, составлением внутренних описей дел, обложек дел, проведением экспертизы ценности документов, отбором дел для уничтожения или передачи в архив. Кроме того, появилась возможность распечатать документы, подтверждающие выполнение работ, связанных с архивированием документов.

Мы также исключили риск потери документов, т.к. их удаление из системы производится санкционированно и в установленные сроки.

Существующие в системе механизмы поиска позволяют пользователям в кратчайшие сроки находить ретроспективные документы без привлечения архивных работников.

Все вышеперечисленное облегчает труд не только архивных работников и службы ДОУ, но также и всех работников предприятия.

Задать свои вопросы Елене Потокиной и узнать больше об опыте «Апатита» вы сможете на Одиннадцатом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 24-25 октября 2019 года в Москве.

Мария Кириченко

Комментарии