Отчет о Деловом завтраке «Кадровый ЭДО: Цифровизация на практике»

Олеся Кузина, ведущий юрисконсульт юридического департамента МТС, рассказала о перспективах внедрения электронной трудовой книжки и электронных трудовых договоров. Докладчица рассмотрела плюсы и минусы внедрения электронной трудовой книжки для работодателей, а также отметила, с какими положительными изменениями столкнутся работники после данного нововведения. По словам Олеси, один из его плюсов в том, что все сведения в электронном виде будут передаваться в Пенсионный фонд РФ и храниться в течение всей жизни работника.

Алексей Плешков, начальник управления режима информационной безопасности «Газпромбанка», выступил с докладом на тему «Защита персональных данных: как минимизировать риски утечки информации при использовании кадрового документооборота». Спикер описал требования при проверках, которые предъявляет Роскомнадзор как назначенный регулятор. Алексей также акцентировал внимание на типовых нарушениях и недостатках в системах ЭДО финансовой сферы, которые приводят к реализации серьезных операционных и комплаенс-рисков. «При внедрении новых систем ЭДО детально проработайте бизнес-требования и требования по защите информации с учетом актуальных версий законов и подзаконных актов», – подчеркнул Алексей.

О проекте «Безбумажный HR» рассказал Роман Богдашкин, ИТ-директор «Эйр Астана». Докладчик поделился предпосылками введения ЭДО в его компании и подробно описал сложности, с которыми она столкнулась при данном процессе. «В результате реализации проекта в компании произошел полный переход от бумажных документов к электронным. Благодаря этому сотрудники могут экономить свое время: онлайн подписание, быстрый поиск, отслеживание статусов документа», – добавил Роман.

Советами по подготовке к внедрению кадрового ЭДО поделилась Екатерина Румянцева, директор центра по работе с персоналом ОЦО «Ростелекома». Докладчица акцентировала внимание на следующих важных темах: как подготовиться к трансформации, как организовать коммуникацию, как провести обучение для сотрудников на местах.

В панельной дискуссии «Внедрение кадрового ЭДО: на что стоит обратить внимание работодателю и специалисту по кадровым вопросам» приняли участие: Дмитрий Кузнецов, директор Высшей школы юриспруденции НИУ ВШЭ (модератор); Екатерина Румянцева, директор центра по работе с персоналом ОЦО «Ростелекома»; Олеся Кузина, ведущий юрисконсульт юридического департамента МТС; Илона Ульянова, менеджер по кадровому консалтингу «ОБИ Франчайзинговый Центр»; Айрат Шакиров, HR-директор «ХайдельбергЦемент Рус». Участники обсудили следующие темы:

• экономический эффект от внедрения кадрового электронного документооборота: оправдает ли полученный результат затраты;

• как минимизировать риски нарушения трудового законодательства при внедрении кадрового ЭДО;

• как бороться с сопротивлением сотрудников при внедрении кадрового ЭДО;

• каким новым компетенциям обучить специалиста по кадрам после автоматизации рутинных процессов.

Екатерина Федорова, начальник управления методологии и организации кадрового сервиса Cервисного центра FESCO, выступила с кейсом «Оформление отпусков, командировок, заявлений: как перейти от бумажного формата к цифровому». Спикер поделилась опытом ее компании в создании и наполнении «Личного кабинета сотрудника» и рассказала, как автоматизировать систему маршрутизации и контроля запросов работников. Кроме того, Екатерина рассказала об опыте компании на пути к юридически значимому ЭДО в кадровом администрировании.

Советами по оптимизации бизнес-процессов компании за счет внедрения кадрового электронного документооборота поделилась Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом «Мечел». Докладчица рассказала, как определить, с чего начать внедрение кадрового ЭДО, рассчитать экономический эффект и определить верный план действий. Ольга также описала ошибки и сложности, с которыми столкнулась ее компания в ходе внедрения ЭДО.

Елена Северюхина, директор по персоналу «Алкогольной Сибирской Группы», выступила с докладом «Уроки перевода на ЭЦП сотрудников с дистанционной формой трудовых отношений». Спикер рассмотрела причины и цели внедрения электронной цифровой подписи (ЭЦП), а также рассказала о ключевых этапах внедрения. Как отметила Елена, опрос в ее компании об удовлетворенности работы с ЭЦП показал: 77% сотрудников считают, что ЭДО стал важным шагом в развитии компании, также 63% сотрудников ощутили облегчение работы при использовании ЭЦП.