Александр Грачев, «Кари»: «BI-система есть в любой компании»

Александр Грачев, заместитель финансового директора «Кари» и спикер Восьмой ежегодной конференции «Корпоративное бюджетирование», рассказал CFO Russia о BI-системе как инструменте, который помогает принимать бизнес-решения.

Что собой представляет BI-система? В каких процессах ее используют в компании?

Я глубоко убежден, что BI-система есть в любой компании. Разумеется, если говорить о такой системе в нарицательном смысле. В каждой компании есть потребность в информации, ее сборе, хранении, обработке и визуализации. Но не каждая организация начала управлять этой совокупностью как ресурсом. Нет разницы, какими средствами обеспечивают каждую процедуру системы обработки информации: есть ли в компании хранилище данных, а также специализированное ПО для визуализации или СУБД. Важно определение этого процесса как целого. В случае с функционалом BI – выделение сегмента, который отвечает за представление бизнес-информации менеджменту в таком виде, какой требует их спектр целей и задач.

Как давно в «Кари» применяют BI-систему?

Практически с момента ее основания – с 2012 года. Мы используем QlikView, PowerBI, OLAP-кубы, WEB-отчеты и почтовые Excel-PDF рассылки.

У нас нет единой системы хранения и обработки информации. В нашей компании сформировались информационные «ручьи», каждый из которых представляет собой миниатюру системы информационной поддержки. «Ручей» обеспечивает информацией тот или иной бизнес-процесс.

Такая ситуация не оптимальна, но естественна. Мы проходим закономерный этап «созревания». На нем мы выделяем группы потребителей и необходимую им бизнес-аналитику. Потребители – это все уровни менеджмента: от собственника компании до директора магазина и даже продавца.

Наше сегодняшнее состояние в части развития BI можно охарактеризовать как осознание своих способностей и потребностей. Мы учимся видеть свою информацию и контролировать ее. Эти связи более близки к рефлекторным, чем к осознанным, если проводить аналогию с анатомией.

Следующим этапом для нас будет формирование осознанного ресурса BI. Пока у нас нет BI-системы как полноценного инструмента управления. Мы стоим на пороге его внедрения.

С какими сложностями столкнулась компания при внедрении BI-системы?

Основной трудностью стало несоответствие нашей BI-системы ее истинной роли. Технически мы обеспечили получение данных, но не на всех уровнях менеджмента можем контролировать их адекватное использование и восприятие. Частично это проблема эволюционного накопления отчетов. Частично – техническое ограничение средств визуализации. Многие отчеты мы не визуализируем, а предоставляем менеджменту в Excel-PDF рассылках. Безусловно, это низшая форма представления бизнес-аналитики. В этой ситуации менеджмент получает информацию из различных несвязанных отчетов и панелей и не ориентируется в «цифрах». Мы наблюдаем ситуацию: «кто как понял, так и использует». Конечно, все одинаково понимают ключевые показатели и видят их состояния и тенденции. Но часто этим и ограничиваются.

Сейчас мы занимаемся решением этой проблемы. Мы собираем все источники информации для менеджмента и объединяем их в информационную экосистему, которая сопровождает менеджмент в процессе работы.

Вторая важная проблема – информационные пробелы. Это источники данных, которые не поставляют информацию вообще, либо это первичные данные, которые не обогащены в нужной степени, или отсутствующая информация о бизнес-объектах. Речь идет о качественном отсутствии. Так, например, до сегодняшнего дня в нашей компании нет такого информационного ресурса, как организационная структура. Есть ряд ИТ-систем, которые в различной степени содержат в себе эту информацию. Потребность в использовании оргструктуры восполняется индивидуальными запросами и личными записями. Есть также пробелы, о которых мы пока не знаем.

Для решения этих задач мы проектируем новые «ручьи», которые планируем объединить в информационную экосистему.

Какой результат получила компания от внедрения данной системы?

Основной эффект от рациональной BI-системы мы ожидаем получить в будущем. В первую очередь он выражается в прозрачности состояния бизнеса на всех уровнях менеджмента и контролируемых алгоритмах принятия решений.

Уже сейчас путем локальных улучшений мы оптимизировали ФОТ через рационализацию вывода торгового персонала. Мы видим финансовый эффект, хоть и не полностью завершили внедрения, они работают в beta-режиме.

Мы также внедряем информационную панель для директора магазина, которая наглядно представит оперативные данные о факторах снижения эффективности продаж. Сейчас их передают в табличной форме, и директору магазина не хватает компетенции, чтобы самостоятельно их анализировать. Мы сделали это за него. Все первичные данные преобразовали в весовые факторы, которые «тянут» вниз или вверх. От этой панели мы ожидаем серьезных результатов на нашем масштабе сети.

Задать свои вопросы Александру Грачеву и узнать больше об опыте «Кари» вы сможете на Восьмой ежегодной конференции «Корпоративное бюджетирование», которая состоится 11-13 сентября 2019 года в Москве.

Мария Кириченко

Комментарии